信息头绪整理技巧

只用一张便条纸卡片，也能让头脑清晰

从“整理信息”的观点来看，对于资料存档、书架整理都得列入考虑范围。收藏的档案能正确地整理正确地使用，再加上清晰的头脑，才能使收集的信息顺利地被运用。

人的头脑，是收集信息的第一站，就像书架一样，如果书架乱七八糟，想要迅速得到或整理资料，是绝不可能的事。解决的方法是使混乱的头脑解放，而且必须经常如此地做。其中的一个方法，就是利用记忆。例如当面对

很复杂的问题时，立刻根据记忆及以往的经验，整理出头绪来；若遇到无法解决的问题时，要培养新的观点。在解决这个难题的过程中，若使问题两层、三层地积压，任何人的头脑都会十分混乱的。

对于这种棘手的情况，无论在脑中如何想象，仍要作出最后决定。这时，我们就得将头脑比拟成活页的记忆插卡，找出最理想的方法。为了达到目的，该如何作呢？时间充裕吗？商量的对象是谁？一切有关事项必须在便条卡片上列举出来。

记忆插卡法有助于帮助混乱的头脑理出头绪。当然，在书写时，一道道解决方法，也会逐渐清晰浮现。

混乱的头脑是由于血液集中，使脑部感到沉滞，当然也就无法维持自身的平衡。以手书写，可以缓和这种血液集中的现象。感到迟钝的头脑，也可恢复正常。

记忆卡的另一个意义，是象灯号故障的十字路口上指挥交通的警察的角色。警察的手势信号，就代表记忆的指示方向，使混乱的头脑得以畅通。

以一张记忆卡的效用，使头脑清晰，不仅解决头脑的压力，也可解决很多问题。所以，清晰的头脑是解决一切事情的先决条件。

记忆是才华洋溢的根本

人的大脑非常微妙，其记忆容量十分庞大。也许不能与大型电脑相比较，但是其实际储存量，也是相当可观的，与天文学的规模一般宏伟。

大脑的记忆构造是亲身体验的累积，可使其活用，也可使其冷冻，能够顺利地活用是最好的作法。若按下资料显示的键盘时，就应有“现在我必定要作某事”的意识，而不是“请打开吧！我需要某项资料”。意识能使头脑确认目标，能对积存的信息加以活用，这是脑部作业很重要的一环。

对于目的意识，必须专心一致，直到完成为止，不能三心二意，否则就很难以达到目的。

难题的解决方法常会在下意识中浮现出来。有时无法解答的问题，暂且搁置，反而会有奇迹出现。很多实例都能证明人类潜在能力的不可限量。

例如法国有位数学家宝安卡勒，曾为了某一个数学定理，数日不眠不休地苦思，最后仍无法解答，于是干脆搁下，暂时出去走走。一会儿马车来了，他正踏出脚要爬上车时，脑中突然出现了久思不解的数学解答。

不只是宝安卡勒，很多著名的数学、物理定理或法则，都是经由这种方式产生的。比如：阿基米德的浮力原理，竟是在洗澡时无意间想出来的；万有引力定理，也是牛顿看到苹果落地才发现的。

以这种方式想出很多疑难问题的解答的例子非常多。由此可知，暂时搁置问题也是很重要的一种作法。这种作法，在思绪的重新整理上，有激污扬清的功效。

虽然也许你没有因暂时搁置的作法而有重要发明，但在工作上，却肯定会有很多小小的发现。平时，当你工作搞到焦头烂额的地步时，干脆把事情放在一旁，让脑子有点空间，稍微休息一下，再重新出发，毕竟脑力是愈用愈活的，记忆是才华洋溢的根本。

稍加记录后，暂且抛却问题

想了许久的问题，仍不明了，不妨稍做记录后，暂且不去想它。搞不好也许有奇迹出现，或是转而思考其他问题，这种移动方式也是一种有利的作法。

如前所述的“暂且抛却”，虽然表面上不思考这问题，潜意识却没放弃。而其中主要的关键，正是暂且忘掉，转移思考，使头脑轻松一下后，往往能意想不到地解决问题。

但是，如果最后还是无法解决的话，想在中途就放弃也是不行的。由于潜意识中有“无法忘记”的意志存在，接二连三地刺激脑部，以致无法有新的观点重新出现。

因此，要让头脑有空间处理思考，而不是一再给予同样的刺激（即思考同样问题），使它疲乏，无法正常运作。

再强调一次，清晰的头脑，才能解决混乱的事情。4.积极的休养是使头脑清晰最好的方法

工作一段时间后，非得作短暂的休息不可。这种作法，主要是以重整思绪、提高工作效率为前提，所以非实行不可。在家里或事务所时，也要尽可能利用短时间休息。

这里所谓的积极休养法，是伸伸手，走一圈，时间大概是三分钟。虽仅三分钟的时间，却也要尽量尽力而行。

短短的三分钟内，弯弯腰也可以，让身体流一点点汗，舒活一下筋骨。偶尔选择聆听音乐，也可得到休养的效果，使头脑轻松一下。在三分钟内，尽可能以各种方式使整个人稍做休息，让头脑没有负担。

把三分钟的休息时间安排在工作段落间，效果远胜于中午在咖啡屋内吹冷气“休息”更有意义，也比爬在桌上午休片刻更好。至于作剧烈运动，象棒球、桌球、跑步等等，却往往不会比运动前头脑更加清楚。

刚才所说的运动，应该算是“消极的休养”，只是在浪费时间，而前面所说的休息，却是有助于清晰头脑的恢复，所以称为“积极的休养”。反正只要能使头脑保持清晰，可以使工作顺利进行，就是“积极的休养”。实行这种方式，才能稳健处理资料。

“积极的休养”是保持头脑清晰、恢复疲劳最好的强心剂，对整理术而言，绝不能漠视这一点。

将复杂问题“分条化”处理是解决的关键

卡文先生常被人委托处理有关遗产方面的问题，而委托人往往只是说道：“一切拜托了！”正确地说，虽然他们急于告诉详情，但从一开始招呼后，就省略不少重要实情，只想要尽可能在利他的情况下处理案子，而不让卡文先生得知真正的“详情”，以致使他常常在处理上摸不着头绪。

不只这样，有不少当事人连过世亲人的遗产有多少都不知道。往往他们不告诉他实际情形，只要代为处理遗产。若他多问一些切身而重要的问题时，就用“你是局外人”这句话来回答他，使他不能顺利处理案件。的确，涉及遗产的法律与税务问题是十分麻烦的，外行人很难理解。但是即使对相关法律一无所知也无所谓，而重要的是应具备一些基本常识，如“到底应先考虑什么”的问题，首先以切身问题为例，例如：“税金”、“不动产”、“分配方法”等小问题，能先列出的话，就很容易了解而可寻求解决的办法了。

对于复杂的问题给予细分化，常有助于案件的明朗化，使案件能尽快解决。对于无法细分的部分，就可委托专业人士处理。

对于复杂的小问题，同样可分为几个小题来处理，这种方法称“因数分解法”。无论是大学每期期末考试，或会计师检定考、司法考试等等，认真的考生可用此法作为读书时整理分析的标准。若能顺利通过数种考试，也是

归功于此。

所以无论读书或写文章，在遇到无法理解的情况时，分析问题往往可以使复杂问题简易化，进而解决问题。尤其遭到大问题时，用这方法，绝对没错。

以因数分解法，使头脑清晰

前面谈过，对于长期的目标，采取“因数分解法”是十分有效的。此外，一天或一小时的短时间，也能有效地处理信息。

比如看专业论文时，深奥的文章，有时读一遍或两遍仍不能融会贯通。论文难懂的原因，往往是因文句太冗长。法律论文便是这一类的典型。

一篇文章内如果常出现“由于”、“所谓”、“但”、“如此一来”、“是谓”等等句型，首先把这些字作上记号来整理，使其成为单句型的文章，就很容易了解。象这样把问题细分化，就是因数分解的应用，十分容易。

因数分解法是解决复杂问题最有效的方法，但至于如何分法、如何使用，其前提是要有清晰头脑，才能使信息清楚，这是运用的方法。

细分法的另一个武器——分枝法
“复杂问题细分化”，除了因数分解法外，还有一种很有效的方法。任何信息不会单独存在，必定是互相关连的。因此，如果其构成要素只

有一个时，便要详细观察整个事情。最初所收集的资料往往不能给予正确的评价。

譬如公司概况，如财务方面，是赚？是赔？往往一般人守口如瓶；至于今年与去年相比较，是成长或后退？甚至与其他公司比较又如何⋯⋯往往不得而知。由于这是公司机密，属于个体的单独信息，想要作评量考核是不可能的。

管理者应对公司的财务状况公开化，而且为了让全体同仁都能了解，可设计出一套“系统树”的结构图，象财务状况、经营业绩，以及资产状况等，作成树木的根、干、枝的图表化方式来说明。整体上，把各枝干的重要性也细加解释，使公司同仁均能了解公司营运状况，此方法也称“树木分枝法”。

这种方式可以运用于各种情况。比如实行新的计划方案时，有关预算、人员、用具等的数量、获得方法等等，将一段时期内的各种相关问题，以分枝方式顺序推演下来。看到这张图表，必能完全掌握整体构成，而且可以轻而易举地思考相关问题的解决方法。

此分枝法与前面所介绍的“因数分解法”，目的都是使复杂问题细分化，逐一的理解后，再予以整体性的处理，这与保持头脑清晰的原则息息相关。