能力强的秘书

秘书的角色对会议进行关系重大。

他的工作可以影响会议能否顺利有效进行。在担任秘书工作时对于能力强的秘书，他可以辅助主席的工作，对于能力较弱的主席他可以弥补部分主席的不足。他的成功绝不会非常明显，但他的失败则一眼就能看出来。

秘书的工作态度要看主席的性格及跟主席之间的关系而定。他们可以互相分担责任，而且就如何做法取得一致的意见。例如，议程的拟定可以由一个人来做，也可以由两个人一起来做。

秘书虽然可以被指定只担任一次会议的工作，但本章是假定秘书须要担任某一特定委员会所召开的连续多次会议的工作。

1.会议前

秘书首先必须确实了解委员会的目的、职权及限制事项。他必须知道委员会的组成分子，以及多久召开一次会议。如果这些基本资料不够明确的话，他务必把它们搞清楚。

在开会之前，秘书必须分发会议所需的多种文件。其中最重要的是议程。它必须先跟主席讨论，并经主席核准，而讨论应当包括出席人员所提的意见，看看是否以书面先行分发，还是留待口头报告。

议程通常包括：

(1)会议或委员会的名称； (2)开会时间、日期及地点； (3)会议目的；

——须解释事项，

——上次会议记录中待办事项，

——新发生的事情（如果没有列在别处）；

(7)下次会议的细节事项。

主席跟秘书应当一起商量哪一项该提出必须的资料，而秘书可能需要催提案人把这些资料送来。他的工作是保证议程与其他文件能按时分发，以及其他食宿供应、地图等事宜。

秘书亦应负责保证有良好的物质安排：会议室、桌椅、纸张供应、点心、图表，或其他视听器材。

总之，在会议前，秘书应当保证会议将在健全的行政基础上召开。2.会议中

秘书应注意的主要事项是保证有正确的记录可供分发。即使记录也许先以摘要方式来传阅，但秘书必须保证有份完整的记录，它可以帮助秘书随后作总结，也可在遇到有人要求修改时充作确认书之用。磁带录音是一种很好的确认资料，即使是备而无用。

当议程上每一事项讨论完后，秘书应当搞清楚他确实了解经讨论通过的事项。这听起来很容易。遇到好的主席，这是很容易的；主席把讨论结果作出总结，解说作成的决定，并确实让秘书把它记录下来。但能力欠佳的主席，所作的决定可能很是模糊的，只有当秘书要求澄清，并坚持非弄清楚不可时，才能把意思弄明白。

当然也有委员会故意把所作决定搞得模糊不清。它是一种很好的政治策略，让会议暧昧不明，待散会后写一份圈内人所乐于见到的会议记录。它对政治会议来说是非常好的，但不应当是商业会议的正常行为。

他的首要工作虽然是写出正确的会议记录，但他在会议期间还有其他一些有关的事情要做。他通常不应当加入讨论，但他有责任去改正不正确的事实，特别是将委员会内以前的办法或决定，作错误的引用。

他在会议期间应当设法预估辅助性资料的需求，并有拷贝好的会议文件以供索取。

他可以让主席专心注意于想参加讨论的发言者，或注意那些想当场提供意见，但还并不出名的人。

他应当留意会议的进行情形。如果需要的话，他应当提醒主席，帮助他不要偏离主题，并按照计划进行。

秘书也须关心与会人员的福利。空调、灯光、点心、叫计程车，所有这些问题都是他需要关注的。

会议记录是秘书最为关心的事。

目前的趋势是倾向于摘要式的记录。跟把所有讨论情形都记载下来的详细记录来作比较，摘要式记录对秘书及读者来说较不耗费时间；它们也可能比较不会引起猜疑。不同的人会以不同的方法来解释讨论的要点，而详细的记录总是遭到别人的猜疑。

摘要式记录应当包括所达成的决定，所需要的行动，以及采取那些行动的责任。如可能的话，秘书应当在记录分发前先跟主席一起来检查，但确保记录准时出炉则是秘书的责任。如果在两三天之内记录还没有分发出去的话，他的能力就会受到质疑。

主席跟秘书应当商量好他们两人当中究竟由谁来负责检查经决定的行动

是否按照会议记录所写的去执行，这可能牵涉到棘手的追踪检查及跟与会人员的讨论。

在前后两次会议之间，秘书应当注意收集与委员会工作有关的任何资料。如果需要的话，他应当将那些资料予以复印，并分发给与会人员参阅。

秘书在辅助主席，或弥补主席之不足方面担任了很重要的角色。在会议前，他应当：

跟主席商量议程

将开会所需的文件准备齐全分发议程

做好物质上的安排工作在会议中，他应当

担任记录

协助主席控制会议进行照顾与会人员的福利在会议后，他应当：

写好会议记录，并跟主席一起检查分发会议记录

实施追踪考核，检查各项行动执行情形分发对与会人员有帮助的任何资料