提出议案或报告

本节是讨论当负责人在“镁光灯照射下”提出议案或报告时如何表现自己。下一章则将讨论其他人员的行为。

下列两项提案人的行为有很大的区别：

专家。他被认为是具有专业知识及经验的人，他的任务是冷静地向缺乏专业知识的人提供意见。
提议人被认为可作出坚定的提议，并极力要求他人采用的人。这两种不同的提案人要求不同的技巧与不同的态度。

专家采用的方法

专家的任务是整理及提供证据，并在分析证据时提供意见。

他所需要的外在条件是有权威的，有经验的，而且是有敏锐的头脑的。他的报告很可能会被刊登出来，因此无论是公是私都要能禁得起严格的

批评。所以报告的内容必须是丰富的，清晰而精确的。

至于其他的一方——不管他是听讲的人还是阅读的人——都有责任以极其认真的态度来研究报告。

专家在选择资料上必须将证据收集齐全，并有充分的解说。

我们从前面的讨论中得知沟通是否有效要看所传达的讯息是否明显及简单而定。我们也得知这个一致性原则对于书面报告是可以稍加放松的，因为书面的东西可以研究，再研究。因此，乍看起来，专家似乎不需简化证据的提出。

然而，他所提出的证据很可能会受到有经验及擅于推翻证据的人的质疑及反复讯问。在这种情况下，他必须使自己的思想变得很敏锐。如果他去参加会议，相信自己可以了解整个状况，但若没有敏锐的思想的话，那么他一定会被尖锐的问题所难倒。他会发现自己想办法在整理答案，思考许多晦暗不明的微妙事物，到处散布着许多可变的东西。他的答案听起来一定是杂乱无章且不着边际的。

为了避免产生那种形象，他必须使他的思想变得很敏锐。他应当在若干十分明显的标题下使用正常的准备程序来整理证据。

在选择资料时，专家必须把它写得很详尽，同时尽量简化他的思想，始能应付尔后苛刻的反复讯问。

当他要在会议上提出议案时，情形又是如何呢？

他所追求的形象是有权威的，有经验的，有敏锐的头脑的。

他的天生权威可借使用某些权力符号而获得加强。例如，在作证时尽可能站着，而不要坐着。他应当利用幻灯片、图解、图表、视听器材。借助这些有力的器材，可以提高个人的地位，但它们必须是上等的。一件乱七八糟的器材会给人一种发言者是个很随便的人的印象——哪里像是专家！

第一印象对于建立个人的可信度，是有极大影响的。所以专家的开场白，应该以有极大的自我介绍开始。然而许多专家都是沉默寡言的，甚至是谦虚的人，所以很难使听众了解他的能力。

听者所需要知道的是：他是谁

他是哪里人他的资历

他的议案有关的经验不要说：

我的名字是远志，我是技术经理。而要说：

我的名字是李远志，我是石板处理集团的技术经理。我从剑桥取得硕士学位，现在在台湾大学主持研究工作。我在这种工业方面有 14 年的工作经验，我替地区最大的技术部门负责处理石板。我对你们在这里所讨论的事情并无商业兴趣。

他必须自信而明确地发表谈话，语调积极，步伐坚定，“自信地”挺直

身体，抬起头来，竖起肩头（不是挑衅似的向上或向前——当然也不是下垂或萎靡）。

“明确地”——话要清楚，能让人听到。在准备起立讲话，自然地作三次深呼吸。

“语调积极”——讲话时声音要抑扬顿挫，并注意何时该加重语气。不要说：“我的名字”是李志远多从剑桥“取得”硕士学位。

而要说：我的名字是李“远志”。我从“剑桥”取得硕士学位。注：括号内的话表示要加重语气。

“步伐坚定”——步伐应当稳健，既不缓慢与蹒跚，也不匆忙与忧虑。善于利用停顿是有好处的。它可以给人一种思想深刻、考虑周到的印象。

这些得靠个人表现的第一印象是非常重要的，专家在准备参加会议前应不怕被批评而反复演练。

专家提出证据的态度应当是庄重的。当然也需要作听众接触，但专家不应当寻求那种适合于正规演说者的个人接触。他所追求的应该是纯理性层面的可信度。

庄重与不庄重之间的区别我们可以在福克兰群岛危机期间从英国电视上看到最佳的例证，英国国防部职业发言人所采取的态度与语调远较阿根廷的对手来得庄重。他看起来是不动感情的专家，而非充满热情的政党党员。

关于他是否过分拘泥形式尚有商榷余地。但某种程度的拘泥形式跟较情绪化的表现相比，前者更能给人一种具有专业能力的印象，这点是无可置疑的。

然而，职业发言人还是积极利用他的眼睛接触、手势与声音。他的偶尔使用器材——地图——对于集中听众的注意力与兴趣上有很大的帮助。

因此专家的报告应当包括所有的论据，可能一方面要用书面来提出，另方面则以口头报告为辅助。报告的提出必须是庄重的，确实的，自信的，有权威的。

提议人所采用的方法

冷静地审查所有证据并非他的工作，他的任务是提议行动方案，并以该项方案为准则左右他人的意见。

因此，他的提案是否具有可信度就要看他是否能使别人热心支持该一提案而定。提议在选择资料及提出报告上必须跟专家完全不同，他不应当因被迫而提出议案，除非他认为那个议案会得到他人的热烈支持。

有位可怜的广告经理很值得人同情，他的建议遭到否决，后来不得不向客户重提建议。

他收集了他所能发现的事实，他竭尽所能分析那些事实，他使用他的知识与经验，他下结论说宣传某一特定包装的最佳媒体可能是在有声望的报纸上刊登广告。那项意见很可能会被会计主任所否决。例如，若在电视上播放广告可能更具充足理由。

如果广告经理随后在他人要求下改用电视广告，一定会招来麻烦。

第一，由于像专家一样事先已经审慎准备好理由，他不太可能再提出提议人所需要的那种不同的主张。第二，也是较重要的，电视广告的主张一定会引起一些吹毛求疵者的问题及意见。一定有人认为有声望的报纸比较好。他们会跟他争辩不休。在那样的质问下，不管他怎么做，都一定会失去信心，他跟他的主张都会受到伤害。

原则上，尽量避免被迫提出议案，除非它能获得你的信心与承诺。

他应当按照正常模式来从事准备。第一，赶快记下各种主意的 A4 阶段；第二，想一想足以影响听者的事情，并在有限标题下予以分析的 A5 阶段；最后是印有几个大字的提词卡。

A5 阶段的资料选择特别重要。提案人可以找到一打好理由来说明应该采取某项行动，他会很自然地在会议中提出所有 12 种理由。

他应当抗拒这种情形的发生。

假定会议上有 6 个其他的人，想一想会发生什么事情。题目本身就是容易引起争论的。我们可以想到参加会议的人会自然地分为三组：赞成者（名祥跟建弘），反对者（新力跟台生），以及尚未承诺者（千华跟英树）。

提议人是成功还是失败完全要看千华与英树如何受影响而定。

如果他提出一打理由说明赞成该项议案，反对者会紧张咬住最不重要的一点，并不断的加以攻击。由于这是最不充分的理由，提议人辩护起来也就会像对较重要问题那样来得有力。他甚至认为要是对第 12 点让步的话，还不

至于会有太大的关系。毕竟，还有另外 11 个好的理由。但对千华跟英树的影响则是他俩看到了有个支持议案的理由被踢了出来。

然后，另一位反对者也加进来，开始攻击第 11 点。千华跟英树先前已经看到提议人受到压力，现在又看到他受到进一步的压力；无法再多看了。这两位具有决定性的人已经因此而产生怀疑。

在另一方面，如果提议人只选出 4 个最有力的理由，看看会发生什么情形。

他强烈地替它们辩护。当他说完时，有人——也许是千华或英树，更可能是名祥或建弘——会因为没有提到第 5 点而感到很惊讶，并提出第 5 点理

由来。提案人，在承诺第 5 点是赞成的理由时，应坚决地声明他已经列举了

4 个最强而有力的理由。

然后有人再提出第 6 点赞成的理由，而千华跟英树会愈来愈觉得这个提案是有价值的。

因此提议人所选择的报告资料应当限制在最能有力支持议案的那些理由上，不要将较无说服力的、较难辩护的理由纳入。

提议人在提议案时也有机会将反对力量减至最小。他可以事先看出反对者所持的有力理由而预作准备，设法把它的重要性降低。

而提议人在选择资料的态度上应跟专家不一样。他在提出议案时也必须有别于专家。

他必须设法左右别人的意见，而在提案时，感情与理性必须同时兼顾。他必须看起来是热情的，友善的，重诺言的，讲求实际的。

第一印象一直具有关键地位。当受邀提案时，最好能立刻表达自己的承诺与信念感。

谢谢你，主席，我们所以要采取甲案是基于四项理由。它们是⋯⋯ 提出报告的态度必须能反映会议的特性。

在大多数商业会议的情况中，提议人可能是坐着发言，他的声音必须能适应那种情况，他的语气是亲密的，友善的，具说服力的。

他必须以眼睛将他的热情与兴趣传达给每个参与会议的人。这对坐在对面的人来说是很容易的，但对坐在同一排的人来说则是困难的。想要跟左右两边的人接触须费很大的劲，一个人甚至需要微微改变位置才能跟更远及部

分被挡住的人作眼神接触。

不管如何困难，眼神接触还是要必须做的。

提议人的姿势、手势或面部表情必须是以加强他所需要产生的影响力，而那种影响力应当是友善的，亲密的，但却是有信心的，重承诺的。

如果提议人只需要少许数据，只要在一张其他人都能看到的纸上当场把它们写出来就行了。这样可以加强彼此间的亲密关系，令人“有当场创作” 的感觉。

因此，在提案时，提议人应当散发出他的活力，以激发会议桌四周同仁的热情，他应当是用他的声音及非语言沟通技巧来支撑他的提案。

结论

如果要向会议提议，负责人也许扮演专家或提议人的角色。

这是两种不同的角色，需要不同的技巧。专家的准备工作可能应当倾向于一篇书面报告，加上口头上的概要说明。

专家需要审阅整个证据，并评估它的重要性。可能还需要作出结论。他在提案时应当是庄重的，有信心的，有权威的。

提议人应当避免因辩护而受累，除非他确实相信他所提的议案。他的准备工作应当全神贯注在少数几个最明确的因素上。

他在提案时应当是友善的，重承诺的，亲密的。