与会人员的控制

主席的目标应当是协助会议以最少时间达成一致的同意。除此之外，他也许还需要快速的反应与高度的技巧，来帮助与会人员表达他们自己的意见，并迅速达成同意。

本节是在讨论与会人员的控制。讨论顺序如下： 1.商业会议的特性

经理人对参加会议一事很快就会习惯。有的时候他们发现那些会议是缓慢进行、令人失望的、一再重复的。但有的时候他们所参加的会议却进行得很顺利，有创意并果断。

这就是要看主席了，看他是否技巧高明，以具有积极创意及果断的方式来主持会议。他要是这样做，就可使会议具有四项特性。

会议的进行是有节奏的。会议必须进行得井然有序。它不应该因为前后意见不一致，或冗长的报告拖泥带水地进行，让人昏昏欲睡。在另一方面，它亦不应该草草了事。时间控制得很理想，让一个井然有序的会议产生节奏。
会议气氛必须是有目的的。与会人员必须看到他们所走的方向，必须具有朝着那个方向的前进的共识。
会议必须是友善的。与会人员必须感到可以自由发表意见，但务必采取合作而真诚的态度。
会议气氛必须是合作的。纵然意见可能有所不同，但与会人员必须和睦相处。

这里就是主席主持会议时所应当追求的四项特性：有序的，有目的的，友善的，合作的。

他如何才能使会议具备这些特性呢？达成会议目标的潜在力量是在很短时间内形成的——在会议开始后的几秒钟之内，或最多在两分钟之内。因此主席必须好好利用这种潜力。让我们分别从两个阶段来讨论。

2.会议开始阶段

主席进场及开始主持会议这个阶段会产生决定性的影响。

他走进来时参加会议的人员都集合好了，他们各自离开不同的工作岗位，并怀有各自的忧虑与关心。在参加会议的人当中可能会有小团体，他们互相交谈，不论生气勃勃或漫无目的。每一小批人都有他们自己的利益，但现在还没有专心去谈会议的主题。

主席进入会议室的举止大家都可以看到，并在潜意识里产生他们的看

法。如果主席进入时是犹豫的，无精打采的，慢吞吞的，他给人的第一个印象是不确实的。他在别人心目中会有一种缺乏生气的感觉。

因此他进来时应当是抬头挺胸，富于自信，步伐稳健的。当然不管是傲慢或是匆促的样子，都会引起反感及好争辩的气氛。

他必须把时间拿捏得恰到好处。当他坐下来的那一刻，大多数人都会把注意力集中在他身上，而有些人则依然在做自己的事，甚至还有人持续在聊天。他不应当在这些令人分心的事情还存在时，就试图开始开会。

他必须控制与会人员的注意力。他所采用的办法不是设法压低他们的私语声，不是请求他们注意，尤其不是请那些闲聊的人闭嘴。那些行动会让与会人员感到是跟他们的利益发生冲突，结果会让人产生一种主席跟其他人之间有不和的感觉。

集中注意力的最好办法是谨慎控制时间。主席机警地坐下，向着那些注意他的人微笑，并看着那些不注意的人。不久，注意的人也会去看不注意的人。不注意的人会从他们的同仁那里感到一股压力。他们把头抬起来看。主席立刻对他们微笑，并再向四周扫视一下，接着就开始开会。

这种时间控制需要很高的技巧。它通常需要 5 到 10 秒钟的时间让主席以这种方法来获得大家彻底的注意（虽然对他来说，等待大家全部注意他好像有一生的时间那么长）。

然后是适时致开场白的技巧。

什么是开场白？它应当是种能让参加会议的人员立刻领会本次会议特性的言辞。主席应迅速地让他们了解会议所设定的方法，并获得他们的同意与认可。

他应当将讨论的提纲置于他面前的备忘卡上，他的语调是要积极而有自信。

使用第八节所讨论过的范例：

各位女士、各位先生：早安。我们今天在这里是要讨论在印尼设置办事处一案。而在上次会议时，已经取得我们需要有这样一所办事处的共识。今天是要讨论如何设置。我建议我们的讨论事项是：

办事处应当设在何处
办事处是否雇用当地居民，还是遴选驻外人员
办事处人员编组
作业时间限制

“这样可以吗？各位女士，各位先生——那些提纲是否可让你们把想要

提的事情都提了出来？大风，你觉得可不可以？正堂，你呢？”

（主席在这里的用词方式是很重要的——但在评论他的用词前，先让我们继续听他的开会致词。）

好的。我们都同意讨论的顺序，它们是：地址

国籍

人员编组时间管制

“各位女士，各位先生，我认为还有一些限制事项我们应该先说好。例如，我们不想在讨论印尼这个题目时去谈论在泰国所发生的事情，或是在孟加拉的问题。同时这也不是一个谈论出口的适当时机”。

（获得同意）

“我想是我们应当在 45 分钟内就可以完成讨论并做出决定。你们看这是否合理，各位女士、先生们？”

（获得同意） “很好。各位女士、先生们，因此我们所同意讨论的第一个事项是印尼

办事处的地点，谁愿先发表意见？志文，我想你对这个问题已经作了些研究。你能不能告诉我们⋯⋯”

从主席的致词中，会议重点的顺序已告确立：会议的目的

会议的方向限制事项

会议进行步骤

这个议事程序已经获得大家的一致同意。

如果与会人员还有任何其他意见的话，例如，他们想要增加几点，他应当以弹性手法来处理它们，不是修正他的计划，就是把他们所提的各点纳入他的讨论提纲内（并在备忘卡上注明）。

除了订定程序，获得并强调一致同意外，主席亦应当采取行动以免会议停滞不前。

他的用词，以及用词的顺序都是经过慎重选择的。

例如，当讨论计划时，较适宜采用的词句是“那可行吗，各位女士、先生们——那是否可让你们把想提出的事情都提出来呢？”

他先问：“那可行吗？各位女士、先生们？”——合理的推断是当他们还在思考该用什么话答复时，他很可能会看到他似有一脸茫然的表情。他再问：“那是否可让你们把想提出的事情都提出来呢？”第二个问题在逻辑上是多余的——因为第一个问题把所有的意向及目的都问了。但是那个多余的问题，隔了两三秒钟，可使开会的人有时间去整理他们的思路，并可能提出答复。沉默，容易变得暮气沉沉，而重复的问题则是生气勃勃的保障。

主席在这个时候获得答复是很重要的。会议必须继续进行，与会人员必须立刻涉身其中。他不可以造成空档、节奏中断，形成可怕的间歇。

因此，如果他没有从全体与会人员中立刻获得答复，他应该马上转身去问一个可望迅速提出意见的人。

“志文，你看那行不行？” 不要说： “你看那行不行，志文？”

志文，像别人一样，对于一般人不必在会议中发言的事情已经慢慢习惯了。如果问题在末尾加上“志文”而提出，那末他突然发现自己已处于球场的中间。在他回答前他需要有一两秒钟的时间——间歇于是发生了。顺利进行的节奏没有被适当地建立起来。更糟的是，这使人对主席产生一种找志文麻烦的感觉。

因此，主席必须慎重地挑选一个人起来发言，先喊他的名字志文，并使志文迅速回答所提的问题。

如果遇到志文没有立刻答复时，主席应当采取进一步的行动来阻止间歇的延长。他应当采用闲聊方式，不管要花多少分钟，并以表情、手势、语调来鼓励志文发言。

主席：志文，那可行吗？它是否可让你把想要提的事情怂了出来？你能不能设法？

志文：我看那样不错。主席：正堂是否⋯⋯？正堂：“是的，很好”。

气氛就这样迅速地被连接起来。

正堂现在很快地进来阻止主席继续闲聊下去。

于是，经过建立目的——计划限制——时间的过程后，主席将会议带向实质的讨论上。

再说，他在会议开始时所要求发表意见的方法必须有助于建立他所一直努力以赴的会议气氛与生气。

“好的，各位女士，先生们。那么让我们按照我们所同意的，开始讨论我们应当如何积极地招标。谁愿意对这个问题先发表意见？”

（有一段很短暂的中断。如果有人确实乐意协助让会议向前推进的话，就尽量予以利用。但情况可能是，主席必须采取进一步的行动来促使会议进行。因此⋯⋯）

“大风，你曾经替我们办过许多案例。我不知道像这次的招标事宜你有些什么经验。什么是⋯⋯？”

闲聊一会儿，用一种询问的语调，不要太高，眼睛盯着大风看。他知道要看他的了，他会很快地接替主席的闲聊。

结果会议的活力就建立了。会议按计划地向前进行。

所以说，在会议的开始阶段，主席的行为是有决定性的。作个总结：

他需要有一种他能经常遵循的会议程序或顺序，即使他偶尔会心不在焉。这种读者应牢记在心的顺序是：

目的计划限制时间

他的准备工作应当使他能够简要地将这些讨论事项的提纲，写在他的备忘卡上。
他应当集中精神于影响会议的气氛。
那种影响力的主要因素是：

①进入会场时的姿势与步伐

②开始主持会议时的态度与时间控制

③设法取得与会人员的同意

④建立会议蓬勃朝气，并控制会议的进行速度3.会议最重要的四阶段

超然、客观

主席对讨论结果常常产生强烈的兴趣。他对讨论的重要因素及最佳结果会有个人的意见。他当然禁不住想提出这些意见来指导与会人员进行讨论；

他不应当如此。

他应当让人看起来是客观、超然的。

被人视为立场偏差的主席所造成的伤害，可分两方面来看。

第一，与会人员对主席的意见自然会有反应，并会过度受那些意见影响：

要不是面对一位倔强的独裁人物把他们自己的意见压制下来，就是起而反抗或反对。不管一个人是如何地理性，当在控制会议时，他让人看起来总觉得是在抓权。除非他能很快地表现出他的超然立场，否则一定会引起情绪上的反弹。

第二，如果主席让自己卷入讨论之中，他一完会受到挑战，并发现自己的精力都耗费在那里了。他不会再有精力或能力去控制会议的进行，也无法专心去调处那场战斗。这将是一次糟糕的会议。

他必须让人“看起来”是超然、客观的。这当然不是指他必须“是”如此：他也许对讨论的事情会有强烈的情感，但他不必把它们显露出来。他可以巧妙地使用时间控制与技巧来强力地影响讨论结果。

①如果参加会议的人数是五位，大家都想走跟他相反的道路，和他们争辩毫无意义，赶快接受，不要浪费时间。

②如果五个人都同意他的意见，赶快祝贺他们，称赞他们是多么明智，强调一致，并继续讨论下个提案。

③但是如果意见分歧的话，两个要这样，两个人要那样，而第五个人则犹豫不决，那么就等他所赞同的那一边提出强有力的论点。然后马上转身对第五个人说：“哦，名勇，那听起来好像很合理。你认为怎样？”当名勇如你所希望的，表示同意的话，就转过身去问其他的人是否承认这是多数人的意见。

主席必须让人看起来是超然、客观的。

控制的态度

他必须让人看起来是友善的。

他的控制态度应当是轻松的、热诚的。一个主席，要是让人看起来是专制的、控制得很紧的，就会提升会议的情绪层面。参加会议的人会反对他，而他的态度会阻碍会议内富有创意的精神的发展。

主席始终应该小心谨慎处理，绝不可以暴力来对付。

一旦他让会议顺利进行后，他的许多控制动作都可以采用非语言的方式。他的姿势应当是随时保持警觉性的，挺直的面向桌子的。

他的眼睛必须将注意力集中在发表意见者的身上。他必须集中精神去注意，而他的活力必须散布到其他与会人员的身上，使他们也能全神贯注。但当他的注意力几乎完全集中于现在发表意见者的身上时，他也须随时注意其他想发表意见的人。

他应当运用面部表情，特别是用来鼓励及支持正在发言的人。友善的点头、表示了解别人所提的意见（但不一定接受）、带有支持意味的微笑、好奇的扬眉，所有能反映及支持发言者的面部表情。

姿势、目光接触及手势除了可用来支持发言者，也可使讨论顺利进行，当主席想要引进另一位参加会议的人时，他应避免过份使用他的声音。想要指明下一位发言者时，可以利用眼神接触、手势及改变身体位置让自己面对那位发言者的方向。他的肢体动作可使大家的兴趣焦点都集中在往后继续发言者的身上。他可使会议热烈地进行而自己不必讲一句话。

在这个阶段中，让所有参加会议的人员都能积极地参与是很重要的。我们在这里建议主席在手边放张空白纸。先画一张会议桌及人员位置概略图，然后当有人起来发言时，就对着他打个记号。

这是很轻易地就可以做好的工作，也不会因为动作太明显而引起他人的

注意。好处马上可以看出来。主席有了证据知道谁——如果有人的话——是没有参加讨论的。他就可以采取行动把他引进来。

像往常一样，先叫他的名字，然后提出易于作答的问题。并随便扯几句，直到最后那位仁兄打破缄默为止。

“天宇，我不知道你听到这些辩论时你如何取舍？你是否认为通到大楼的进出道是个重要的问题？这类问题你们的人是否常常遇到？你是否愿意⋯⋯？”

主席处理这个阶段的一般原则应该是：

①超然、客观

②小心因应

③多使用非语言沟通

④把每个人都拖进去

与会人员的类别

在会议桌上当遇到一些麻烦的人物时，该如何应用这些原则？

有过于健谈的人，那种口若悬河滔滔不绝的家伙。即使他需要停下来喘口气时，他还是要讲。警觉性高的主席要逮住他换气的这个空档，纵然是一句话才说到一半，还是照样转过身去对着他认为会提出简要意见的人。在转身时，主席应当转动肩头，使它超过那位讲个没完的人——他应当让那位仁兄对着他的背讲话，而他的精神、注意力、眼睛都集中在将发表简要意见的人身上。

主席无须说一个字。

而应付意见很多的人最好的方法是，不要肯定他。使用非语言技巧来移转其他人的注意。

这种爱讲话的人常常是感觉迟钝的，他会不顾一切地大言不惭。为了维持发言权的公平起见，这种人必须让他闭嘴。

“等一下，日升，在我们继续讨论新的题目以前，我先要知道对前面所谈的事情有什么看法。台英，你有什么意见？”

有不肯让步的人，那种决定要把自己所喜欢的事提出来讨论的人。

主席不要独自去制服这种人。他必须让大家来制服他。他可以引用获得同意的计划或获得同意的限制事项，然后请求全体与会人员的支持。

“是的，名勇，如果我想得没错，你所提的意见是说呈现出来的计划应当有较好的装订。我懂得你的意思，但我们同意今天应当讨论范围与责任。我们已经同意范围了，我们现在是讨论责任。嗯，各位女士、先生们，你们想要我在这 45 分钟之内把装订的事情列入提纲里讨论吗？”

不肯让步的人看到讨论计划依然在进行时也许会感到很尴尬。他也许会想尽办法把他所喜欢的事情纳入讨论事项中。

那件事也许是恰当的，如果真是这样的话，主席应当具有弹性，从而调整他的计划。

主席或许认为那是不恰当的，那么他有两种选择。一种是询问多数人是否愿意挪出时间来讨论那件事情，然后让名勇接受多数人的意见。

另外有种办法可特别用来对付无关紧要的问题——那种有人想把小事炒大的问题。把会议的时间花在这种小问题上不是大家所希望的，即使只是把它否决掉。解决的方法是主席接受这项意见，并把它放到讨论计划的未尾。我的经验是经过 44 分钟的讨论，有计划地把困难的提案通过后，在最后一分

钟转过身去并说：“现在好啦！在我们结束前，有另外一点是你想要提出来的，有没有，名勇？它还依然重要吗？”——名勇已经忘了，而同时他的同仁都在收拾自己的文件。我们照样在 45 分钟散会。

有私自打劫的人：有两个家伙，在 12 个人的会议中坐在左手边的中间地方。当志文在发言时，他们开始窃窃私语，使每个人都被搅得分心了。主席该如何处理呢？

立刻看他们一眼。这也许足够使他们恢复专心，把他们带回到负责的行为。但很可能仍需采取进一步的行动。

首先，如果需要的话，小声地让志文停止发言。用热诚且友善的态度。现在，不发一言地，让大家来制裁那两个讲话的人。手势跟身体位置应

当指向于志文，这样可持维他的尊严。手举起来直对着志文，但眼睛则盯着那两个异议分子。它的效果是，其他九对眼睛会向着他们打转，包括志文在内的其他九个人会一齐憎恶这两个唱二重唱的人。那是一种能在他们身上发生作用的强大力量，一种他们能感受到的力量。他们带着愧疚的眼光抬起头来，看到主席及同仁注视他们。纪律获得伸张。

主席现在强化了的控制，并恢复会议的友善性质。他对他抱以微笑，然后将注意力经常地转移到志文身上。身体朝向志文，面部及眼睛对着志文，一方面安静而含蓄地指责那两位影响别人的人，另方面有利于志文及其他人继续开始讨论。

“对不起，志文，我们刚才是在讨论万能锁匙的问题，你有什么意见？” 伸手示意志文继续发言。

还有一种大杂烩。两三对人分别互相耳语，使得会议根本无法进行。在适当的控制下，这是少有的现象。然而它还是会发生。

首先，让志文停止发言。他相当明白这种嘈杂声，希望得到主席的保护。期望继续对抗这种嘈杂声是不合理的，用手势及无可奈何的微笑来让他停止发言。

现在把身体向后靠，让那些人继续说下去。大家很快地就察觉到情况不对。他们会朝着主席望，看到他不平常地向后靠着椅子坐。

当嘈杂声消失时，时间控制又变得很重要。他坐直了身体，亲切地微笑，并说：

“好啦，各位女士、先生们，如果你们有意见经由主席同意来发表，它会有效果得多，对不对？”

当获得他们的谅解与同情时，会议气氛照例进行，并重新让志文继续发言。

“志文，你刚才提出的有关劳工方面的意见。你是否可以提醒我们的同仁？”

这是处理难缠的人的一些技巧。他们很可能是任何会议中的一部分人—

—始终要小心谨慎地处理他们。

时间控制与同意

时间控制——临场的时间控制与反应——是主席控制技巧中的一个重要因素。

时间控制从整个会议的其他方面来看也是很重要的。主席应当在备忘卡上记上每个讨论事项的开始及预定结束时间。他应当放个手表在旁边。在他前面有了这两样东西，他就可以控制会议进行的速度。事实上，他会发现潜

意识会替他照顾这种事情。他可以将他的所有思考力放在如何处理与会人员的方法上，他会发现——有时会令他感到惊讶——一切竟是按照计划在进行。

在这个最重要的阶段中，他必须寻求同意，强调同意的气氛，强调已经达成的同意事项。

会议形式

许多具有足以自豪及受人尊敬的形象的机构或个人，往往会要求凡事都要照着规矩合乎礼仪来办。对他们来说，会议应当反映形式。

但现代商业的趋势是倾向于较不拘形式，并倾向于实用的使用。它使得主席较轻松，较不正式。

正式的议事程序，如提议、附议、决议案的修正案，在大多数商业会议中不应当认为是必须的。

是否所有的提案都应当通过主席呢？

它们的确是应当的。即使在最不正式的会议中，由主席来控制是有必要的。也许可以控制得轻松一点。他也许只想让讨论顺利进行而不要去控制讨论。然而他还是需要加以控制。

与会人员应当不时使用“主席”这个字来支持他，即使是在非正式的会议中。

结论

在对与会人员的控制中，主席应使会议具有下列特性：井然有序的

有计划的友善的合作的

主席如何揭开会议序幕可产生决定性的影响。他所需要使用的技巧很多：时间控制、建立同意与一致。对会议的目的、计划，及会议进行的速度建立一致的意见。谨慎选择用字以建立友善的气氛。

在整个会议进行中，主席应当是：

超然、客观
稍微使用一点控制技巧
维持合作气氛
随时注意不同类型人员的需要及可能提出的提案。
特别留意对时间的控制——一瞬间的时间控制及将会议时间控制在预定时限内。