三、系统弱点的分析

分析系统的特点，一方面是为设计准备条件，另一方面也是为抓住系统的弱点，以便确定项目的主次方向。

任何一个实际的信息系统，总会有这样那样的弱点，只是人们往往没有自觉地认识到它们。在系统分析中，系统分析人员的重要任务之一是明确地指出这些弱点。

系统弱点的分析是在目标分析与特点分析的基础之上进行的。目标分析把组织目标与信息系统目标联系起来，指出管理工作的信息需要，这一需要与实际系统效率、功能的差距就是系统的弱点或不足，差得越多，弱点也就越突出。在这方面是可以提出定量的指标的。同样，特点分析的结果为我们寻找系统的弱点提供了线索。系统的弱点常常正是由于对系统的特点没有正确的认识或充分的估计，而盲目地按一般规律去设立机构、安排工作所造成的。

因此，系统分析人员应该以目标分析、特点分析的结果作为基础，与系统现状进行对比，抓住系统的弱点。在分析时应注意以下三点。

对系统弱点的认识是要经历一个反复的逐步深入的过程的。系统分析一开始，在接受任务时，我们马上就会得到关于系统弱点的某些看法或说法。但是这些看法或说法常常是很表面的、很肤浅的，只是罗列了某些最表面的现象，它们是有待深化的。只有经过初步调查、可行性分析、详细调查、特点分析等步骤，才能逐步深化。即使使用者本人，也需要在讨论中逐步抓住主要的本质的弱点。例如，组织的目标、信息系统的目标，项目的目标在系统分析的初期就应明确，以成为以后工作的依据，然而在系统分析进行到特点分析时，又会反过来使目标进一步落实与具体化。一直到编写系统规格说明书时，目标、特点、弱点才最后确定。因此，无论系统分析员本身还是使用者，都应该树立一个逐步深入认识的思想，把这些重要看法的形成贯穿于系统分析的整个过程。
在弱点分析中必须分清主次。信息系统的弱点具有许多共同点，如信息收集不完整，传递加工太慢等等。如果平铺直叙地罗列出来，就很容易流于一般化，对实际工作无所启示。系统弱点的分析必须重点突出，按实际系统的情况，排出优先次序，这是系统特殊性的一个重要方面。同时，这也是下一阶段制订分阶段分步骤改善系统的计划时的重要依据。
对弱点的分析应尽可能给出定量的数量界限，即要求具体化。例如信息传递速度太慢，如果我们把它作为弱点之一，那就应该指明现在实际速度是多少，期望达到怎样的速度，差距多大，否则这一弱点分析就没有什么作用。

总之，应该把系统的弱点具体地、准确地、主次分明地归纳出来。