大型会议

大型会议的主席及出席人员在开会时所须的技巧原则上是沿用前面所讨论过的商业会议的技巧，但还是有许多不同的地方，本节就是要专门讨论它们。

演讲会的主席

在演讲开始，大会主席应当做好他的准备工作。他应当知道要讲些什么题目他应当知道由谁来讲，他应当知道可利用的时间。

他也应当考虑可能的讨论方式，并准备好足够的提词，当遇到论文提出后听众兴趣减退时能让自己激起听众的讨论情绪。主席主持大会所扮演的角色可分四方面来讨论：

演讲人介绍

主席应当在开会前适当时机或在开会之前询问演讲人希望如何向听众介绍。请他写下他的姓名及资历，以免发生错误。最好是请他给一份打好字的书画资料，说明他希望如何被介绍。

介绍演讲人时，典型的错误就是那些明显的错误。第一个错误是主席把演讲人的名字给搞错了。他透过眼镜介绍“李志坚’，却说我们今天的演讲人是“李志贤”。使得李先生跟听讲人员大吃一惊。

第二个错误是介绍得太长了。有些主席甚至要介绍 5 分钟，不仅颂扬演讲人，同时还插进了一些他们所喜欢的事情。这对演讲人跟听众都没有好处，任何超过两段扼要的介绍词都是不恰当的。

第三个常犯的错误是抢先说出演讲人要讲的东西。主席不能以仅仅介绍演讲人为满足，他必须介绍题目，但他不应猜测演讲人要讲些什么东西，这不仅剽窃演讲人的东西，而且可能把不受欢迎的内容传达给演讲人。他甚至可能迫使演讲人否认，或反驳主席所说的话。

较适当的行为是简单地：

①向听众打招呼

②介绍演讲人

③报告他担任该项工作的重要资历，以及演讲人所要求提出的任何意见

④说明讲题

⑤闭起嘴来，结束介绍例如：

“午安，各位女士、各位先生，今天下午的第一篇论文，是由林明信先生提出。他是社会学会会员，担任奇高公司董事，有 14 年的传播趋势分析经验，他今天讲的题目是“声望的转换”，各位女士、各位先生，这是林明信先生”。

演讲期间

在演讲期间，主席的态度会对听众产生影响。他的注意力看起来应当是向着演讲人，盯住演讲人。他应当转动椅子对着演讲人。他的目光应当集中在演讲人的身上。他应当不时点点头，微笑一下，扬一下眉毛，以表示他的

专心与兴趣。这对大家都有很大的影响，它可以帮助听众集中精神。但是我曾经看到有些资格老的经理人在主持重要会议时，手在桌子上，头靠着手臂，眼睛闭上。

主席代表听众担任计时员角色。如果时间安排紧凑，演讲人可能要超过时间的话，这时主席的工作就是要帮助他按时讲完。拿张纸条上面写“5 分钟”，他随后也许还要传两张——“1 分钟”及“时间到”。

如果时间已到，而演讲人仍继续讲的话该怎么办？主席在面临这种很棘手的问题时，为了听众的权益，他必须阻止演讲人无限制地讲下去。在另一方面，如果这是一位很杰出的演讲人，他已经很用心地准备他的演讲，要打断他的演讲实在是件很困难的事。如果演讲人是在念一篇事先准备好的讲稿，再给他几分钟还是不会结束的话，那当然又另当别论了。

但是在可容忍的行为范围的，维护听众权益是主席的责任。他有责任要求确实按照计划表进行。

引导讨论

演讲结束后，激起热烈讨论是主席的责任。通常都是请人提出问题。但这并不是一种有效的方法。

下面几种方法可供使用，它们被认为是有用的：

①向演讲人致谢，并在他休息片刻，及听讲人在记下他们想要提出的意见或问题时要求两三分钟的安静。这种“聚精会神的时刻”对于随后问题源源不断地提出具体正面的效果。

②调查一下想要提问题或意见的有多少人。这样做可避免在提问题前发生空隙。现在有一两双手举起来了；又有其他三只手犹犹豫豫也跟着举起来了；然后突然间大家开始担心会被人忽略掉，每个人都想要登台表演。提问题的阶段就变得非常热闹。

③问题讨论是由原来的听讲人一个接一个地起来发问，让演讲人跑上跑下回答每个问题，演变成把有关问题归纳成一个问题，再由演讲人作一次总答复。若主席采用透明鱼缸技巧（即让发问人在中间，其余人在四周），可使讨论更加积极。

找出六个想要参加问题讨论会的人员，让他们在会场前面跟主席及演讲人坐成半圆形，然后引导他们进行发问及讨论。

这种方法不仅可使半圆形内的人有较热烈的讨论，而且可以激起沉默大众的情绪。他们突然对他们的同仁能得到这种发言特权而感到羡慕，并且感觉非参加不可。讨论的气氛就会变得很热烈。

④当有许多人参加讨论时，主席最好是把问题归纳起来，使得与某一方面有关的所有问题或意见可一次提出来。例如，想想下面这个问题：

演讲人是否可以预测《声望杂志》的广告效果？

有的主席可能把这个问题直接转达给演讲人，有的可能会试用归纳技巧：

谢谢你，女士，这是个很有趣的问题。在我转达给演讲人之前，我想问一下是否还有跟广告有关的任何其他问题？

因此，主席在刺激及控制讨论阶段应当扮演一个很吃重的角色。讨论结束时，他应当做三件事情：(1)向演讲人致谢

评论他的成就
闭起嘴来，结束讨论

演讲会的听众

任何参加听讲的人都有机会亮相，为他的机构亮相，为他自己亮相。很少经理人知道该多多利用这种机会。总是有少数几位积习难改的听讲

人，他们每次讨论都参加，不论他们是不是有真的意见要提出，他们似乎老是唱反调。他们在大的集会中对于如何提出问题或表达自己总是犹豫不决。这里提供一点方法及经验，它们对于建立自信心很有帮助。它们在建立

自信心时可帮助你确实获得不错的表现。(1)用介始你的姓名及所属机构来开始要讲得很清楚

要用上升音调避免先高后低使用上升音调

把问题说得很委婉

有批评意味的或难以捉摸的问题会刺激演讲人以及其他的听众它们看起来是不成熟的

把问题说得很清楚

在这种情形下，即使只有两分钟也嫌太长

整理出主题及子题，变成问题或讨论事项，然后再总结。(4)获得听众接触

当名义上问主席或演讲人提问题或意见时，用眼睛、声音、姿势，手势及面部表情来影响整个会场。

(5)注意你所坐的位置

在戏院式的会场中，无论是前面、中间，或是后面，都无法作重要的听众接触。

最好的位置是在两边，无论是左手边还是右手边，从前面算起约为三排，发问者可从这个位置跟会场中的其他人实施接触。

结论

在大型会议中，主席跟演讲人原则上都需要使用像前面所讨论过的小型会议那样的技巧，但它们还是需要以稍有不同的方式来加以运用。

(1)主席应当：做好准备工作

知道演讲人希望如何被介绍简单地介绍演讲人

将注意力集中在演讲人的身上

在讨论时，要设法激起听众的讨论情绪(2)一般演讲人应当：

争取合理的表现机会具有高度的最初影响力积极发问

跟所有听众实施接触

坐在最佳的位置来作听众接触