第二节 办公信息系统

关于办公自动化，首先要回答什么是办公自动化。先谈自动化，广义地讲，自动化是指从简单到复杂、从低级到高级的机械化（如中、外文打字机的使用），机械与电气化（如用机电设备传递公文和档案），电子设备化（如使用现代化新式的复印机），电子计算机化，一直到电子计算机网络化，一句话，就是用机电设备及电子设备来代替人的手工操作，以求更快更好地完成工作。在这个意义上，以上所讲数据处理系统似可称之为各类企业的业务处理自动化。同时，办公自动化国外也称之为自动化的办公信息系统，即 O1S

（Automated Office lnformation System），这里自动化是指电子计算机化。然而，办公自动化问题的提出，即表明传统的数据处理系统有不少地方不能充分满足办公对信息之需求。因此，先进一步来谈一谈什么是办公工作。

办公是指办公室的工作，就其内容而言，包括抄写、打字、批阅公文、请示汇报、作出决定、下达指示、会议及其他等等。就办公人员而言，则包括低级办事人员如抄写员、打字员、秘书及其他办事人员等等，中层干部如专业与技术人员，以及领导干部等三级办公人员。办公就是信息处理活动。信息的物理表达包括文字数据和数字数据，办公是以文字数据的处理为主， 包括公文的拟撰与誊录、公文管理、通讯及决策支持等事宜。由此可见，电子化办公信息系统、办公自动化与传统的数据处理系统的一个根本区别在于，前者以文字数据处理为主，而后者则以数字信息处理为主。办公信息表达为数据（包括文字的与数据的）后，实际上处理的就是公文和报表。报表的处理是数字数据的处理，早就属于传统的数据处理系统范围。这里出现的新课题就是传统的数据处理系统不能完全承担公文处理的任务。这就是近十年来在传统的数据处理系统卓有成效的基础上，提出办公自动化问题的根本原因。因此，可以说办公自动化问题实质上是公文处理自动化问题。

就不同层次的办公人员而言，他们要求电子化办公信息系统提供的服务是各不相同的。先说低级办事人员，他们承担的工作主要是誊写与登记。字处理（word proccessing）软件的提供就是为了补充传统的数据处理之不足

①。此类软件是利用计算机作为办公辅助手段，等于打字机带有内存功能，以

利于公文的拟撰，编辑与打印。用计算机进行这样简单的字处理是办公自动化的开端，这就相当于数字数据处理最初从以计算机代替人去进行冗烦的计算开始一样，其目的都是在代替人的手工操作。低级办事人员的工作是有结构的，易于用电子设备来代替这类工作。至于中层和领导干部的工作性质则主要是无结构的，譬如，请示汇报、参加正式会议、拟稿、阅读、分析问题、打电话、出公差，等等。这类工作一般是不能用电子设备来代替的，而只可用这些设备去帮助工作，扩大工作能力与提高工作效率。

就国外的现状而言，服务于上述三层次办公人员的电子设备与计算工艺，除起码的设备如新式复印机和微缩设备，以及必要的通讯设备外，比较典型的则有下列几种。

1. 工作站（workstatlons）。这是指在办公人员的办公桌上的一套

① 这里顺便提一下，电子计算机的处理对象本来应包括数字数据与文字数据。但由于历史的原因，电子计算机先用于科学计算，后发展到经济企业的业务计算，都是以数字数据为处理对象。文字处理的提出可视为电子计算机的一个新的应用，但就其实质而言，则应视为电子计算机的处理对象的全貌展示。

以微型计算机为中心的电子设备，外部设备可包括软盘与硬盘，显示公文（文本及图像）的显示屏（其中有些是指触屏（touch screen）或带有鼠标器或其他指示装置，以供选择屏上项目），还可与通讯网络连接。有些还可利用窗口（window）软件包，把显示屏划分为若干个长方块，称之为窗口。每个窗口与一个进程（操作系统意义下的进程）相联系，每一窗口可以独立地由用户开辟，调节大小、启动、中断、终止及消除。这样就可以进行多任务操作与执行并行过程。譬如，当在一个窗口内进行编译时，也可同时在第二个窗口内拟稿，在第三个窗口内阅读电子邮件。此外，工作台还可与本地打印机或网络有输入输出连接，也可接上电话机，提供查电话号码等功能，以扩充电话的功能。

1. 公文编辑程序（document

   editors）。公文编辑程序的功能比简单的字处理程序要强些和复杂性。它和字处理程序一样，能自动地产生、编辑与存储文件、表格及报告，但它又可以在公文中产生与处理图片，声音、形象。在显示屏上编辑时，原来是一行一行地去做，现已改为全页编辑。有些编辑程序可在显示屏上显示出 WYSlwYG 形象。wYSIWYG 是 What You See ls WhatYou Get（所见即所得）的缩写。这就是说显示屏上的形象正是或非常接近于在打印机上的输出，看不到任何编辑符号或代码，而能立刻实现空边、表式和对齐等编辑功能。有些编辑程序更确切地可称之为公文处理程序，因其包括产生、组织、拼写、核对公文。有时这类编辑程序把公文作为有结构的对象表处理，即公文是一个段、节以及格式的集合，段、节或格式又可以是由句子或曲线或表组成的。这种编辑程序提供的功能是既能处理公文的内容，又能处理公文的结构。譬如，美国就有一个在微型机上运行的商品软件， 叫“思想箱”（think iank），这是一种称为思想处理（idea processing） 的软件。所谓思想处理就是在计算机上草拟提纲，用户可利用计算机来形成方案和思路的提纲，或用以组织一项大的项目。提纲的草拟可以分层次，先是粗线条的，然后逐步求精。这样就能把提纲扩展或压缩，而能看到不同层次的详细内容。还有一个新商品软件，叫“构架”（Framework），是一种所谓集成软件（Integrated Software），包括字处理、试算表式（Spread- sheet）、数据库、绘图及通讯等五种软件。这个集成软件是以思想处理（即思想提纲的草拟）为基础而集成的。用户使用 Framework 软件时，可把一张试算表式和插图放在提纲中的一个标题下，再将其压缩。这就是一个后来似乎普通的提纲中各个标题下可以隐藏着一套全面的报表，即图表、正文及数字。形成的提纲的格式形成一套框架，框架结构是嵌套的，即框架中可以嵌套框架。

2. 试算表式。试算表式是一个二维表，其中各项可规定为同一表内或其他表内其他各项的函数，表的内容全部或部分显示在工作台的显示屏上。表中每一项的因变关系一经确定以后，某一具体项的改变立即导致所有其他与该改变项有因变关系各项随之而变。试算表式早在计算机显示屏上使用以前，就用手工来进行了。许多计算都以试算表式进行，譬如折旧计算、利润预计、标准差计算、赋税计算、净现值计算，等等。现在微型机上可用的试算表式商品软件已有好几种，其中最常用的有“苹果机”上用的

   Visicalc 和 IBM PC 用的 Supercalc。另外，Lotus l-2-3 是以试算表式为核心，配以绘图与数据库管理两种功能。最近，在美国商品软件市场上又出现一些新的集成软件，其中有 SYMPHO-NY，Framework 等，它们都包括字处理、试算表式、

数据库管理、绘图以及通讯等五种软件。有了这类集成软件，一个工作站就能凭借一种软件产品进行上述公文编撰、试算表式的计算，以及下面即将讲到的通讯网络和数据库管理。

1. 电传会议（teleconferencing）。基于计算机的电传会议系统是把会议的全部内容都记录下来，其不足之处是多对多的对话，而非一对一的对话。电传会议一词有时也指同步地分散参加会议，所有与会者均须同时出席在他们的工作台旁。此外声频与视频电传会议也是一种同步的会议系统，用专用的传送设备连接各特设的供实时会议用的会议室。所有这些工具，其最初使用虽不像预期那样受到热烈欢迎，但却部分地代替了一些面对面的会议。

以上简介了办公自动化所用的几种主要电子设备与计算工具。前面已讲过，三个层次的办公人员对办公信息处理的要求是不一样的。办公自动化的提出最初主要为了低级办事人员的工作自动化。这类办事人员的工作台以字处理为主，也经常进行公文编辑。中层干部，尤其是企业中的中层管理人员已有管理信息系统为其服务，供存取数据或定期地产生报表。后来发展起来的交互式实时决策支持系统可供各级主管决策人迅速存取数据与各种模型， 根据模型即可将原始数据进行汇总概括以及外推预测。今后的发展可以预料，人工智能技术以及专家系统将成为办公自动化信息系统中的一个重要组成部分。因此，总起来讲，办公信息系统应是一个集成的信息系统，除包括上述各部分外，还应包括人工的文犊工作以及电话系统。这样全面集成的办公信息系统才能充分满足所有三个层次的办公人员的办公信息之需。

就国外情况而言，现未达到这种全面集成的水平；其发展亦如数据处理系统的发展一样，先做到低级办事人员的办公工作的自动化，然后向纵深发展，使每个办公人员，尤其是中层主管人员以及高层领导都有一个先进的工作台，能做公文编辑、试算表式计算、存取数据，以及甚至可通过联网与其他工作台通讯，以便逐步形成一个集成的办公自动化信息系统。

在讲述办公自动化时，可按其工艺分三方面来说，即公文的拟制，讯息与公文的传播，以及公共数据服务。

具体到我国的情况，由于我国技术水平和技术设备还比较落后，要推行办公自动化，更需有计划有步骤地进行。首先，单就大城市而言，恐非每一单位都有一台新式复印机，现在打电话还不太方便，尤其是长途电话，只有部分单位有电传与传真设备，有缩微设备的单位也并不多。这些现代化设备都是办公自动化的必要的技术基础，具备了这些设备，才能谈及上述意义下的真正办公自动化。再就计算机的利用来说，现在许多微型机已配有汉字处理，可说是一个技术上的突破。但作为公文编辑的手段来看，需待改进的或者说需待新的突破的还不少。更何况汉字处理系统尚无统一标准，也不利于推广使用。因此，在我国推行办公自动化宜分几步进行：第一步是先打好办公自动化的起码的技术基础，即每一单位尤其是大单位应配有复印机或轻印刷设备，任何公文、报表等等都能立即复印出来，还需有必要的通讯设备及缩微设备。第二步是设置工作台。先从每一办公室有一工作台开始，然后逐步推广。第三步是工作台的联网通讯，再逐步发展到电子邮件和电传会议。第二步和第三步不一定要截然分开，第二步进展到一定程度，在条件成熟时， 就可以做一些联网试点，以便推广。同时，在这两步内还要进行技术引进与研制，汉字处理的改进，数据库的建立，管理信息系统与决策支持系统的建

立以及这两种系统与办公信息系统的接口联网，以及其他计算与通讯工艺的可能利用均须考虑在内，根据需要与可能同时去做。