对学校资料档案的建、管、用的几点认识

山西省河津市清涧中学阮卓立

1995 年 9 月份，我校接受了省“两基”验收，1996 年 11 月份我校又接受了省体育传统校验收和地区乡镇初中示范校验收，通过全校师生的努力，这三个验收都顺利通过。经过这几次验收，我对学校资料档案的建、管、用有着特殊的认识。

一、资料档案的建立

资料档案的学校的信息库，它对了解学校的发展历史和现状，对掌握教学工作情况，考核教师的工作、分析教育质量，进行教育科研与领导制订规划、作出决策都具有十分重要的作用。因此，在实施学校常规管理过程中，需要从四个方面做好资料档案的建立工作。

学习文件，吃透精神，确定好资料档案的类型。过去，我们对资料档案的管理也较重视，但不完善。为了改变这一状况，保证新建立的资料档案完全符合常规管理要求，我们就组织教职员工反复学习省市有关中小学常规管理的三个文件，逐字逐句地进行研究、推敲，吃透文件的精神实质，并请教了同行反复讨论，拟出要建立的资料档案的类型。通过集思广益，初步确定了资料档案，分应需方面资料，包括教育档案资料、宣传资料、个人资料、统计资料、图象资料（包括学校各种平面图、各项活动的照片）和有声资料

（包括各科教学录音带）等类。

认真研究，征求意见，拟好固定的资料档案目录，资料档案的类型确定后，我们召开了校务委员会议，根据资料档案的类型，按常规管理三个文件中六项同级指标的各条款，逐项逐款地进行认真研究，初拟出资料目录，然后印发给教职工，广泛征求意见，最后校领导进行增删、修改，形成固定的资料目录。
结合实际，分工起草，设计各类资料表格。通过上述两项工作，我们又经过反复考虑，决定对以往的资料记载作了全面改革，用统一规格资料表格进行记载。于是我们按各部门的职责，把相应的资料目录分给各部门负责人，由他们根据各部门实际情况设计出资料表格草稿，定稿后再全部印发出来。
分工负责，及时记载，积累好各种资料档案。除学校各部门职责、各项规章制度、教育教学常规、各种评比标准等方面资料由校长、教导主任起草，交教工讨论，再由校务委员会审定形成固定性资料外，其余各科资料均按部门职责分给各部门负责人进行记载、积累。为了使资料另一方面进行记载方法的指导，告诉他们会议发言稿、红领巾广播稿、国旗下讲话稿、黑板报底搞、业务讲座稿等必须事先写好，不能拖到活后再补，这样不仅培养了他们的工作能力，而且各类资料的记载及时详细，符合部门工作特点，又避免了资料的遗漏。

二、资料档案的管理

资料档案的管理是学校常规管理中十分重要的环节，各种资料档案数据、图像等是珍贵的历史记录，只有认真管理好，才能发挥其作用。因此，必须加强资料档案管理。

按月做好查缺补漏工作。各部门记载、收集的资料，到月底我们都要认真检查一次。检查方法是，先自查，即按双月工作重点，查看记载有没有遗忘、遗漏的地方，如有缺漏及时补记好。自查结束由校长进行复查，如发现问题再退回、重记。
分类整理，装订成册，妥善保存。各部门的资料档案复查后，校领导及时进行分类整理，整理分为月态理和年太理两种方法。月态理就是每一个月的资料档案，按常规管理中六项 A 级指标和资料目录进行整理，每一个 A 级指标的资料装入一个袋。到下一月，我们又把资料装入相应的袋内，依次类推。年态理就是到年终对每一袋的资料进行检查，检查无误后，装订成册，由教导处负责保管。

三、资料档案的应用

经常进行资料分析，找出工作中的薄弱环节，采取措施及时纠正，尽量减少工作中的失误。如对教师“六认真”方面的资料，每月检查后都要认真分析一次。通过分析，一方面帮助有成绩和经验的同志总结经验，并采用写一份优秀教案、上一堂好课、作业批改展览、课外活动评比表、德智体美劳竞赛、成绩统计表、学生座谈会记录等资料进行分析，发现有违背教育法规的现象，及时采取措施加以制止。
应用资料档案搞好学校工作总结。总结是实施常规管理的终结环节。如果总结符合学校和同志的工作实际，就能积累经验，促进管理，激发教职工的责任感和荣誉感。因此，我们搞的双月工作总结，期中、期末总结，都以平日积累的各种资料作依据，不凭主观想象来总结工作。
善于应用资料档案指导日常工作。如在指导班主任搞好优秀班集体建设方面，我们就凭借班集体建设资料检查各班情况，然后根据不同年级段的的特点和我们的意图，与班主任进行具体研究，指出指导性意见，帮助他们搞好优秀班集体建设。又如，我们还应用毕业生跟踪调查，指导毕业班工作；应用差生档案，做工作；应用节段过关考试成绩跟踪资料，指导复习等等。
应用综合资料，搞好学校各项工作的评估。如评选优秀班主任，我们就结合与优秀班集体建设有关的资料进行评定；评选“讲比”活动积极分子和市级优秀教育工作者，也是结合与此有关的资料进行评选、推荐，我们还对跟踪资料进行分析和科学调控，来衡量自已的办学水平，促使学校工作稳步前进。

四、两点体会

要搞好资料档案工作。领导班子必须达成共识，班子中每一个成员应自觉参与资料的记载、收集和整理工作。
要做好教工的思想工作。因为在几十种资料中有近三个之一的资料需要教工同志认真记载、收集，要让他们理解领导的意图，明确记载收集资料不仅是学校每个成员的责任，而且资料档案是检验每个人工作成果的数据。