第一节 商业发票的作用和主要项目

商业发票在出口贸易结算单据中是一项最重要的单据之一，它是货物各项目和情况的总说明，又是价目的总清单，所以一切单据以它为中心。

商业发票的作用：

一、商业发票可供进口商了解和掌握该装运的货物的数量、商品规格、包装情况、重量等各项目的全面情况，所以可以说是商品的总清单。

二、作为进口商记账、统计的依据。

三、供进口商进口报关、海关统计的依据。

四、可为进口商提供识别该批货物是属于哪一批订单项下的。125

五、供进口商进行验收、核对货物的依据。

六、商业发票虽然不是合同，但在某些情况下可以作为合同的证明。 七、在即期付款不出具汇票的情况下，可作为买方支付货款的根据。 八．在光票付款的方式下，因为没有货运单据跟随，也经常跟随发票。

这时商业发票就起着证实所装运货物的情况和确定交易细节的作用。

九、商业发票在所有结算单据中起着中心作用，其它单据以它为中心， 并向它看齐。

十、供计算和支付佣金的根据。

十一、供出口地海关统计和交纳出口税的计算依据。十二、供出口商记账、收汇、统计的依据。

商业发票没有规定的格式，每个出具商业发票的单位都有自己发票的格式，其格式虽然不一样，但商业发票所要填制的项目却差不多。其主要项目可以分三个部分。

第一部分：“发票”字样、合同号码、信用证号码、发票的出票日期和发票号码、运输方式或工具、起运港和目的港、买方名称等。这部分一般都是印刷妥的项目，后面留着空格似便填空。

第二部分：是发票主要的部分，描述商品全面情况。如商品名称、商品规格，包装条件和包装单位，数量、重量、价格及其条件、总值、币制、唛头、佣金或折扣等。

第三部分：是商业发票结尾部分。根据信用证的要求列明进口许可证号、买方有关的参考号、特殊证明条款、出票根据或收款文句（在不出具汇票的情况下）等。最后受益人签章。

这些项目是商业发票最常见也是最起码的项目。这些项目（尤其第二部分项目）排列在发票上，要整齐又美观，行距和段落要规整，使人一看就一目了然，不紊乱，也是一种艺术的设计。

有的制单员在缮制发票时，把商品名称、包装条件，件数、规格。数量、价格条件等象一段文章一样堆积在一起。如：

40．500 M／tons f1et of Small Groundnut Kernels， Packed in 810 gunny bags，H．P．S.Ungraded， North-East Origin．55／65per Ounce，

＠■700．00 per M／ton net，CIF＆C． London：■28 350．00

Less2％C．

■567.00

• 27 783.00

如果要从上述内容中了解其中一项，必须从头看到底才能找出。现把上述内容改为如下排列：

SMALL GROUNDNUT KERNELS

810gunny bags．

H．P．S． Ungraded， North-East Origln， 55／65 per Ounce。

N．W．40．500M／tons。

Price： ■700．00 per M／ton net， GIF＆C， London： ■28 350．00

Less 2%c， ■567.00

• 27 783.00：

这排列方法的特点是把各项明显地表示出来，使人一目了然。如果这样发票在档案中寻找也非常容易，商品名称特别醒目，使人视线一接触发票， 马上就能方便地看到是什么商品的发票。第二行是数量，第三、四行是规格， 第五行是重量，第六行是价格。

单据内容的设计，各种证明文件的句法通顺，都要有一定的讲究。