第四节 数据转换

数据转换工作是系统实现中常常被忽视的一项重要任务。从表面上看， 这项工作似乎很容易，只是繁琐的简单劳动。事实上，这一工作并不简单。首先，要把原来系统中的数据整理出来，其工作量是非常大的。在一般的手工处理的信息系统中，信息缺少、不一致的情况是常常发生的。出现这种情况时，必须由有经验的管理人员来补充，其他人是做不了这项工作的。这一整理工作应该尽早开始进行，决不能等机器。其次，把整理出来的数据转化为新系统所要求的格式。进行这项工作的人，必须完全了解新系统的设计， 并应对于这一转换的方法、原则十分清楚，否则就会出岔子，即使找一部分录入员或其他人员来帮忙，也总需要有能掌握全局的人员来组织管理并及时解决各种意外情况，在数据整理出来，录入人员把数据送入机器后，必须进行种种校验。校验发现的错误可能有四个来源：原始数据就是错的；整理时抄写或计算错误；录入人员的错；检验程序本身的错。因此，必须利用计算机和手工两方面的功能去分析及纠正这些错误，这一工作是十分难做的，必须有高度的负责精神和充分的耐心。但是在实际工作中，这些困难往往被大大地低估了，应引起充分注意。

做好数据转换工作需要有几方面的条件。首先，项目负责人的重视，必须充分估计其工作量和可能遇到的困难，安排足够的力量去做好这一工作。其次，要得到管理人员的理解和大力配合，数据转换工作中许多问题的处理要由管理人员来决定。第三，要充分利用计算机的能力来帮助我们查错及改正错误。必要时还需要为此目的编写专用程序。

在各种不同的系统中，数据转换工作的数量和困难程度也不同。以情报检索、档案管理为主要目的的系统在这方面的工作量最大。此外，财务、工资、库存等系统也需要进行不少数据转换工作。