从在会议外所做的事情上看主席的效果

主席的效果要看他如何主持会议而定，而主持得好与不好可从在会议外所做的事情上看出来。我们将它分成下列几节来讨论：

行政例行事务

主席的工作——可能要跟秘书商量，甚至授权秘书去做——是在确实订好开会日期，安排好会议地点，及适时通知与会人员。他的责任决不只是检查公开会议的目的。一个委员会很容易养成那种定期公开会议，并在开会目的已达成后很久，还是照结言按期开会的习惯。关于委员会的使命我们将在以下章节中讨论。

主席应当确保与会人员都有机会对议程提供建议，而核准议程则是他的责任。他应当确保会议资料及时送达各与会人员。如果与会人员没有机会去看及消化那种文件的话，要想开好一个有效果的会议是不会有希望的。

主席很可能会操纵议程。例如，他很容易在会议初期先让大家辩论一件无关紧要的提案，然后在即将结束时，借口还有“其他要事”而将重要的提案未经讨论就让它轻松过关，在这个时候，主席人员都收好资料准备走了。根据我的经验，这是大学及官僚机构的权力兵器中，一个非常重要的零件，在商业机构里，这种事情会引起怀疑，很可能反弹成对操纵者的不信任。

于是主席的例行责任就订出了一个范围，他必须亲自执行，或者确定是交由秘书去执行。

讨论的策划

主席既然将行政事务授权秘书去办，他务必亲自策划讨论的事宜。

他的目的当是产生一条能使与会人员作出积极贡献的道路，帮助他们迅速且顺利地进行，并阻止他们东拉西扯。

建议你采用的方法，原则上是按照第二节的三个阶段去做：先是任意产生“主意”阶段，然后是分析阶段，最后作出简单的备忘录供开会时使用。议程上的每一个提案都应当照着这三个步骤去做。

第一阶段是正常的 A4 阶段。一段短时间的整理思绪，将跟议题有关的一大堆意见，不按顺序任意写在纸上。

第二阶段是分析阶段。主席应在这个阶段将大家的思想导引到三个明显的主题上去。

首先，要大家弄清讨论的目的。例如它是要决定一项新的政策呢？还是在讨论如何执行以前先取得共识的政策？

讨论一个易引起争论的题目总会扯得很远，会花费太多的时间。我们所需要的决定也许是应否采取某种具体行动，但讨论时却天南地北胡扯到这个方案如何才能执行。

例如，假设有一家公司经由代理商已经在印尼取得代理权，印尼市场在成长中，这正是考虑是否要在雅加达设置办事处的时候。

所需要的决定是目前是否该在印尼设置专任办事处来提供服务。跟往常一样，讨论集中在其他办事处的效率，在这个国家跟在其他国家的代理商的功过，在地点上雅加达是否比巴里岛较好。

最后终于作出决定。出席人员同意需要设置专任办事处。

一个月后，在第二次会议上当他们应该讨论如何设置那所办事处时，他们发现他们再回过头来辩论上次辩论过的事情。无可避免地，他们对于是否须在印尼设置办事处这件事情再度争论不休。

这纯粹是浪费时间，每个人都知道这件事情。它之所以一再发生是由于主席没有好好地想一想议程上这个提案的目的何在。

能胜任的主席知道如何区别：

决定政策与决定如何执行以前所同意之政策；
战略与战术
计划与管制

其次，主席在准备工作的分析阶段应当拟订讨论计划。

为了不让讨论一直在原地打转，主席应当有一项明确的计划，一连串能使他将讨论控制在合理范围内顺利进行会议的题纲。

这种用于讨论提纲的理想数目是四——这是主席跟与会人员最能记住的数字。

例如，在上次会议时我们已经同意应在印尼设置办事处，那末在第二次会议时会议的目的应当是讨论如何执行该项决定。提纲可能是：

办公室的位置

当地人员或驻居外人员的管理办法人员编组

时间管制

主席在这个分析阶段也应当考虑将限制事项提出来讨论。就任何议题来说，都有一些边界问题，亦就是跟议题有边际关系，可左可右的问题。会议中遇上这些边界问题时，总是陷入泥淖之中，动弹不得——这种僵局偶尔是由于与会人员渴望维护自己利益，存心操纵所造成的，但大部分是不知不觉地把会议带出合理的范围之外。

主席的准备工作如果做得很适当，而且能预料可能发生的东拉西扯情形，这种浪费时间的事情是可以事先防止的。例如，在讨论如何设置印尼办事处时，一些会转移注意力的话题可能是：

泰国办事处的进展情形

最近在孟加拉所发生的问题外销部总管理处的人员配置

在分析阶段，主席对每一议案的准备工作应当像 A5 所示范的那样，列举目的、计划及限制事项。

主席的第二阶段钢铁采购：进度检讨——（日期）目的管制到目前为止的进度

决定主要谈判策略

保证各部主管有良好的协调计划进度检讨——所收到的标单

——评估

——候选名单谈判策略

为何要谈判？跟谁谈判？优先顺序？

可利用的时机？合作还是竞争？

谈判计划

小组——甄选，训练议程

时间表行政事项

邀谁——那些人

内容设备——房间

福利

宾客需要限制事项钢铁采购（不安装）

董事会有权核准

计划时间表不公开讨论

准备工作的最后阶段是产生主席所需的备忘录，以供会议时使用。A5 包含了太多过分暴露的资讯。他必须有某种非常锐利的工具来协助他控制会议中的纷乱情形。那种有效的工具就是 A6 卡，他用印得很大的几个关键字来说明下列各项：

第三阶段准备工作——备忘卡

他亦应当考虑如何激发讨论。原则上，如果每个议案都能找出一个人先开始发言，这是很有帮助的。主席可以采取主动，找个同事请他先发言。他亦可以提名一个人。如果他这样决定的话，他应当把那个人的名字注明在备忘卡上。

主席的这种准备工作可产生两样产物。

一样产物是他的备忘卡，一连串的备忘卡，每个议案一张卡片。另一样产物是他在心里上已经提高警觉，且变得很敏锐，随时准备主持一项井然有序的会议。

会议室的安排

会议室的类型会对人造成很大的心理影响。

有些是显而易见的。例如，温度、光线及通风的实际状况可影响与会人员跟他们的表现态度。

桌子的形状与大小也是有影响的。一张长而狭的桌子使得与会人员彼此很难作眼光接触，并且使主席很难看到他的全部同仁。

在另一方面，一张大而方的桌上要不是表示主席独自坐着，显得孤零零的样子，就是表示他遭到其他人的夹击。如果其他人都是职员的话，例如秘书，这倒是挺不错的。如果他们所属的机构是相当民主的话，它也是挺不错的。但要是那个机构是独裁主义的，如果主席被认为具有权威，那么部属坐在他两旁的型态会产生心理上的困扰。

因此，桌子的形状通常应当是长方形的，或是圆形的。

桌子的大小也很重要。两人之间应当有个很自然的区隔，一个让人在心理上感觉很舒服的间距。如果他们靠得太近，肘对着肘，这不但身体上感到不舒服，而且会将某种程度的热情与紧张带进会场。

在另一方面，如果把他们分得太开，与会的人就变得很疏远，讨论起来也就像学院派似的，他们发表冗长而无层次的谈话，彼此好像没有什么关系。

两椅子间的理想间隔大约是一尺或稍稍少于一尺。主席应当确使椅子保持这样一种间隔，并叫人把多余的椅子搬走，这样与会的人就不会散坐在一张大桌子周围，显得零零落落的样子。

会议后

主席的责任是确实使会议纪录分发给所有有关的人员，虽然这种事情通

常是授权秘书去做。

就商业会议而论，会议纪录务必忠实反映主席对所说的及所决定的事情的理解。三言两语的纪录是不被接受的。

讨论事项究竟应记录得多详细，尚有多种不同的意见，但至少应当摘要记载所达成的决定及采取行动的责任，有些主席发现，要是在每次记录的行动栏上，加上负责执行者的签名以示负责，倒是很有帮助的。

最后，检查会议后这种行动是不是在进行及是否已经采行，通常是属于主席的责任。

结论

在会议外，主席应当：

确实使例行事务有效执行。决定开会日期及地址，并分别通知，且应与出席人员商量，拟定议程并予以分发。
计划如何进行讨论。采用三阶段准备方法：

第一阶段：将所想到的事情写下来；

第二阶段：做分析及整理工作；

第三阶段：简化成一目了然的备忘卡。

准备议程上的每项提案，备忘卡上应摘要说明：目的

计划

限制事项主持人

确实使会议室无论在身体上或是心理上都有令人愉悦的状况。
会议后应实施追踪检查，检查会议记录及是否已采取行动。