给文牍主义倾向对症下药

许多公司都有某种非常精巧、迅速又省时的机器，它叫影印机。我相信我们公司的影印机不会比你们少，说不定还更多。不管在公司的哪栋大楼里， 随便转个弯，我就会碰到一台影印机。几年以前，我们只有一台功能很基本的影印机，一次印不了几张，但是供部门里的 300 人使用已绰绰有余。现在的影印机、功能既复杂又有弹性，而且速度惊人。更可笑的是，这样的影印机我们一共有 7 台，供同样的 300 人使用。

为了减少不必要的影印，我们曾经限制员工影印的次数，要求使用机器的部门按张付费，但都徒劳无功。我想我们已经影印成瘾，难以自拔了。

有一次我竟然在员工大会上提出一个疯狂的想法。 “我们搬走两台影印机会怎样？”我说：“想想我们这样可以省下多少

钱。我们不用再买那么多纸张、色剂和炭粉了；可以减少两张维修合约；增加相当于两台影印机成本的资金；减少邮寄的纸张数和邮费：不用花那么多的时间去归档和读文件影本，我们的工作效率会大大的提高。”好处实在不胜枚举。

我本来以为我的建议会被泼冷水的，没想到员工们的意见更激进。他们建议与其去掉两台影印机，倒不如每月的第一和第三个星期将所有的影印机都关掉。

“正因为我什么都不怕，这个意见倒吓了我一跳。”我说。

最后我们得到一个折衷方案：所有的影印机在每天下午 1 点到 4 点之间关闭。

想要找一个简单的省钱方法吗？把影印机的插头拔掉。故事启示录

●一旦影印成瘾⋯⋯就很难改变这个习惯了。我真的认为这是习惯问题。本来影印机对公司是一项帮助。现在却成了阻碍，我认为打破影印恶习的最好的方法是斩草除根：把所有的影印机关掉。

●不要影印给老板。我对减少影印量的一个贡献就是告诉员工，除非我有特别要求，否则不需要为了通知我而将每一份文件都影印。对于那些把我的话当耳边风的人，我就在传到我桌上的废物上盖一个“无需阅览，不要影印给大卫”的章。

员工终于明白我的心意了。

●销毁传阅名单。一个消除影印本的简单方法是，销毁所有文件的传阅和分送名单。如果你规定员工只能索取需要的特定资料，你会发现影印本的数量从此大大减少。如果你不想全盘实施这项计划，可以先从局部做起。在以后的三个月中，将所有的文件交给一个人保管，凡是要影印的人，必须向这个人索取。这样一来，不常用到的文件就可以销毁了。

●目前你已经销毁了多少文件？如果你的回答是“没有”，这就表示你还没有认真的实行这项计划。我们都有不必要的文件，而公司和工作会随着时间而改变，你的文件如果至今未曾变过，它们大概也已经没有什么用处了。