□管理控制的基本原则

管理的成效取决于有效的控制,有效的控制除了要具有必要的前提和遵循控制的基本过程外,还必须注意以下几个基本原则:

  1. 标准原则。管理控制是通过人来实现的。甚至最好的领导者和管理人员也不可能不受自身个性及经验等主观因素的影响,因而管理中由人的主观因素造成的偏差是不可避免的,有时难以发现甚至难以纠正。但是,这仅是问题的一方面,另一方面是人具有能动性,可以主动纠正偏差,后一方面能力的发挥,必须凭借客观的、精确的考评标准,以标准衡量目标或计划执行情况,从而补偿人的主观因素的局限。这就是建立控制标准的依据。

  2. 适时性原则。一个完善的控制系统,实施有效的控制,必须在一旦发生偏差时,能够迅速发现,及时纠正。甚至在未出现偏差之前,即能预测出偏差的产生,从而防患于未然。这就是控制的适时性原则。

控制的适时性可以使管理人员尽早发现乃至预测到偏差的产生,及时纠正,从而可以将各方面的损失降到最低程度。这就要依靠现代化的信息管理系统,及时将重要可靠的信息传递给有关人员,使其随时掌握工作的进展, 尽早获得实际成效与计划或标准之间的偏差信息,以便及时采取措施进行控制。

  1. 关键点原则。对于大系统的主管人员来说,由于精力和时间的限制,

    实施控制不可能面面俱到,而应该通过控制关键点,即将主要精力集中于系统过程中的一些突出因素,掌握系统状态,了解执行情况。这就是控制关键点的原则。

控制关键点是一种重点控制形式,也是一种重要的管理艺术。关键点的选择体现了抓主要矛盾的思想,能收到牵一发而动全身的效果。在目标管理中,选择关键点有以下几种情况:①选择重点目标为关键点。通过控制对全局有决定意义或重大影响的重点目标,促进整体目标的实现。②选择重点对策为关键点。一项目标的实现往往有多项对策,抓住起决定作用的对策,也就抓住了实现目标的关键。③选择重点单位为关键点。或者选取先进单位, 以先进单位的经验推动面上的目标实现;或者选择后进单位,把后进单位抓上去,自然可保证总目标的顺利实现;或者选取试点单位,以试点单位的先行经验,指导面上的目标管理活动。

  1. 灵活性原则

    如果要使控制工作在计划执行中遇到意外情况时仍然保持有效,那么在设计控制系统和实施控制时,就要具有灵活性。这就是控制的灵活性原则。

实际上,大部分计划在执行中,都不免与期望发生偏差,有的甚至可能完全失败。因此,如果控制不具有灵活性,在执行中就难免陷于被动。美国的管理学家孔茨指出:“在某种特殊情况下,一个复杂的管理计划可能失常。控制系统应该报告这种失常情况,它还应当含有足够灵活的要素以便在出现任何失常情况下都能保持对运行过程的管理控制。”为此,决不能把控制工作死板地同无用的计划或不切实际的计划捆在一起,以免在整个计划失策或发生突然变故时,控制也跟着失效。要使控制具有灵活性,最重要的是科学预测各种情况对系统可能产生的影响,拟定多种抉择方案,使计划本身保持一定弹性。灵活的计划最有利于实现灵活的控制。

总之,有效的控制除了符合上述几项基本原则外,还要考虑控制的经济性,即通过控制所获得的价值必须大于它所需要的费用:控制行为的有效性, 即发现偏差,都必须有正确的纠正行为。国外管理学者提出的“控制十要诀”, 摘录于下,作为小结。这些,都是实施管理控制时要注意的。

①控制必须能高瞻远瞩,多作预测和估计。

②控制必须能反映出行动的性质和要求。

③控制要能对差异的发生迅速觉察出来,才能做有效的预防或避免。

④控制应把握其重点。

⑤控制要有适当的标准。

⑥控制要有适度的弹性,即控制要能设法使其适应计划的变更、环境的改变。

⑦控制必须合乎经济原则。

⑧控制要能表现出组织的效能。

⑨控制方法与技术要易于了解。

⑩控制应能指出改正的行动。