第一节 信息系统工程的方法

针对信息系统的具体情况，系统方法的基本观点与方法主要体现在信息系统的认识以及改造工作的组织方法方向。

系统分析就是用系统观点去分析、认识和改造客观事物。那么，什么是系统的观点呢？或者说，怎么用系统的观点看问题和做事情呢？

人们认识到，要认识一个系统，只认识它的各个组成部分是不够的，还必须认识它的各部分之间的相互影响和制约关系。如果把一个系统中的某一部分从系统中割裂出来，就不能正确认识其运动规律和性能特点，在认识和处理各种各样的系统的过程中，人们还逐步形成了系统的层次、环境、边界、子系统等概念，对于系统的概念、模型、描述方法、评价方法、改善途径等一系列问题进行了探讨。这些理论研究形成了若干专门的学科，如一般系统理论、控制论等。

这些理论在各种领域中得到了广泛的应用。信息系统的分析与设计也正是从这些理论中吸取了研究系统的方法，用来指导信息系统研制的实际工作。

针对在信息系统研制工作中的经验教训，系统分析方法强调以下几点。

1. 在考虑计算机应用时，必须首先考察具体单位和组织的总目标，研究为了完成这个总目标，信息系统应该完成哪些信息处理工作，目前完成的情况如何，需要做哪些改进，计算机可以用在什么地方。这是我们考虑计算机应用所应该遵循的思路。

2. 计算机应用工作应该以管理人员，特别是决策人员的需要为出发点，不但一开始就必须从他们的要求出发，而且在整个工作过程中，必须经常地与他们交换意见，以便切实保证所研制的系统符合他们的要求。

3. 按照上述原则，严格地划分工作阶段，保证工作按计划育步骤地进行。划分阶段的原则有两个方面，一方面是先把系统对信息的要求切实弄清楚，再去考虑把计算机用到什么地方，而不是相反；另一方面是在上作的每一个关键处，都需要与将来使用系统的管理人员交换意见，在没有和他们取得一致意见或得到他们认可之前，决不贸然开始下一阶段的工作。

（1）由于系统的复杂性，必须寻找一些简明有效的表达上具，以便记载与描述信息系统的现状，描述和讨论计划与设想。这些工具必须能够充分地表达与信息处理有关的各种事实，同时又心须是通俗易懂的，尽量使各行各业的人便于接受，以便交换意见统一思想。

（5）由于改善信息系统的工作是一个复杂的过程，涉及面广，持续时间长，因此，必须把工作的成果认真地用书面形式记载下来，并已妥善地、有秩序地成文归档，以便查找使用。

这些方法的要点是把企业或组织当作一个系统来分析。

把组织作为系统来分析，首先要明确其目的。这几乎是个常识性问题， 任何一个组织均有其目的和宗旨。譬如，工业企业是制造工业产品的（例如， 汽车制造厂是制造汽车的），商业企业是买卖商品的（例如，服装商店是买卖服装的），学校是培养人材的，医院是治病的，等等。一个组织的目的和宗旨决定了其主要业务是什么。一个工厂设立一个门市部出售其商品，但并不改变其目的或主要业务仍为制造产品。

其次是确定组织的界限或范围。界限或范围是根据组织的目的和宗旨来

确定的。界限划分后，即可区分出组织及其所处的环境，从而能具体分析组织的输入与输出。组织的范围愈大，其输入与输出也愈复杂。譬如，一个农、工、商联合企业的输入与输出，就比一个单农或单工或单商的企业的输入与输出复杂得多。

再次是分析输入与输出。一个系统的基本组件是流（输入流与输出流） 与处理过程；而组织在其流（处理）过程中经常要与各式各样的流打交道。要很好地了解一个组织的活动，需具体分析其中所包含的各种流。因此这里需要多作一些说明。一组织在运行中经常通过的流有如下几种。

1. 物资流：譬如工厂输入原材料与零配件，经过加工制造过程，输出成品；商店进货，经过销售过程，把货卖给顾客。这些都属物资流。

2. 事务流：事务是指系统与其外部环境或子系统之间发生的交往活动而引起的一系列信息处理活动。例如，上述工商企业接到订货单，便有开发货单、发票、记帐等信息处理活动，它们统称为订单处理，这就是一项事务。再如政府经济行政管理部门接到下级的请示报告，经过调查研究和有关主管人员分析讨论，协调不同意见，作出统一决定，作为对下级的指示，这也是一种事务，可称之为请示报告的处理，这两种事务流的例子有一个重要不同之处：工业企业是制造和出售产品的，商业企业是买卖商品的，这是它们的主要业务，事务是随其主要业务而生的，如原材料的购买、产品的购进与售出，等等；这就是说事务流是伴随物资流而产生的。上面提到的政府经济行政管理部门的例子与工商企业的例子不同，如不同时存在物资流和事务流，

   这里的主要业务是事务，即情况的处理。

3. 货币流：这是指资金的支付，如购买原材料的付款，工资的付给，

   等等。货币流一般是伴随物资流和劳务付偿而产生的，但在银行业务中货币流则随存取及信货业务（即事务）而产生。

4. 人员流：这是指组织内工作人员的增减和流动。

5. 机器及设备流：这也是一种物资流，指的是机器、设备等的买卖和流动，使之区别于专指物质生产的物资流。

6. 信息流：这是指人们在进行任何活动时互通情况的通讯联系，其具体的物理表达形式是多式多样的，如古代的烽火、手示、旗语、语言口述、书面文字、数字符号、电子邮件，以及现代化的电视通讯，等等。以上各流在一个组织内的出现，都各自同时伴随着一个信息流的产生，例如，一个产品制造的物资流，总伴随有生产计划安排。领料单、出料单、生产记录、送货单、入库单以及其他等等的信息处理活动。信息流经常贯穿于组织内每一活动中。可以说没有信息流就没有组织的活动。信息的物理表达为数据（以下将再详述），票据、凭证、函电、公文等等均为数据附寄于其上的不同的具体形式。事务流的具体表现也是数据流。因此，信息流和事务流往往会存在于同一渠道内，而不易区别，其区别的重要标准是，信息是用以控制其他流的，而事务则为被控制的对象。

信息流在所有各流中有特别重要的意义。第一，任何其他流的产生与存在总伴随有信息流的产生与存在。第二，信息流是对其他流进行控制的依据。反馈在社会经济系统中是指信息的反馈，因此系统的反馈是通过信息流来实现的。

根据上述对组织的目的与任务的分析，以上各流中总有一个主流决定一个组织的性质，即其主要业务是什么，比如，工商企业的主要业务是物质生

产和商品流通，其主流即为物质流。银行、工商企业的总公司以及政府机关等等主要不是从事物质生产和商品流通，其主流是事务流或信息流。抓住主流，即可以把任何一个组织的活动大致分为三类：主流活动、参谋辅助活动以及总务行政活动。

一个组织的主流为物资流时，其主流活动包括订货处理、库存管理、生产安排与控制、进货与收货、质量控制及维修等工作。参谋辅助活动主要是设计与研究工作，包括战略性计划工作，如经济与市场模型、模拟、决策研究、投资分析及设备设计等；市场分析与预测；以及工程技术问题的研究与试制，如产品设计，工程项目的控制、数控、工业工程及其他有关方面的问题。总务行政活动主要是财务会计和人事工作，当然也包括总务工作。

这三类工作是任何一个组织内部都有的，因为它们都分别为上列各种流的具体内容。不过，随着一个组织的主流的不同，一个组织的主流项目在另一组织内即变为非主流项目，而且包括的工作项目的类别和数目也各不相同。在一个主流为非物资流的组织中，主流活动是事务或信息的处理，因而在物资流为主流的组织内的某些非主流活动，可能在主流为非物资流的组织中成为主流活动。譬如，银行业务为存取信贷，会计工作即属于其主流活动。一个工程设计组织中工程技术工作的研制即为其主流活动。工商企业的总公司和政府机关主要是确定方针政策和制定计划或根据上级指示制定业务与工作计划，向下传达；这类组织的主流活动即为战略性计划工作及财政预算的制定，政府的人事部门的主流活动即为人事工作，如此等等。在这些主流为非物资流的组织中也存在物资流；例如，我国科研单位及学校中也有研制和出售产品的，即使不属此情况，因业务和工作需要，也存在商品的购置与库存管理等等的物资流，但这种物资流的存在并不构成该组织的主流活动。

对组织的分析，除上面已谈及的各项任务外，还需了解系统所受的各项约束条件。约束是对输出所加的种种条件。一般他说，需要什么样的输出，就要求有什么样的输入。例如，做毛料衣服，就要用毛料，而不能用布料，更谈不上用纸了。再进一步的约束条件就得通过系统的处理和操作来实现，例如，毛料西服上衣要求不带兜盖，后摆单开页等等，都需通过缝制过程来实现。所以要分析了解系统所受的约束，宜全面地从输出、输入以及处理过程等方面来考察；尤其是在社会经济系统中，考察一个组织所受约束时，更宜尽可能全面分析了解社会、经济、政治以及其他环境因素对所加的限制。总起来讲，把组织作为系统来分析，是进行信息系统分析的基础和出发

点。因为一个组织是靠掌握信息来有效地进行其活动的，而信息系统要能很好地提供一个组织所需的信息，就心须首先具体而细致地了解其服务对象。当然，这里讲的仅是一个非常概括的轮廓，详细的讨论将在本书第四部

分中介绍。