控制进度的技巧

会议的效果主要有赖于主席的带动。主席的带动则要看他如何准备、如何控制进度，及如何控制人员。

本节是在讨论第二个要素，即控制进度的技巧。1.主席的目标及角色

主席主持会议的策略要看他本人如何订定目标，及如何扮演他的角色而定。他有各种可“扮演”的方法，而他的目标是很重要的。

就商业会议而论，那个目标应当是：以最少的时间达成全体一致的“目标”。

“全体一致”——因为商业是要求大家把事情做好，大家一起工作。如果组织体内经常发生歧见，他们就不会和谐地工作。主席的职责是把他们结合在一起，不是把他们分开。

“同意”在目的定义上是个关键字——它是“同意”，不是“意见一致”。在有不同意见出现时是正常而适当的；把它表达出来亦是正常而适当的，但当某项行动违反某些人的利益时，主席如果还期望大家能意见一致则是错误的。理性的人一定会承认会议中多数人的意见，是应当特别受尊重的。因此主席应当设法找出多数人的意见，然后应当让少数人承认这是多数人的意见。

不要问：“志成，你是否接受那项意见？”

而是问：“志成，你是否承认多数人的意见是⋯⋯？”

如果志成现在说“不”，那么志成不会被认为是理性的，与会的其他人就会马上用讽刺的话对付他，使他不敢出声。

注意主席使用“一致同意”的策略，跟采取表决方式以致凸显团体内部的分裂来作比较，两者间气氛是有差别的。

“以最少时间”——理由很明显。因此主席的策略应当是以最少时间达成一致的同意。

他应当扮演什么样的角色呢？他应当是果断的权威人物？他应当是资讯的主要供应者？他应当是产生富有创意的主意的主要来源？

要想使会议开得有效果，所有这三个问题的答案是一个坚决的“不”字。要想有效地主持会议及有效地应付与会人员是需要专心一意及高超技巧

的。任何人如试着在会议中做个最重要人物，恐怕不是“可能”负担不了，而是“绝对”负担不了，一个人是不可能做那么多事情的。

不可避免的结果是会议主持得毫无效率，与会人员都很沮丧，而时间也被浪费掉了。

会议开始程序

会议的特性很快会被确定。在参加会议的人员坐下及会议开始后的几分钟之内，是好是坏，一切都可以看出来。

主席在确定会议特性上居于很重要的地位。在本章中，我们要讨论主席在揭开会议序幕时如何能自动地照着程序去作，而不必去想它们。重复使用这些程序可使主席专心注意于控制与会人员的个人因素上。

在会议开始时，他应当向与会人员致欢迎词，并替会议建立一种井然有序的气氛。他应当帮助他们集中注意力，提醒他们：

会议召开的目的；
议程；
预定结束时间。

订个目标时间对于会议进行有很大的影响。如果主席新提议的会议目标时间，实行有困难但却可能的话，那么他立刻可以让与会人员集中注意力于会议进行的速度上。

他应当向他们提醒会议的目的、议程与时间，并获得他们的同意。在获得同意时，他应该向他们强调，他是要大家确定这是个一致同意的会议—— 一个具有继续一致同意特性的会议。

有时某位参加会议的人会要求修改议程或修改会议进行的顺序。与会人员在这个时候提出这类意见是应当受到鼓励的。它既可以帮助加强会议的气氛，也可给主席一个机会去表现他的弹性，并寻求一致的同意。仔细听听那个人所说的话，看看是否有人支持他，准备取得修改议程的一致同意。

主席然后按照议程一项一项地领导进行。在每项提案开始时，他应当根据他所计划的方式从出讨论。说明它的目的，这个提案为何要列入议程，说明他所建议讨论的提纲，以及预期的限制事项，并阻止出现足以转移注意力的话题。

他应当取得大家对他所提讨论提纲的同意，如果有人持相反意见，不要害怕修正它们，并取得对他所提限制事项的同意。

他于是按照所希望的方式逐条开始讨论，那种方式亦可供他作控制讨论进行的根据。

讨论的进行

在顺利进行的讨论中，每个与会者都是根据前面的同仁所提意见来提出他的意见。

但另一方面，在分离主义式的讨论中，每个与会者所提的意见跟其他人都不一样，其至还跟他们冲突，彼此间的意见没有共通点，这样讨论方式往往会扼杀彼此之间有创意的互动。

当讨论进行时，主席应当从个人所发表的意见中找出最好的意见，然后归纳总结意见，他应不断地设法找出与会人员的多数意见倾向。

例如，假若除了他以外，参加开会的有五人。他很快就感觉出来有两位是赞成采取甲案，另一位是赞成采取乙案，但应当迅速探询其余两位的意见，他转身问第四位——“大风，依我来看志文跟日升好像想要采取甲案。你是否也赞成甲案？”

如果答案是肯定的，那么甲案就是多数人的意见。

在另一方面，如果大风赞成乙案，那么第 5 位的意见就成为有决定性的意见，主席现在必须把它提出来。这样做的话，他可以很快地知道多数意见的倾向，并领导会议达成一致同意。

这种发展结果当然是需要主席在计划时将讨论的议题分成三或四个子题。有经验的主席能够在两分钟内使与会人员同意一个子题，八分钟内同意四个子题；而一个议题要是不好好划分子题，任凭大家东拉西扯的话，很可能会扯上一个小时。

主席亦掌握由他所拟订出来的限制事项工具，这样他就可以防止讨论走进死胡同里。订出显明的题纲与限制事项，可以有计划地使讨论走上轨道。当会议进行时，他应当让与会人员明了会议的进展情形。他应当告诉他

们，到目前为止他们所认可的问题，加深一致同意的感觉。他应当将预计跟实际进展情形作一比较，并适时作一检讨。

在整个会议进行过程中，主席应当力求有进展的讨论。他应当不断找出多数意见，寻求同意多数意见，并强调进展一致。

结束

在每项议题讨论结束时，主席应当：

将通过的事项作一总结
明确说明应采取的行动，做什么，由谁做，何时做
确定秘书确实已列入记录在会议结束时，他应当：

向与会人员重申本次会议的目的
重提预定结束会议的时间
对于能在所定时间内达到目标一事，向与会人员道贺并致谢。5.结论

在控制会议进行时，主席的目标应当是“以最少时间取得一致的同意”。他的理想角色应是充当讨论的润滑剂。他不应当企图负起准备会议内容

以及会议进行过程的重责。

他应当有目的的公开说明会议的整个议程，并有目的地公开说明每一议题。重点包括：

目的计划

时间

限制事项同意

在整个会议进行过程中，他应当鼓励有进展的讨论，在每个子题上尽早寻求一致的同意，这样可使每一议题及早获得通过。

他应当随时将计划跟实际进展情形作一检讨，不断强调同意与接受的重要性。

最后，当总结及说明各提案通过的行动时，他应指出并评论这次会议的成果。