□信的正文

正文，就是一封信的内容，信写得好与不好，完全取决于正文。今将主要各点分述如下：

1. 英文书信正文位于收信人的称呼下方，隔二行，（请读者注意：为节省版面，本书所列英文信的正文与收信人的称呼之间均未空行）主要有斜列式（indented

   form）和并列式（Blockform），还有混合式（Modified Block form），以及倒缩式（hangingform 或 reversed indentation）等。斜列式的特点是，写信人地址， 收信人地址的每一行及信的正文每一段的头一行都缩进 4～6

个字母；并列式是每一行都与左首的边线排齐；混合式是两种特点兼有， 写信人地址和收信人地址用并列式，而正文则用斜列式；倒缩式是正文中每一段的头一行与左首边线平齐，其余各行则缩进 4－6 个字母。这几种格式的式样如下：（A）lndented Form （B）Block Form

斜列式（不常用） 并列式（常用）

（C）Modified Block Form （D）Hanging Form 混合式（常用） 倒缩式（不常用）

正式书信无论采用哪一种格式，段落之间应空一行（ Dou － ble spacing）表示分段（请读者注意：为节省版面，本书中所列的英文信均未按此惯例排版，即段与段之间未空一行）。假使不用打字机，用手写，也需要分开一点。

1. 如果信中涉及的事情不多，可用一段写完，如果陈述的事较多，则应分成几段，逐一叙述。为使眉目清晰起见，有时可加(1)、(2)、(3)等编号。在正式信中不可用俗语和缩略字。日期和时间也不可缩写。无论是用手写或用打字机打，都要保持各行各段整齐划一，上下左右，最好适当地留出空白，

   不能参差不齐，有碍美观。

写一封重要的书信，要先起草稿，设计好格式，选择优质纸张。对拼法有疑问的字，要勤查词典，仔细誊抄，字迹工整，力求不出差错。万一需要添注或涂改，最好重打一次。

一张纸决不可以两面写。假使一张信纸不够，可用没有印信头（通讯处） 的同样大小、同样质量的纸写，并在信上边加添页码。假使一封信只多二三行，那末最好不另加一张纸，而是设法排列紧凑些，否则平分成两页也行。

整齐美观的信，首先给人以良好的印象。

1. 怎样才算把一到英文书信写好了？这要做到：内容表达清楚，语言简单明了，态度诚恳礼貌。

这里有三个句子，讲同一件事情，我们可以分析比较一下。

I shall be obliged if you will make it convenient to call at thisOffice on Wednesday 4th，at 11 a.m..倘使你方便的话，4 日（星期四）上午 11 点，请光临我办公室，致谢。

There’s something I’d like to see you about. Please come to my office on Wednesday 4th，at 11 o’clock.

我有事想和你见面，4 日（星期四）11 点请来我办公室一下。

I shall be glad if you could call at this office on Wednesday 4th， at 11a. m， when we may talk over our new production plan.

如你能于 4 日（星期四）上午 11 点来我办公室，我将感到很高兴，届时我们将讨论新的生产计划。

前两句都没有把来干什么事情说清楚。第一句语言不够自然，第二句虽然较口语化、但又不够客气。因此，相比之下 ，第三句比较接近于“清楚”、“简明”、“礼貌”的要求。

写英文书信除了谦虚客气外，还需要做到行文清晰和简明。其中包括缩短不必要的字句。力求避免表面华丽而实则虚浮的词句。比方说：“我奉命将此事通知你”，应该说：“I am instrncted to inform you about this.” 不要说：“I am receiving an in－strution to import th inorm 晰 tion out this to you . ”又比方说：“愈早愈好”，应该用：“As soon as possible”， 不要用“At earliest prac－ticable period.”在语法方面，要遵守一般的语法习惯；在说理方面，要合乎逻辑，层次分明，合情合理。总之要使收信人看了信，感到明白易懂，不觉得厌烦。

1. 近代英美文学语言有趋于简化的倾向。书信的用词也随之有所进步。正式书信，语言以庄重为好，决不可用俗语和俚语。

在写英文书信中，虽然比较讲究效率，客套话用得少，但人与人之间的往来，提倡文明礼貌是必要的。讲客气之风，由来已久，自然形成了不少客套语，例如：

I have the honour Of informing you that⋯⋯敬启者，

We take this opportunity to inform you that⋯⋯借此机会奉告， 这些话已用得很少。现在多采用生动、灵活，而又和信中正文能呼应的

客套语。这样，显得新颖和亲切多了。例如：

With great delight I learn that⋯高兴地听说⋯⋯ As I have not heard you for long，I feel anxious. 久未通讯问候，十分悬念。

How are you getting along during this hot weather？ 时值盛暑，未知起居如何？

I can at last sit down to write to you，and beg you will excusemy apparent neglect．我现在才能坐下写信给你，请你原谅我的怠慢。

Many thanks for your last kind lettert. 接最近来信，感激之至。

总之，一封好的英文书信应该是：内容清楚，语言简炼，谦虚礼貌。要做到这点，首先要提高英语水平，并且要勤练习，多实践，先模仿，后创造， 则功到自然成了。

□□结束语

结束语在正文下面二三行的位置。大都从信纸中间写起。第一个词的开头字母要用大写，末尾用逗号。结束语为写信人对收信人的谦称。措辞的变化按照不同的关系而定。“yours truly”（您的忠实的）是最常用的，但是还有下列结尾用语可供选用。

Yours very truly， （您非常忠实的，） Very truly yours， （您非常忠实的，） Yours respectfully， （您恭敬的，）

Yours very respectfully，（您非常恭敬的，） Very respectfully yours，（您非常恭敬的，） Sinccrely yours， （您忠诚的，） Yours sincerely， （ 您 忠 诚 的 ，） Sincerely， （ 忠 诚 的 ，） Faithfully yours， （您忠实的，）

Very faithfully yours，（您非常忠实的，） Yours faithfully， （ 您 忠 实 的 ，） Cordially yours， （您真诚的，）

Very cordially yours， （您非常真诚的，） Youre cordially， （您真诚的，）

写信人应根据自己的意图，正确地使用结尾用语，上述各条所表达的礼貌和友谊的程度各有不同，一定要用得恰如其分。对被谴责的人，当然不能用“ yours cordially ”，同样对老相识、老熟人也不必用“ yours respecifully”。

现分别举例介绍：

1. 与收信人关系比较亲密的，可用：Faithfully yours，Cordially

yours，

1. 非正式的交际信，可用： Yours sincerely，

Yours cordially，

Yours gratefully，（受过恩惠者可用） Yours affectionately，

1. 给机关、团体的正式业务函，可用： Yours sincerely，

Yours respectfully， “yours”一词可以放在前面或后面，但不能缩写或是省去。这种结束语

翻译成中文往往是“您的忠实的”，“你的诚挚的”等。在中文中不习惯这种谦称。所以译成“××上”、“××启”，“××谨呈”等也可。假使格外客气，还可以在结束语前加“I am”或“I remain”两字。

写给上级或政府机关的呈文，多用I have honour to remain，Sir， Yours obedient Servant，

此呈

尊敬的先生阁下， 卑职

××上。

在结束语前常常用一些客套语表示礼貌。在私人书信中常用的有：

with best wishes， 谨祝安好！ All the best， 祝一切安好！ With kind regards， 谨致问候！

with kindest regards，谨致最良好的问候！ with al1 good wishes，谨祝万事如意！

All good wishes， 万事如意！ Best regards， 谨致最好的问候！

结尾客套语也有新旧之别。旧的格式大多用分词子句。例如：

Awaiting to hear from you at your earliest convenience 敬候佳音，即希见复。

Asking your consideration of the matter and thanking you for the Confidence which you have shown us.

此事务请裁夺，承蒙信任，特此致谢。

这类客套语已不常用。下面几种新式的客套语可针对实际情况遴选使用：

Any other particulars required I shall be pleased to give you.

其他各项详情，如有所需，我当欣然奉告。

We hope that the finished word will prove in every way satisfac

－tory to you.

我们希望此项工作定能在各方面使您满意。

We shall have the pleasure of welcoming your visiting soon. 倘于近日能欢迎您来访，我们将感到快乐。

Won’t you let us hear from you promptly？ 可否即予赐复？

Your early reply will be appreciated. 希早复为感。

无论是开头客套语还是结尾客套语，只有与正文内容密 切配合，才能顺理成章。这一点在写信时务必特别留意。