搜集、选择材料

一、搜集材料

材料是构成文章的要素。就一般文章的写作而言，缺少材料，文章就会干瘪苍白，缺乏血肉；而行政文书却是以材料为基础形成的，缺乏材料，就无法形成文章的观点，也就无从动笔。因此，广泛地搜集和占有材料在行政文书的写作中显得尤为重要。

搜集和占有材料，一要“多”，二要“全”。正如茅盾先生所说：“采集之时，贪多务得，要跟奸商一般，只消风闻得何处有门路，有货，便千方百计钻挖，弄到手方死心，不管是什么东西，只要是可称为‘货’的，便囤集，不厌其多。”（茅盾：《有意为之——谈如何收集材料》）

对行政文书写作来说，搜集材料的途径主要有两种。一是在平日工作中随时搜集各种资料。一般说来，这些资料包括以下各类：

上级的精神。包括直属的上级机关，直至中央的有关文件，中央和地方各级权力机关所制定的法律、法令的法规。

下级和其层单位的情况。搜集有关的书面材料，例如下面报送的，写作者自己汇集的有关情况、资料、数据、图表等等。

本单位的有关文件。主要是掌握过去有过什么规定、指示，把现在同过去衔接起来，保持政策的连续性。

同级单位和不相隶属单位的有关材料。主要是了解与写作任务有关或同一类型的问题，作为借鉴，打开思路，解决实际问题。

有关的报纸、杂志材料。

二是要善于带有问题去调查、搜集材料。写作者经常带着问题到基层或有关单位进行调查研究，是搜集掌握第一手材料的唯一途径。特别是在接受了写作任务之后，带着一定的问题去调查，显得尤为重要。调查研究搜集材料要敏锐，要善于发现和捕捉新事物、新动向的“火花”。调查时，切忌先入为主，要尊重客观事实。对那些搜集得来的材料，要进行认真分析、整理，然后分类加以储存。储存方式有两种：一种是直接储存，一种是间接储存，所谓直接储存，是将材料直接储存在大脑中。人的大脑有很强的储存信息的能力，特别是对那些经过人们认真思考、分析、整理过的信息，即认真消化了材料，记得特别牢固。

但大脑的记忆功能也有局限，要想把什么都记牢显然是不可能的。写作中常遇到这样的情况：一些当时看起来比较小的、不太重要的材料，在说明某一问题时，突然觉得它很有用，很能说明问题，但一时又不能完整地回想起来，连它的出处也记不起了，这时毫无目的地去找，既费时，又费力，还难以找到。如果我们能采用间接储存的方式，遇到类似的问题就好办了。所

谓间接储存，是用制作材料目录、做笔记、摘记和卡片等办法来储存材料。古人云：“不积小流，无以成江海。”写作材料，只能靠平日一点一滴

地积累。积之愈厚，发之愈薄。写作者只有广泛地搜集占有材料，才能在文书的制作中左右逢源。

二、选择材料

搜集、占有材料，要多多益善。采集到材料后，接下来就要对它进行筛选。对如何选材，茅盾先生也有过形象的论述，他说：“选用的时候，可就要像关卡的税吏似的百般挑剔了；整整一卡车的‘货’，全要翻过身来，硬要敲一敲，软的要们一把，薄而成片的，还得对着阳光照了又照，——一句话，用尽心力，总想找个把柄，便扣下来，不让过卡。”（茅盾：《有意为之——谈如何收集材料》）有无材料，决定着文书能否形成；而材料质量的优劣，直接关系到文书效果的好坏。那么，究竟如何选材呢？一般说来，应注意以下几点：

选择真实的材料

真实，是文章的生命，而文章的真实又有待于材料的真实，因此，选材必须选择真实的材料。所谓真实的材料，一方面是说材料所反映的情况是客观存在的，确有其人，确有其事。材料涉及的时间、地点、人物、事件、引文，数据等必须绝对真实，即使是“细枝末叶”也不能虚构。有一则材料，说的是某地农民大搞农副产品加工。他们一年向市场投放干豆腐十六万斤，获纯利三十万元，平均每斤获得一千八百七十五元。明眼人一看就知道是假的。究竟什么样的干豆腐每斤能获得一千八百多元呢？后来一核实，实际第斤才获得一角七分。

要辨别材料是否真实，就必须对材料进行鉴别，查一下它的来龙去脉，进行仔细的核对和认真思考，有时还得去调查核实一番。马克思在他写的《资本论》第一卷里，曾引用了一千多条材料。有人怀疑其中一条有错误，马克思和他的女儿对这一条材料再次进行了查对，证明连这一条也没错。马克思这种实事求是的科学态度，值得我们每一个人学习。

所选的材料不但要求确有其人，确有其事，同时，还要求材料能反映事物的本质特征，也就是说要求本质的真实。有些材料，孤立地看，它是“真实”的，但它所反映的只是个别的、偶然的现象，并不能代表事物的整体和本质，不能代表事物发展的方向。比如，有人因买卖股票，结果亏了，一时想不开而跳楼自杀，这并不等于说发行股票要不得，股市应该取消。

总之，在行政文书写作中应选择真实的材料。用虚假材料写成的文书必定不具有指导作用，甚至会发生方向性错误。

选择典型的材料

要想提高文书的说服力，就必须注意选择典型的材料。这里所谓的典型材料，指的是那些最能代表事物本质，最能揭示客观事物发展规律的材料。由于行政文书一般要求一文一事，篇幅不长，容量有限。要想有限的篇幅中，说明某个人们迫切需要了解或需要解决的问题，那么，入选的材料必须是具有代表性的、能说明观点的典型事例。选用这样的材料，就能“以一当十”。

典型材料没有“大”、“小”之分，有时候看起来“小”的材料，同要能说明大问题。有一篇文章反映的是目前一些单位评优活动开展得既多又滥。其中举了某单位的群众，为了应付这种无休止的活动，最后采用抓阄的办法来决定谁是先进。用抓阄来决定先进，这确实是带有讽刺意味的典型材

料。

材料的典型性是相对的，它因时间、地点、范围而变化。有时，一个典型时就不典型了。因此，我们在选取典型材料时，还应注意它的针对性。

围绕主旨选择材料

选材的目的是为了更好地表现主旨，因此，紧紧围绕主旨选择材料，是行政文书选材的一项基本原则。凡是与主旨无关，不能表现和突出主旨的材料，不论其如何典型、生动、新鲜，也一律不得入选，只有和主旨有关的材料才可以考虑留下。和主旨有关，能表现主旨的材料，也不能全部用上去，还要进行一番比较，经过筛选，留下那些最能表现主旨的材料。如《中国共产党中央委员会关于建国以来党的若干历史问题的决议》第一个大问题是“建国以前 28 年历史的回顾”，说明我们党 28 年来走过的光辉历程，以及毛泽东同志在这一时期的杰出贡献和重大作用是这一部分的主旨。28 年是一段漫长的历史，能说明上述主旨的材料很多，但作者从北伐战争、土地革命、抗日战争和解决战争这四个历史阶段进行叙述，并对这四个时期发生的若干重要历史事件加以概括，从而很好地说明了主旨。