□ 记录业务的内容

要清查每个人的业务，首先就要每个人将自己的工作，以自动自发且又能观察到的行动开始。何谓能观察到的行动呢？一般而言，就是将自己所做的工作内容记录下来。

在记录自己的工作时，因为有些工作是以数人分担后再集合起来的，所以要统一记录工作的单位，这就叫做业务体系。一般可分类为 3～4 个阶段， 如例图所示，用大分类、中分类、小分类来表示，就是用这小分类的单位来清查出业务的。

当然啦！有关任何一个部门共同所发生的业务（比如说审核、预算、总务等），也同样必须统一业务的单位。

以这个设定的业务单位为基础，每个人将自己的工作内容记录在业务内容记录表上（参照附图）。记录下来并不是目的所在，而是要根据记录的内容来清查自己的工作，找出改善和提高率点，才是此方法最主要的目的。而且，如果不是为自己而记录的话，大家就不会认真了。若靠某人帮你调查， 要某人帮你记录，内容就会变得马虎、敷衍了事。

在业务体系的单位中，尽可能不使工作落后而详细地把它写出来。必要项目分为“业务单位名”、“业务内容”、“次数、件数”、“需要时间” 与“有关的意见”等五项。其他的再应需要而附加上去。

为了使每个人能自动地去改善自己的工作，所以最好分发每人一份为改善个人工作的“查验表格”，一方面查验自己所写下的每一项业务，一方面找出改善点。

有关业务内容记录表，“非定型业务”与“主管业务”的记录方法，很容易成为问题所在。

关于“主管业务”，也可以和负责人用同一种形式来记录，只是还需要

确定。身为主管，对于记录内容里的分类的业务单位，要负什么样的任务呢？ 尤其是有的主管很排斥记录自己的业务内容，那就另当别论了。

业务简化检核表

●不能不做吗？

●目的明确吗？

●真有提升效果吗？

●不能改变做法吗？

●有无尚未使用的表格？

●不能减少次数吗（每日、周、月）？

●分类或项目不能简化吗？

●不能减少张数（票据、报告书等）吗？

●不能减少抄写吗？

●不能减少盖章吗？

●不能减少经手人员吗？

●不能简化过程吗？

●不能更简化吗？

●不能更集中处理吗？

●不能自我服务（倒茶水等）吗？

●不能减少影印吗？

●不能减少记录吗？

●不能减少人员的离席吗（为何离席）？

●文件传递是否快速？

●人员的动作是否敏捷？

●不能减少保存的资料吗？

●不能更标准化吗？

●不可有计划地工作吗？

●资料的取得是否容易？

●时机是否合适？

●最基本的任务为何？

●联络或传达是否有误？

●是否遵守约定？

●是否浪费经费？

●不能缩短电话时间吗？

●过失是否改正？

●是否游刃有余？

●工作平衡吗？

●工作重点为何？

●纵向分工是否重复？

●横向分工是否重复？

●能否以更短的时间完成？

●是否浪费时间（原因为何）？

●不能减少会议吗？

●不能减少与会人员吗？

●不能缩短开会时间吗？

●计划是否无用？

●不能机械化吗？

●负责人适合吗？

●不能外包吗？

●不能部分化吗？

●能否提高工作效率？

●不能抽空做吗？

●不能更制度化、标准化吗？

●不能以简单的管理大幅缩短时间吗？

●责任是否划分不清？

●一切是否配合经营方针？

●有无不受现状约束的奇想？