第五节 系统说明书的形式

经过调查、分析，最后要写出名为系统规格说明书的工作文件（简称系统说明书），并提交决策部门讨论审查。这个文件在整个系统研制过程中起着重要的作用。

对于系统分析人员来讲，系统规格说明书反映了系统分析人员对于现行系统的认识和理解；另一方面，它又表达了系统分析人员对项目如何进行的总的设想。前一方面是工作报告，有待领导和管理人员的审核，看它是否符合实际；后一方面是向领导和管理人员提出的建议，需要得到他们的同意和批准。因此，系统规格说明书实际上是系统分析人员的一份答卷。高质量、高水平的系统规格说明书应该简明扼要、抓住系统中信息处理的本质，恰如其分地指出现行系统的问题与弱点，充分说理地、令人信服地提出改善的方向及逻辑上的设想及方案。

系统规格说明书主要包括以下几项内容。

1. 系统概况。我们的工作是为某一特定的系统而做的，这个系统是我们讨论问题的背景及舞台。因此，首先要求对系统的情况作一高度概括的描述。具体地说，应该简要地说明该系统的目标、行政归属、有关的外部实体、对外部环境的主要输入输出、与类似系统相比主要的特殊之处、主要的业务类型等等。其次，需要给出最主要的数量界限，以形成对系统规模的基本印象。例如，系统的人员数量、基本经济指标（总产值、投资、利润等）、主要业务的数量等等。这一概括描述的主要目的是形成对项目背景的基本认识，以便开展以下的讨论。因此一方面要力求简明扼要，另一方面要列出主要的外界限制条件，这些限制条件在以后的讨论中是十分重要的。所以，这一描述不能是没有内部联系的事实的堆砌，而应是在大量事实基础上，有选择地组成的有机整体。为了做到这一点，系统分析人员是要下一番功夫的。

2. 项目的目标。这里的项目目标应该是在可行性报告中的项目目标基础上，进一步加工的结果。经过详细调查研究，我们对系统的情况已有具体的深入的了解。因此，对组织目标和信息系统目标的表达可以更加具体，更加有针对性，项目目标也就可以更加确切。一般来说，在这里，各种定量的指标可以更加细致，需要增加的各种功能也可以更加明确地规定下来。由于我们是把可行性分析作为系统分析的一部分来看待的，因此，可以说这里所规定的项目目标才是最后确定下来的项目目标，而前面可行性报告中还只是一个初步成果。不过，可行性报告中的项目目标是已经与使用者讨论过的，

   任何变动都应再次得到使用者的认可。事实上，如果这种变动只不过是进一步确切化或更准确的描述，那是不会带来什么问题的。

如果是把原先的定量指标进一步加以改善，那么使用者也是不会提出异议的。问题在于，如果是给原先没有定量指标的目标增加定量的指标，或者发现原先的定量指标过高，需要降低要求，那么就必须明确指出，而且要说明理由，以便在讨论系统规格说明书时，与使用者商讨并取得使用者的同意及认可。由于以上情况，在系统说明书中，应该对系统目标进一步明确描述， 这就是项目目标的定稿，以后不应再做随意的改变。

1. 信息系统的现状。我们的目的是改善系统的信息处理功能，所以，

   必须首先说明系统中信息处理工作的现状。在前面所讨论的调查研究工作中，我们收集了这一方面的大量材料，要在系统规格说明书中把这些内容统

统表达出来是不可能的。对于使用者或参加讨论的其他人员来说，也是不必要的。我们应该按照这样两条原则来精选我们手边的材料，首先，要把系统的全貌概括地表达出来；其次，要把准备改动的部分表达清楚。关于前一方面，当然是以数据流图为中心，因为它是全系统信息处理工作的综合的抽象的描述。为了使图形清晰，归入系统规格说明书的数据流图可以进行一些合并与简化，以便突出系统的总体结构。也可以采取分层表达的方法，画一个粗略的总的数据流图，再补充若干详细的局部的数据流图。如前所述，数据流图的内容是需要进一步补充的，但数据字典等详细内容则不能全部列入系统说明书。在必要时，作为附件放在系统规格说明书之后。另一点则是选择准备加以改动的部分，进行比较详细的说明，某一子系统、某一业务处理过程、某一数据存储是我们准备建议修改的，我们就应该加以比较详细地说明， 可以用以前列举的各种图表及表达工具，其目的在于为下一部分提出修改意见作准备。至于我们不准备提出修改建议（包括加强某一环节的建议）的有关细节，当然就没有必要详细描述了。这一部分的书写很容易过于冗长、重点不突出。因此必须明确，编写系统规格说明书的目的在于论证我们提出的方案的必要性及依据，不在于罗列我们的工作成果或所花费的艰苦劳动。

1. 对信息系统改善的建议。这一部分是系统规格说明书的核心部分，

   前面各项都是为此做准备的。在这一部分中，我们要简单明了地提出系统变更的意见，明确地给出我们所设想的系统的蓝图。一般来说，可以是首先列举出修改的几点指出问题，提出修改意见。然后，用新系统的数据流图绘出我们所设想的新系统的概况。在这一部分，要注意的首先是充分的足够的依据。我们提出的修改意见，都应该是围绕着系统目标和项目目标的，每一条都是有针对性的。如果任何一个不带偏见的旁观者，都能够从前面的情况介绍中，顺理成章地、水到渠成地想到或接受这样的修改建议，那么，这一次系统分析工作以及系统规格说明书的编写就是成功的。另一点需要注意的是，在提出修改建议的时候，尽量不涉及或少涉及具体的技术手段，即尽量只就信息系统本身的改善、从信息处理的角度提出问题及修改意见。因为从事管理工作的人员一般对于信息处理的技术，如计算机、通讯技术并不十分了解，对于使用什么具体技术手段无法进行讨论，这些技术细节是下一阶段物理设计的任务。我们在这里需要的是就信息系统改善的原则与方向达到一致的意见。因此，我们尽量把具体技术手段的选择放到最后一个阶段去。当然，在实际工作中，有时很难截然分开。例如，我们的实例中，很明显，为了实现对各种文件的随机查询，应该把它们从手工帐本改变为计算机中的数据文件。但是，我们应该尽量避免过早地限定实现手段，这一方面是为了集中解决逻辑模型的问题，同时也是为了给物理设计留有较大的选择余地。

2. 费用及效益的初步估算。这是上一点的补充。由于具体的技术手段尚未确定，费用及效益是无法准确地给出的。作为使用者来说，在决定是否进行系统的修改时，必然要考虑项目的费用和效益。为了便于讨论，系统分析人员需要通过与其他项目的类比或根据经验的估算，对于费用和效益，提出初步的估计。为了使这一估算比较符合实际，应特别注意系统中的各个环节之间的配合和衔接，把可能发挥的效益或潜力与实际能够发挥的作用区分开来，防止把费用估计过低而把效益估计过高。这一点在可行性分析部分已经详细讨论过，这里不再重复。这一次估计应该比可行性分析时具体落实一些，但费用和效益的最后确定，则应等到系统设计，即物理设计的最后完成

才能进行。

以上是系统规格说明书的主要内容。系统规格说明书的编写反映系统分析工作的水平，应该认真对待，切实做到情况清楚、观点明确、论证有力、简单明了。

由于客观情况的复杂，事情往往有不止一种做法。信息系统的改善可以有各种不同的途径，如果加上不同的步骤与优先次序，那么，实际信息系统的改善工作总是可以有不同的方案可供考虑的。系统分析人员应该尽可能拓宽解决问题的思路。即使不考虑物理实现的手段，也可以设想若干种改善的方案和不同的实现步骤。系统分析人员自然会从自己的角度出发，确定哪个方案比较好，或先做某一部分的工作比较好。但是使用者的目标、优先次序的考虑以及资源及其他限制条件，我们不可能完全掌握。因此，只提一种方案是不合适的，那将使使用者处于被迫接受的位置。比较妥当的方法是，提出几种可供选择的方案，尽可能客观地说明这些方案的利弊优劣及费用效益，把选择权留给使用者。这些不同方案可以由一个小组提出，也可以由若干个不同的小组提出。这种做法有助于发挥各方面的力量，集思广益，取长补短，取得最好的效果。即得到最合乎实际、投资最少、收效最快或最大的改善方案，而这正是系统分析的目的所在。