公文的表达方式

行政文书一般兼用叙述、说明、议论三种表达方式，并根据文书的性质和行文目的要求，在选用时有所侧重。如工作报告、通报、大事纪要、会议纪要等侧重使用叙述的形式，用以叙述工作的发展过程、事情的原委以及成绩与不足；发布行政法规、规章、公告、布告，制订合同、协议书侧重使用说明的方式，使人清楚明白地知晓应当遵守的规范和应当履行职责、义务等；撰写决定、讲话稿等侧重使用议论的方式，阐述论点，说明论据并加以论证。还有些内容比较复杂的公文，如总结、调查报告等还要同时兼用两种以上的表达方式，即在说明目的、根据、情况和叙述事实的基础上论证道理，阐明观点。总之，不论哪种文书，都应从实际出发，根据其性质正确地选择表达方式。

一、叙述

所谓叙述，是指把人物的经历和事物的发生、发展和变化过程表述出来的一种表达方式。叙述是一种最基本的表达方式，行政文书常用到它。

（一）叙述的要素

叙述一般具备六个要素，即：人物、事物、时间、地点、原因和结果。叙述一件完整的事件，一般要求六个要素齐备，否则将影响叙事内容的

完整性和准确性。但对“六要素”的要求不应绝对化。有时因叙述止的不同，文体有别，只要无碍于表达，无碍于接受，自然可以有所省略。有时只需强调事情的某一侧面，若拘泥于“六要素”，反而画蛇添足。

（二）叙述的人称

叙述的人称一般分为第一人称、第三人称和第二人称。行政文书中的叙述，除总结、报告、书信、电报等用第一个称之外，绝大多数都用第三人称。

（三）叙述的顺序

顺叙，是按照事情发生与发展的自然过程行叙述。采用这种方法叙述，头绪清楚，行文方便，读起来印象清晰，是一种最基本的叙述方法。行政文书的叙述多采用此法。其缺点是平铺直叙，缺少变化。
倒叙，是将事情结尾或事情发展的突出部分提前，然后再按事情发展的顺序进行叙述。倒叙能突出重点，造成悬念，引人入胜，但滥用倒叙，也会落入俗套。倒叙的手法在文学作品常见，而在行政文书中则用得不多。
插叙，是在顺叙过程中，暂时中断原来的叙述线索，插入一些其它有关内容，以补充顺叙之不足，插叙一般文字不多。行政文书常用插述来交代背景材料或解释有关内容。
平叙，也叫分叙，即围绕某一中心，分别叙述两件以上同时发生的事情。

（四）叙述的方法

叙述的方法有多种。行政文书常用的有具体叙述、概括叙述、夹叙夹议。现简略介绍如下：

具体叙述

用比较详细的语言对某个事物的细节或对它发生、发展、变化的全过程进行叙述的方法。采用具体叙述的方法，使人们对所叙事物能直接感知，例如共青团××市委《关于表彰肖××等同志英勇救列车的通报》中的一段文字：

“共青团员肖××同志是××火车站客运班的服务员。今年 1 月 30 日中

午一点多钟，她和班里的同志正在站台迎接快要进站的 243 次旅客列车。突然，在相距进站的火车三十多米处，有辆满载卧具的三轮车，由于一个车轮在接轨股道骤然悬空，连人带车翻到道心，眼看一场人死车覆的事故就要发生。就在这紧急时刻，肖××毫不犹豫地冲下站台，扑到道心，拼力往道外扒大堆卧具。共青团员李××、王××，待业青年杨××也迅速起来救援，将三轮车拼命推到了道外。也就在这一刹那，列车呼啸而过，重大伤亡事故避免了。”

这一段文字将肖××等同志英勇救列车的事迹叙述得比较详细。六个要素俱全，使人对事情的全过程有一个清晰的了解。这里，作者所采用的就是具体叙述。

概括叙述

用概括的语言对某件事情作粗略的介绍，只写概况，不写具体细节，叫概括叙述。概括叙述的方法在行政文书中用得十分广泛。概途的目的是为了展现事物的全貌、归纳出事物的本质特点，例如共青团××市委的《建设社会主义精神文明的尝试——关于“美的咨询”活动的总结》中的一段文字： “活动于 3 月 4 日上午 8 点半到 11 点半举行。当天寒气袭人，×××内

却满园春色，来自各行各业的两万余名青年兴致勃勃地参加了各项活动。东树林里，几百名青年聚精会神地倾听××朗诵艺术团演员和高校讲演获奖学生的充满爱国主义激情的讲演。大殿广场前，上千青年随着欢快的音乐翩翩起舞。在文化室、电影馆、大殿里，青年们绕有兴趣地观看服装表演、健美表演。分布在公园内的上百个不同项目的咨询台前，青年们提出各种各样的问题。在这里，有对政治理论的探讨，有对生活苦恼的倾诉，有关于学习问题的疑问，有对各种知识的探求。对于政治的、文化的、生活的各种问题，青年们都表现出浓厚的兴趣。许多咨询台当天接待达 3000 人次，有的甚至达

到 5000 人次。活动结束后，许多青年依依不舍地站在“美的咨询”标志牌前摄影留念，争先恐后地在留言本上写下自己的感受。”

这篇长达五千字的总结，作者仅用三百多字就概括叙述出活动内容的概况，使人们对活动的全貌有所了解，这是其它叙述方法做不到的。

概括叙述分全貌概叙、过程概叙和重点概叙。全貌概叙是从横向来把握

事物的，过程概叙按时间顺序从纵向叙述事物，而重点概叙则只注重事情的某个侧面，提取其精髓，三言两句道尽。议论文常用重点概叙来归纳出事实或论据，上述三种形成的概叙，在一篇文章中常常是交错运用的，例如《光明日报》评论员文章《实践是检验真理的唯一标准》中有这样一段话：“门捷列夫根据原子量的变化，制定了元素周期表，有人赞同，有人怀疑，争论不休。尔后，根据元素周期表发现了几种元素，它们的化学特性刚好符合元素周期表的预测。这样，元素周期表就被证实是真理。哥白尼的太阳系学说在三百年里一直是一种假说，后来勒维烈从这个太阳系学说所提供的数据推算出一定还存在一个尚未知道的行星，并且推算出这个行星在太空中的位置，加勒于一八四六年确定实现了海王星这颗行星，哥白尼的太阳系学说才被证实了，成了公认的真理。”这段文字用门捷列夫元素周期表和哥白尼太阳系学说如何被证实，成为公认的真理，从一个侧面来论证实践是检验真理的标准。这里就每件事来说，是重点概述，合起来就成了全貌概叙。司法文书中，对于一个数罪或一个数次犯同一罪的案情介绍，也是交错运用过程概叙与全貌概叙。运用概叙要掌握丰富的材料。没有丰富的材料，就根本谈不上概括。要在众多的材料中选择最典型、最具代表性的材料来进行概括。比如在科学领域里，能说明实践是检验真理的标准的例子成千上万，而上述例文的作者只从千千万万的事例中选取了门捷列夫元素周期表和哥白尼太阳系学说被证实这两个例子，因为这两例很具有代表性，又为人们所熟悉。

其次，在叙述事实中要抓住重点，要舍弃细节，舍弃繁复的过程，文辞要精炼，否则就不成其为概述。

再次要明确目的。概述到什么程度要根据写作要求而定。3.夹叙夹议

在叙事中不时插入议论，叫夹叙夹议。准确中肯的议论能把人们对事物的认识推向更深的层次。比如一九八三年十一月二十四日《中共中央纪律检查委员会通报》，在概括叙述兵器工业部滥发奖金补贴的事实后，接着指出：

“兵器工业部的这种错误行为，直接给国家造成了经济损失，腐蚀职工队伍，严重败坏了党风。关心群众是领导的责任，但这种随心所欲、胆大妄为地违反财经纪律，滥用职权，滥发奖金补贴的做法，损害了人民和国家的根本利益，这是党的纪律所不能容许的。”

用的就是夹叙夹议。行政文书中的夹叙夹议，一般是叙一段议一段，再叙一段再议一段，也有的叙完再议。但不论采用何种形式，必须以叙为主，以议为辅，否则，就不成其为夹叙夹议了。

二、说明

（一）说明的概念

说明，是一种用确切、简明、平实的语言来解说事物，阐述事理的语言表达方式。说明在行政文书写作中运用十分广泛。如规章类文书的章程、条例、规定等。指挥类文书中指示、批复、决定的内容，报请类文书中的报告、请示的事项、知照类文书中的情况介绍、需要遵守和周知的事项等需要借助说明来加以表达，可以说每一种文件都少不了说明。

（二）行政文书常用的说明方法1.介绍说明

介绍说明是适用最广泛的一种说明方法。说明文常用它来介绍各方面的知识，行政文书则主要用来介绍有关方面的情况、做法、经验等。比如《关

于“美的咨询”活动的总结》中有这样一段文字：

“美的咨询”活动共包括 20 个活动项目，为美的心灵、美的情趣、美的仪表、美的生活四大部分。在“美的心灵”部分，我们安排了以人生观教育、科技发展和经济形势宣传、历史责任教育为主要内容的咨询活动，以及自学高考、恋爱婚姻、青年工作、演讲朗诵等专题咨询。在“美的情趣”部分，我们安排了摄影、美术、书法、音乐、集体舞表演、健美表演等 6 个项目的咨询活动。在“美的仪表”部分，我们重点安排了服装、发型、眼镜，仪容等方面的美学知识咨询。在“美的生活’部分，我们安排了烹饪、花卉、幼儿教育、幼儿保健四个项目的咨询。

这段文字介绍了“美的咨询”活动的主要内容，用的就是介绍性说明的方法。

采用介绍说明的方法，就注意从材料中取其要点，文字要简明扼要，这样用不多的文字就能使人获得较多的信息。

比较说明

有比较才有鉴别。比较是人们认识事物常用的一种思维方法。比较，分横向比较（即不同事物之间的比较）和纵向比较（即同一类事物前后不同阶段的比较）两种。行政文书多采用纵向比较的方法。例如“××省高级人民法院 19××年法院工作总结”中有这样一段文字。

“全省共审结一审刑事案件×××××件，比上年上升 27.8％。其中七个方面的案件××××件，占 29.6％，案件绝对数和所占比率，分别比上升上升 48. 4 ％和 4. 1％；经济犯罪案件×××件，比去年上升 34.5％。全年被判处刑罚的人犯共××××××名，其中处五年以上有期徒刑、无期徒刑和死刑（含死缓）的××××名，占 31.9％。比上年上升 64％。”

通过这段比较性说明，人们可以清楚地了解该省发案率的上升，反映了治安形势的严峻。

运用比较说明的方法既可求同，（即异中之同），也可求异（即同中之异），但主要是为了求异。运用横向比较时，拿来作比较的事物与被说明的事物之间应具有可比点。

诠释说明

诠释是对概念进行解释的一种说明方法。有些简单常见的事物不必下定义，太复杂的事物很难下定义，而人们对有些事物的介绍不单纯满足于下定义，这时就需要用诠释的方法对事物加以说明。行政文书常用诠释说明，对法律、法规等的条文或概念进行解释。例如《中华人民共和国和国型事诉讼法》第九章第五十八条就对该法有关概念进行了解释：

“第五十八条，本法下列用语的含意是：

（一）侦查是指公安机关、人民检察院在办理案件过程中，依照法律进行的专门调查工作和有关的强制性措施；

（二）“当事人”是指自诉人、被告人、附带民事诉讼的原告人和被告人；

（三）“法定代理人”是指代理人的父母、养父母、监护人和负有保护责任的机关、团体的代表；

（四）“拆讼参与人”是指当事人、被害人、法定代理人、辩护人、证人、鉴定人和翻译人员；

（五）“近亲属”是指夫、妻、父、母、子、女、同胞兄弟姊妹。”

这段文字介绍了五个概念，每个概念都从法律用语的角度解释得很准确、具体、全面，使人一目了然。如果不是采取诠释说明，而单纯用下定义的方法对某些概念进行解释，虽然解释准确、但往往不够具体。因此，下定义与诠释常常结合起来运用。例如对“诉讼代表人”这个概念，《辞海》的解释是：“受当事人委托在法院代理进行诉讼的人。通常指被代理人的父母、养父母、监护人和负有保护责任的机关、团体的代表以及受委托的律师。” 前一句是下定义，后面是诠释，这样，人们对什么是诉讼代表人就很清楚了。

使用诠释说明，需要对事物的性质和特点有明确的认识，并对它们进行分析和综合，语言也要求概括简明。

数字说明

数字说明，是精确地科学地说明事物的一种方法。

行政文书中的数字说明常和比较说明交错在一起使用，但也有单独使用的。介绍性说明里也经常包含有数字说明。如林业部、外交部等八单位《关于加强鸟类保护执行中日候鸟保护协定的请示》。在介绍日本保护鸟类的情况中，同时使用了数字说明：

“日本有鸟类四百九十六种，其中候鸟三百六十种，占百分之七十三。为了保护候鸟类，特别是保护候鸟及其自然环境，他们设立了管理机构，颁布了一系列法令，规定了鸟节，划定了各种类型的自然保护区三千六百一十二处，面积八百一十多万公顷，占国土面积的百分之二十一。从一九二四年开始候鸟的环志工作（用金属或塑料制成的脚环，套在候鸟的脚上以研究其迁徙和生活史等），现在每年环志七万只鸟，全国设立了四十个观察站，一九八 0 年国家为环志工作投资六千二百万日元。”

数字具有很强的说明力和说服力，因为它很直观。如果从上面这段文字中抽掉数字，就难以成文；如果将确换上概数，人们也只能得到诸如“日本有鸟类数百种、其中候鸟占大部分”、“日本划定了各类自然保护区多处”、“每年要环志数万只候鸟，”“全国设立了数十个观察站，一九八 0 年国家为环志工作投资了数千万日元”之类的模糊概念。据此我们可以看出数字说明的方法，在整个说明的过程中是何等的重要。

运用数字说明，应当保证数字的准确和来源的可靠，即使是估计也应有根据。要根据写作目的来决定是否需要运用数字和运用那些数字，切不可盲目、繁琐地用，搞得读者眼花缭乱，这样反而影响了说明效果。

分类说明

有的事情比较复杂、涉及面广，笼而统之说不清楚，这时就要按照一定的标准，将其分门别类地进行说明，这就叫分类说明，分类说明能显示被说明对象的轮廓和各个类别的差异，表述起来也显得头绪清楚，层次分明。如修订的《国家行政机关公文处理办法》第二十二条规定：

“公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。”上列规定，将公文分为两类，每类又按先后顺序为若干程度，这样层次分明，条理清楚，便于记忆。

分类说明必须“包举”，也就是说，各类相加，务必穷尽被说明事物的外延，否则就不是分类而是例举了。其次分类标准要统一，每次分类只能用同一标准。

图表说明

图表说明，即指借助插图、表格来进行说明的方法。有些事物仅用文字说明仍显得不够清晰，辅之以插图，阅读者就能一目了然。有时为了说明问题把有关数字或某些内容列成表格，这样说明既清楚又集中，且利于比较。图表说明多用于业务统计分析，总结、计划安排中也常见。

（三）行政文书对说明的要求

要反映事物的特征。特征，即一事物区别于他事物的征象和标志。要让人们认识事物，就得突出其特殊点，只有抓住了特殊点，并把它解说得明白，也才能达到说明事物的目的。
说明要有序。有序即有条理，这既是表达的需要，也是由事物、本身属性所决定的。即使对比较抽象的事理进行说明，也应该言之有序。表达无序，一方面说明写作者对客观事物认识不足；另一方面也表现了写作者逻辑思维的紊乱。
语言要准确、朴实、简洁。要客观地解说事物和说明事理，在语言运用上必须准确无误，语言上的任何误差，都很有可能影响被说明事物的本来面貌。同时，朴实的语言有助于冷静地说明事物；简洁的语言有助于读者对文章的理解。

三、议论

（一）议论的概念和作用

议论是一种评论是非、阐述事理、阐明思想观点的表达方法，在行政文书中，议论主要用来阐述道理，说明意见，有时候也用来批驳某种观点。

行政文书中，最主要的表达方式是叙述和说明，议论则处于次要地位。行政文书中，对大多数文体而言一般勿需长篇大论，而只以简洁的文字

击中要害地议论一下，或者采用夹叙议的方法。因此不要求完全具备论点、论据和论证三个要素，但个别文种，如某些总结、调查报告等能全面体现议论的特征。对这些文种来说，文中的小标题常常是各层次的论题或论点，然后围绕论题或论点以事实来进行分析证明。尽管如此，像一般议论文那样，通篇采用议论为主的表达方式，首先确定全文的中心论点，然后用论据加以论证，这种完整的议论在行政文书中是十分罕见的。

（二）议论的三要素

所谓议论的三要素，即论点、论据和论证。论点提出“证明什么”，论据回答“用什么证明”，证论解决“怎样证明”。三要素在一般情况下缺一不可，否则议论就不完整。行政文书中，论点往往在分析情况的基础上以论断的形式出现，针对性很强。论据的选择也有一定的范围，不像一般议论文那样上下五千年，纵横八万里，凡是能证明论点的都可以用来作为论据。论证也体现出一种“节制性”，不像一般议论文那样大量运用论证的方法，层层深入，通篇讲道理。行政文书中的议论的根本目的不仅让读者了解“为什么”，要主要在于知道“做什么”和“怎么做”。

（三）常用的论证方法1.事实论证

事实论证是一种重要的论证方法。它列举典型事例来证明论点，具有证明的直接性，属于不完全归纳推理。用来证明论点的事实，既可以是具体单个的事例，也可以是综合概括的事实。如 1990 年 3 月 5 日中共中央、国务院

《关于大力开展植树造林的指示》指出：

“当前，林业是国民经济中的一个极为薄弱的环节。我国的森林覆盖率只有 12.7％，在全世界 160 多个国家和地区中占第 120 位。由于森林少，而且不断遭到破坏，使自然生态失掉平衡，不能有效地减免水旱风沙等自然灾害，保障农业高产稳定，木材和林副产品也十分短缺。”

这里，作者为了论证“林业是国民经济中的一个极为薄弱的环节”这一论点，列举了我国森林覆盖率只有 12.7％，占世界第 120 位，这一具体事例以及由于森林少，而且不断遭到破坏，不能保障农业高产稳定以及木材、林副产品十分短缺这些概括了的事实为论据，很好地说明了论点。

运用事实论证法，引用的事实材料应确凿和典型，使用的材料应具有概括性。

2.理论论证

要证明一个证点，不仅要在事实上证明，而且要在理论上加以证明。因为论点一般是从归纳具体材料而产生的，用的是不完全归纳法。由于不完全归纳法不可能绝对全面，因此还需要用理论论证，即用演绎法来完善它。我们常说的“摆事实、讲道理”，“摆事实”指的是用事实来证明，“讲道理” 指的就是理论论证。

行政文书中的理论论证偏重于用人们所熟知的道理。如《中共中央关于社会主义精神文明建设指导方针的决议》中，在阐述为什么要提高整个中华民族的思想道德和科学文化素质时说：

“人的素质是历史的产物，又给历史以巨大影响。在社会主义条件下，努力改善公民的素质，必将使社会劳动生产率不断提高，使人和人之间在公有制基础上的新型关系不断发展，使整个社会的面貌发生深刻的变化。这是我国社会主义现代化事业获得成功的必不可少的条件。”

上述文字，从理论上很好的论证了论点，又如《中共中央、国务院关于加强职工教育工作的决定》，在论述为什么要加强职工教育时，在概括说明我国目前职工队伍素质不高的状况后指出：

“现代经济发展中充分证明，企业职工科学文化水平的高低，在很大程度上决定了企业经营管理水平的高低、劳动生产率的高低和生产发展速度的快慢。现代化企业的主要标志是具有较高科学技术水平，而这种科学技术水平只有通过职工系统的学习才能掌握。”

这样，从事实到理论，充分说明了“加强职工教育”是刻不容缓的工作。引证也是理论论证的一个方面。所谓引证就是引用理成的理论来证明论

点，分“直引”和“意引 ”两种。引证，一般是引用经典性言论、科学上的公理和定理以及格言警句等作为理论依据来论证论点。

行政文书的引证，引用的常常是党和国家的方针、政策、法律、法规等。而且以意引为多，如民政部等几个部门《关于扶持农村贫困户发展生产治穷致富的请示》，在论证帮助农村贫困户发展生产治穷致富是一项重要任务时，就引用了中央的有关政策为依据：

“中共中央《关于经济体制改革的决定》指出，在鼓励一部分地区、一部分企业和一部分人依靠勤奋劳动先富起来的同时，必须对老弱病残、鳏寡孤独等实行社会救济，对还没有富裕起来的人积极扶持，对经济还很落后的一部分革命老根据地、少数民族地区、边远地区和其它贫困地区实行特殊的优惠政策，并给以必要的物质技术援助，这给进一步开展农村扶贫工作指明了方向。”

这里就引用了中共中央《关于经济体制改革的决定》中有关政策作为理论依据进行论证。

四、对议论的要求

行政文书中议论的论点必须正确反映客观实际情况，有的放矢，切事而论。无论是事实论据还是理论论据都应真实可靠。论证应周密、有力。议论有立论和驳论两种方式，行政文书的议论主要采用立论的方式。此外，行政文书中的议论要根据不同文种、不同目的、不同的对象而决定是否需要议论以及如何议论。有的作者在请示的公文中向上级机关不厌其烦地大讲特讲所谓请示事项的意义，这不但在行文关系上来说是不恰当的，而且空泛的议论常常会冲谈文书的主旨。