玉石不分 存档大忌

当我们继续为寻找更多空间而努力的时候，我发现每一间办公室的架子和桌子都堆满了文件，而且几乎所有的档案柜都满得快掉出来了。档案柜永远供不应求：文件夹总是不够；存档永远太费时；影印机旁总是站了个人⋯⋯ 很明显的。我们缺乏一个文件保存政策。

很多公司都有一个不成文规定，要求员工将所有写下或收到的文件影印起来。如果你问为什么，他们会回答：“也许哪一天我会需要这份宝贵的文件”、“老板也许会要一份影本”、“把它留起来以防万一”。

但是这样做牵涉到的成本，包括影印、邮寄影本、阅读和存档（更别说它们所占用的空间了），让这个政策变得很昂贵。更讽刺的是，那些文件一旦建档以后，我们就很少翻阅。

员工不敢轻易丢弃影本的主要原因是担心日后会横生法律枝节，我们公司也不例外，大部分员工都不知道文件应该保存多久。

我们的总法律顾问汤姆决心要解决这个问题。他将好几百页的纪录保存法规和指导原则简化成两页，然后把这份摘要分送部门主管。他还建议所有没有规定需要保存、或是不常用的文件，都应该撕毁或烧掉。（确定机密文件不会落入竞争者的手中。）汤姆后来制作了一卷录影带来传达这些讯息。一年以后，他的作法更进一步。他建议每一个部门定期举行“除草大会”，

将早已没有价值的文件处理掉。“除草”做得最好的人可得一面“金除草奖”， 还有一顿两人共享的晚餐。

想要有一个简单的方法来减少不必要的备忘录、报告和信件吗？只要拒绝所有购买档案柜的要求就可以了。

故事启示录

●员工总是抱怨时间不够⋯⋯，但是他们总是有时间去读影本、影印、存档以及将它们分送出去。这些都需要花时间，而这些时间原本可以花在其他更紧急的任务上。

●有一个省钱的简单方法：不要制造影本。阅读、影印和建档的成本不低，所以除非万不得已不要这样做。

●想想可能的影响。如果员工不再互送影本，他们也许会多用电话或开始面对面沟通。猜猜这种双向的沟通会为你的公司带来什么影响？