公文的制发与行文关系

（一）公文的制发：

制发一份完整的公文，要经过一定的工作程序，主要包括以下几项： 1.拟稿：机关里通常说：“谁的事，谁拟稿。”一般日常公文由秘书部

门和业务主管拟稿，重要的公文由主管领导人亲自拟稿。拟写公文稿件要注意以下几点：

符合国家的法律、法规、方针、政策及国家有关的规定。在提出新的政策规定时，要切实可行，并加以说明。
公文内容要重点突出，情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅尽可能简短。
公文中人名、地名、数字及引文要准确。引用公文时要先引标题，后引发文字号。日期要完整地写清年、月、日。公文中必须使用国家法定计量单位。
公文中结构层次序数第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。
公文中用词用字要准确、规范。使用简称时应先用全称，后注明简称。
公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字外，一律应用阿拉伯数码。拟稿时，各机关都备有印好的拟稿纸，样式可参考下面“拟稿纸”样：

核稿：核稿工作由各单位的办公室秘书及办公室主任负责。这项工作是在公文草稿完稿后送交领导签发之前进行。为保证公文的质量，核稿时要认真审核是否需要行文，审核稿件的观点、文字、内容、文种使用、体式等各方面是否合格。通常称这项工作为“把关”，也叫“ 把口”。《中国共产党各级领导机关文件处理条例（试行）》一文的第五章中和国务院秘书厅 1964

年 2 月 21 日提出的《关于秘书工作部门对公文稿进行把口的几点意见（草稿）》中有详尽的阐述。核稿人员必须认真参照。

签发：签发是公文成文的最后一关，经有关领导人核准签发的公文即成定稿，定稿的公文即产生效力。经会议讨论通过的文稿由办公室主任代签，注明“何时、何会议通过、××代签”样；重要的涉及面广的必须由正职或主持日常工作的副职领导人签发；经授权，有的公文可以由秘书长或办公厅

（室）主任签发。

签发文件不得在装订线外书写，签发。用墨必须符合存档要求。

制发：制发指把经过签发后的公文送文印部门印刷。经过印制并校对无误的文稿就成了正式公文。在印制和校对的过程中要特别注意以下几点：

（1）注意严格按照公文格式进行缮印；字迹要大小适宜、清楚、整洁、匀称、美观；要注意避免末页无正文。（2）注意保护原稿，不得涂抹、污损；在校对过程中，如遇对稿件存在疑问时，要向承办人提出，不得擅自改动。

在印制过程中要注意保密。上级行政机关的秘密公文，除绝密和不准翻印的以外，经下一级机关负责人或办公厅（室）主任批准，可以翻印。翻印时要注意翻印的机关、时间、份数和印发范围。密码电报不得翻印、复制。明码、密码电报不可混用。秘密文件在使用传真机、计算机传输时要用加密装置。绝密公文不可以利用计算机、传真机传输。
印好的公文要按规定加盖印章，政府公文盖章才有效。

封发：封发是公文制发阶段的最后一道手续，包括以下几项工作。

发出文件要经过严格的登记，以便于管理，便于查找，登记时要将公文顺序号、发文日期、发文字号、公文标题、附件、密级、份数、受文机关，签收人等详细登记。登记后的公文就可以封装发出了。
封装好的公文要在封套上写清受文机关的地点、机关全称，收件人等。重要文件是写负责人亲启字样，一般文件可写××办公室收，密级及缓急程度要写在封套的左上角。
凡属应回收的文件，要写明收回日期，按期收回，在封套背面要预先贴好回执单

归卷：公文一经加盖公章即成正本，凡本机关制发的文件，形成正本后，要留一式 2－3 份，连同定稿一齐归卷保存。

从拟稿、核稿经签发、制发、封发到归卷存档是制发文件的全过程，每一环节都要认真完成，否则任何一个环节的疏忽都可能造成不良后果，各环节负责人要各负其责。

（二）公文的收文阶段：

登记：登记公文采用登记卡或登记本。大中机关，收文量很大，使用的是两联的登记卡，登记完毕一联存查，一联送承办部门，办理完毕退回收文单位。收文登记的项目包括：来文时间、来文机关、来文字号、来文标题、密级、份数。
分办：收到公文后要分别不同情况做出处理，如送机关领导批办，直接转有关部门办理等。这项工作，首先由中枢秘书部门或职能部门内专管公文处理工作的人提出该文应由何部办理以及应如何办理的初步意见，作为领导批办的参考。
批办：批办是机关领导人或中枢秘书部门负责人，即办公室主任或秘书长提出该文办理部门及办理意见的程序。
催办：催办指对公文办理情况的督促和检查。这种督促和检查程序保证了公文精神的及时贯彻，避免办事的拖拉。对送领导人批示或交有关部门办理的公文，文秘部门负责定期催办、查办，紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办。对于下发的公文，要及时了解反馈、执行情况。
归档：公文所述的事项办理完毕，根据公文立卷归档的有关规定，要及时将公文整理好，立卷归档。
销毁：对既无存档价值，又无存查必要的公文，经主管领导鉴别、批准以后即可销毁。机密文件要经过登记后在专人监督下进行销毁。现代办公机器有专门销毁文件的功能。

公文从制发到归档和销毁，是公文完整的行文程序，各项办理程度手续

严格，职责明确，简便迅速。

（三）公文的行文权限：

公文的行文权限十分明确，因职权的不同，国家行政机关的组织关系包括上下级关系和平级关系二种。在上下级关系中还要分为处于同一系统中发生直接上下级关系的和处于不同系统不发生直接关系的。前者称隶属关系，后者属不相隶属相关。根据我国有关法律规定，有隶属关系的上下级之间，上级可以行文指挥下级。像命令（令）、指示、决定、通知、批复等公文都是直接上下级开展工作的依据。这类公文是下行公文。在平级之间、不相隶属机关之间，没有领导与被领导的关系，没有相互指挥和服从的权力和义务，因此只有知照性和相互联系的平行公文，如公函。下级机关一方面接受上级发文，遵照执行；一方面在工作需要时及工作的各个阶段都要向上级行文，如请示、报告等，称上行公义。

按照惯例，上行公文和下行公文都要依照直接隶属关系逐级行文，不可越级行文。如遇紧急情况或特殊情况，必须越级行文时，必须同时抄送所越机关。