第二节 科学管理的条件

为了完成上节所提出的各项任务，需要具备以下几个条件。

  1. 要有系统研制的完整材料。在上一章中，曾提到在交付使用时，应该移交完整的资料。这些资料应包括在系统分析阶段的各种调查研究的记录、逻辑设计的方案、系统规格说明书、系统设计阶段的结构图、各模块的设计说明书、系统实现阶段的各项工作情况的记录，直到验收报告。研制工作中的各种工作文件，包括可行性报告、系统规格说明书、实施方案也都应该完整的保存在档案中。即使系统的管理人员本身就是当初的研制人员，这些资料也必须很好地存档保管起来，以便随时查找。因为在相当一段时间以后，即使是自己研制的项目，也会有所遗忘，更不要说每一个模块的技术细节了。如果系统主管人员不是当初的研制人员，那么他就应该花一些时间，

    认真地熟悉这些资料，以便管理好系统。这些资料是系统管理的重要依据， 决不可散失，最好有专人保管。

  2. 系统的工作人员要有严格的分工。这里所说的人员包括以下几类：

    系统主管人员、操作人员（包括硬件操作人员和软件操作人员）、程序员、录入员及辅助人员，当然，对于较小的应用系统来说，有些可以合并。系统主管人员的任务是全面负责系统的安全和正常运行，掌握系统的修改及改进，并负责指挥和调度其他的工作人员。他应该了解系统的全局，包括设计思想、系统结构、实现方法及目前的状态；他应该和组织或企业的领导保持经常的接触，不断了解领导和管理人员对信息的要求，以及他们对信息系统工作的要求及评价，并由此考虑系统的改进与扩充。系统主管人员虽然不一定是计算机技术人员，但是他必须具有信息处理的知识和经验，对本组织的业务有比较深的了解，否则是做不好这项工作的。操作人员的任务是运行应用系统，完成例行的信息处理任务，如报表生成等工作。他们应该严格地按照规定的操作规程进行操作，并且详细记录运行情况。程序员在这里的任务是根据系统主管人员的安排，对软件进行修改与扩充，同时，满足用户的临时要求。录入员的任务是完成例行的数据录入的任务。只要是活的、真正发挥作用的系统，总会有一些新的数据需要录入或更新，准确地把这些数据存入计算机，就是录入人员的责任。辅助人员在这里主要指的是为了完成信息服务工作而设置的工作人员，如为了把信息及时地分到使用者手中而设置的人员。系统越大，涉及的人员就会越多，分工就会越细。对这些人员的组织、安排、培训，都应由系统主管人员负责。

（3、每项工作要有严格的规程和工作步骤。信息处理工作是涉及系统全局的重要工作，必须非常严肃认真地进行，每一个环节都应该按照系统设计的要求，严格地执行。例如，从基层或信息源收集上来的原始资料，应该由审核人员经过审查之后，才交录入人员录入，录入之后还应由审核人员中操作人员进行验收，才能进入正式文件或数据库。如果工作不是这样严格地进行，数据出现错误或遗漏，就会给系统造成损害。

（4）系统运行的情况要详细地记录下来。系统运行的情况是以后评价与改进系统的依据，这些情况的记录一般是由操作人员或录入人员记录的，系统主管人员应该进行督促，以保证这一工作的正常运行。关于记录的内容及方式，本章第四节将专门讨论，这里不再多谈。

总之，为了进行科学的管理，为了保证系统能够正常地运行，产生切实

的效益，应从以上四个方面创造条件。单位的领导应该为系统的正常运行创造必要的条件，支持信息系统的科学管理，给信息系统的主管人员以必要的支持（包括授权及制订工作规范）。