公文结构及公文体式结构的规范化

结构的规范化指的是《国家行政机关公文处理办法》中规定的十二类十三种公文的格式。它包括发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分（如图）。

下面就公文格式中的主要项目写法作一简要说明。1.发文机关

发文机关，是公文制发机关的标记，是公文版头的主要内容，由发文机关的全称，或规范化简称加“文件’二字构成。

标题

标题，是指某一公文主题的概括性名，一般由发文机关、内容、文种三部分构成，如《全国人大常委会关于加强社会治安综合治理的决定》。有版头的公文，标题中可省略发文机关；联合行文，应把主办机关徘列在前。

公文的标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文机关，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章史称加书名号外，一般不用标点符号。

发文字号

发文字号，指发文机关对所制发的公文依次编排的顺序代码。其作用是便于查找和对公文进行统计和管理。发文字号由机关代字、年份、序号构成。如：国办发[1993]81 号。发文机关代定要科学、简明，一经确定，应固定使用。一件公文只有一个发文字号，联合行文时，只标注主办机关的发文字号。

主送机关

主送机关，指收受公文并对公文负主办或答复责任的机关的全称。在标题之下靠左顶格书写。除普发性文件外，一般一份文件只能选择一个主送机关。

正文

正文，是公文的主体部分。其作用在于阐述公文的内容，表达发文意图。正文大致分三个部分：开头部分，往往交代发文的缘由；中间部分，表述公文的主要内容；结尾部分，一般是根据发文机关的意见和要求，写一个简短结语。

附件

附件，是指随文件发送的其它公文或材料。有一类附件与公文正件具有同等效力，其作用在于进一步补充和完善公文正件的内容。另一类附件不具

备实现执行效用，只为受文者正确理解和执行公文正件提供参考。因此，“附件”只是一种处理形式，并不意味着附件不重要。

公文附件应当放在正文之后，成文时间之前，并注明附件顺序和名称。一般标注于正文左下方。

印章

印章，是指加盖公章。印章是机关权力象征，加盖印章是公文生效的凭据。除会议纪要外，其它公文均需加盖印章。印章盖在发文时间的中间。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，联合发文机关都应加盖印章，一般将主办机关的印章盖在发文时间的中间，其余的盖在它的旁边。

成文时间

成文时间，指形成公文的确切时间，用以表明公文生效的日期。单独行文，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。电报，以发出日期为准；经会议讨论通过的公文，以会议通过日期为准。一般例行公文，如批复、函等，以实际发生时间为准。成文时间，要求用汉字写全具体的年、月、日。

附注

附注，指对正文的某些内容或有关事项、要求的注解与说明。对一些不便在正文中直接解释、说明的名词术语或公文的阅读范围、使用方法等，通常置于附注中加以解释。其作用在于简化正文，便于阅读。

主题词

主题词，指用以揭示公文主要内容和归属类别的并经规范化处理的词语。主题词的作用在于表现公文主题的核心内容，为主题检索法的运用提供检索标识。文件应当标注主题词，上报的文件，应当按照上级机关的要求标注主题词。主题词书写在文尾横线之上，由左向人排列，词与词之间空一格，不用标点符号。

抄送机关

抄送机关，指收受公且只需了解公文内容而不需要承办或负答复责任的机关。其目的的是使这些机关及时了解公文内容，在必要时给予指导和配合。

上述十一项是一般公文常要写进去的，另外，对于重要公文还要写明秘密等级、紧急程度。秘密等级分绝密、机密、秘密；绝急电报分特急、加急、平急三种。在上行公文中应当标注签发人。签发人指代表机关最后核查并批准公文发出的领导人姓名，以表明发文的具体责任者。签发人标注在公文首页发文字号的右侧。印发机关和时间是对公文承印章位、印发日期、印刷份数等情况的介绍。其作用在明确公文印刷质量、时限的责任归属，并便于受文者直接与印发单位取得联系。