一、英文书信的组成（一）

英文书信的种类，大致分为社交信（Social Letters），家信（Family Letters），及商业信（Business Letters）三种。此外，还有律师或医生等的事务信（Professional Letters），公事信（Official Letters）及在报纸或杂志上发表的信（Public Letters）等，都不属于上述三种。

一封英文书信主要由九个部分组成，其名称如下： 1、Heading 信头；

2、Inside Address 信内地址（这部分只应用于正式商业书信）

3、Salutation 称呼；

4、Body of Letter 信的正文； 5、Complimentary Close 结束语；

6、Signature 签名；

7、Enclosure 附件；

8、Postscript 再启；

9、Superscription 信封写法。

上述第 1 至 6 项为书信的主要部分，不可缺少。第 7、8 项则视实际情况而定。没有需要，可以不写。现分别详述如下。

□信头

信头是指发信人的单位名称、地址、电话号码、电报挂号等，以及发信 日期。商业信的信头一般都是印好的。它印在信纸中央的上端。如果不用印好的信纸，则发信人的名称和地址等应打（或写）在信纸的右上角，即在日期的上边。新式的写法，日期也可以写在最后一张信纸的签名下边。

书写地址的目的是使收信人知道回信地点。第一行写门牌号码、路名， 第二行写区名、城名、省名。如寄国外的信，则兼写国名。著名城市则不必加列省名。门牌号码之后，可用逗号，为英国式写法。城名、省名均不能用缩写。通常写在一行中。如发信人是机关，则需将机关名称作为第一行。

日期的写法，有新旧之分，如“27th Feb. ，1982”为旧式。如“Feb．25， 1982”为新式；st、nd 及 th 等序数词字尾为旧式，今已很少用。当前最流行的形式为首先列月份，次日期，再次年份。月份除 May、June 及 July 三字外，也可用缩写字。在正式信件中，日期及年份均应用完整数字书写，以免误解。因英国式写法 8／5／82 是指 May8， 1982，但是美国式写法则是指Au－gust 5，1982。

信头有斜列式（Indented form）和并列式（Block form）两种写法。写斜列式时，每行开头逐行向右缩进一二个字母。并列式则各行一律平起排齐。现举列如下：

A

斜列式 并列式

Gloucester House， Gloucester House

615 Grand Street 615 Grand Street London， United Kingdom London， United Kingdom

May l5， 1982. May l5， 1982. 英国 伦敦

格兰德大街 615 号格洛斯特大厦 1982 年 5 月 15 日

vv B

Chinese Association for Chinese Asscoiation for friendship with foreign Friendship with Foreign Countries， Countries

Taijichang， Taijichang

Beijng，China. Beijing，China. Jan. 20，1982 Jan. 20，1982

中国 北京台基厂

中国对外友好协会1982 年 1 月 20 日

  • 信内地址

写好信头之后，接着就写收信人姓名和地址，按理说，地址在信内本来没再加引述的必要。但按照英、美习惯，凡属公务商洽或商业往来的信件， 都必须把姓名和地址重引一次，因为大凡各种业务书信，处理者不止一人， 容易发生混乱，所以必须引述。社交书信一般写给亲友、熟人，大多由本人自行处理，不会引起混乱，所以可以省去。信内地址包括收信人的姓名、职位和单位地址，一般写在信头下面空一二行处，写在信纸的左边，留空白一寸左右，顶格写。但也有放在信纸的左下方的。姓名和地址须与信封上所写者同。有时也可稍略。无论斜列式和并列式。信内地址都包括城名、路名和门牌号码。如寄外省、外国还需加省名和国名。信头和信内地址的标点符号的用法是每行末尾加逗号，最后一行末尾加句号。现在流行不用标点。但在每行中需要有标点的地方则用标点，不宜省略。

在收信人名称之前，应冠以尊称（Title)，现将各尊称的用法列下： (1)Mr. （Mister），用于无职衔的男子。

  1. Messrs. （Messieurs），只用于以人名为名称的商行，也作 Mr.

    的复数用，相当于 Gentlemen.

  2. Mrs.（Mistress），用于已婚女子，后记其丈夫之姓氏。(4)Mmes.（Mesdames），为

    Mrs.的复数，也用于妇女所组织的行号。(5)Miss，称未婚女子。

  1. Misses（Miss 的复数），用于复数未婚女子。

  2. Ms.对已婚或未婚女子都通用。这是美国妇女运动后所创的称呼。另外，当只知道收信人的名字而不知其性别时

    也可以用 MS.。

  3. Dr.（Doctor）， 称 博 士 。 (9)Prof. （Professor），称大学教授。

（1O）Hon.（Honourable），用于市长、议员、大使、法官等的姓名前。(11)Pres. （President），用于称呼总经理、会长、大学校长等。(12)Rev. （Reverend），称牧师。

(13)Father，称神甫。

信内地址的次序：姓名和头衔占一行，下面写地址、单位名称占一行， 门牌号码、路名、城名占一行，省名、国名占一行。信内地址也可写在签名下面的左边。在官场信中，不论是正

式或非正式信，都可以如此写。现将信内地址举例如下：

A

斜列式 并列式

Shanghai Institution of Biochemistry， Shanghai Institute

of Biochemistry，

20Hunan Road， 20Hunan Road

Sanghai，China. Sanghai，China

中国 上海湖南路 20 号

上海生物化学研究所B

Mr.Wang Yingshan Mr. Wang Yingshan Zhen Hua Co.， Zhen Hua Co.

Jie Fang Road， Jie Fang Road Changsha，Hunan，China. Changsha，Hunan，China. 中国湖南长沙市解放路

振华公司

王英山 先生

就商业书信而言，收信人的姓名和地址一般有下列三种情况：(1)给一个公司的个人

Mr. JohnJ．Wiley 俄克拉荷马城 5 区，俄克拉荷 AjaxOil Company 马州百老汇大街 246 号

246 Broadway 阿贾克斯油品公司Oklahoma City5， Okla. 约翰·J·威利先生(2)给公司一位不知名的高级职员

The Traffic Manager 芝加哥市 39 区，伊利诺斯州Benton Bolt Company 鲁路 344 号

344Rue Road 本顿筛子公司

PeterJ ． Rowe Hat Co. 但皮科市，佛罗里达州 33

Lafayette street 拉 斐 特 街 33 号Tampico，Fla. 彼得·J·罗帽子公司

有时，人们采用另一种形式。虽然公司里的人都可以打开信，但是信是寄给一个部门主任的。例如：

Junior Miss StyleCo.纽约市 16 区，纽约州

444 seventh Avenue 第七大街 444 号New York l6，N. Y. 少女时装公司Attention of the 由广告经理亲阅Advertising Manager

如果希望把信寄给某个人，请他注意，那么就应按上述形式打（写）， 最后附加的一行应改成下面的样子：

Attention of Mr. John K. Jones 由约翰·K·琼斯先生亲阅

“Attention of”一行通常要缩进去几个字母打（写）。这一行与上面地址之间的距离、它与下面称呼之间的距离，一般都是两行的宽度。“Attention”一行的下面可以划线，也可以不划线。单词“Attention”有时缩写成“Att.”。

□称呼

收信人的称呼，写在信内地址的下面，空一二行，与信内地址第一行排齐。开头第一个词和专有名词的第一个字母要用大写。称呼相当于中文书信开头的“××同志”、“××兄”、“××先生大鉴”。称呼的类别则因写信人与收信人关系的不同而异。在业务函件中，对不甚相识的男子单数常用Sir， Dearsir 或像美国用 My dear Sir，这比 Dear sir 还要客气。复数则用 Dear Sirs，或 Centlemen。 Gentlemen 前面不加 Dear，后面也不用姓名。对于女子，单数用 Madam，Dear Madam，或 My dear Madam 复数用Mesdames，或 My dear Mesdames. 社交信中，对不太熟识的人，也像业务函信一样。对比较熟识的人，普通称呼用 DearMr. —即可。称呼之后的标点符号是冒号（：）。不过，也有少数人喜欢用逗号（，）。最常用的称呼有下面一些。

Dear Madam： （亲爱的女士：）

Dear Sir： （亲爱的先生：）

Dear Sirs： （亲爱的先生们：） My dear Madam： （我亲爱的女士：） My dear sir： （我亲爱的先生：） Gentlemen： （ 先 生 们 ：）

Dear Mr. Bronson： （亲爱的布朗森先生：） My dear Mrs. Green：（我亲爱的格林夫人：）

请注意，在更为正式的称呼“My dear Sir”中，单词“dera”的第一个字母并没用大写。一个女人，不管她结婚没有，一律称为“Dear Madam”

（亲爱的女士）。假若你一般地写信给一个商界朋友，你可以称呼他“Dear Bill”（亲爱的比尔）或者“Dear Sal－ly”（亲爱的萨利）。

当你写信给一个公司时，虽然“Dear Sirs”（亲爱的先生们）也很得体，但是更常用的称呼却是“Gentlemen”（先生们）。只有在写信给政府官员时，才应当使用正式的称呼“Sir”（先生）或“Sirs”（先生们），在这

两个词的前面都不用“Dear”（亲爱的）。当你写信给雇主和合股人都是妇女的公司时，就应当使用“Mesdames”（女士们）这个称呼。

打印信件或者通用信件可以直接写给一组人，也可以写给一个人。下面是几个常用的例子：

Dear Readere： （亲爱的读者们：） Dear Newsda;err：（亲爱的报刊经售者：） Dear CustOmer： （亲爱的顾客：）

因为这样的称呼有点冷淡，所以许多公司宁愿使用私人称呼，把它插写在打印信件上，以便使信件读起来更加亲切。所用的名字是从通讯名单上取来的。例如：“dear Mrs. Smith”（亲爱的史密斯夫人），等等。

私人交际信中，除了 Mr. ，Mrs. ，Miss，Ms. 等称呼外，熟人和亲友之间通常以教名（或呢称）相称。下面是私人书信中常用的称呼，按亲密程度递增的顺序排列：

1．Dear Bertha 2．My dear Bertha 3．Dearest Bertha 4。My dearest Bertha 5．My dearest 6．Darling Bertha

7．My Darling 8．My very own darling

名誉头衔如 M. D. （医学博士），Ph. D（ 哲学博士），M. A. （文硕士），B. S. （理学士），L. D. （法学博士）放在名字后面。M. D. （即Medicine DoctOr）不必再与 Dr. 用在一起。例如用 Dr. william NeW 或Willam New，M. D. 就可以了。

其他头衔如 Cashier（出纳员），Secretary（秘书）和 Agent（代理） 等多是形容性质，所以要写在姓名后面。

例如：Mr. Charles，Cashier.

假使一封信正文里用到 Honourable 和 Reverend 等头衔的时候，这字的前面必须加冠词“The”，如：“The Reverend JohnJones.”

对于一个外国大使 Ambassador 的普通称呼是“His Excelency”，对于公使 Minister or Chargee d’ Affaires 用“Sir”，在普通社交信中，我们可以称之为“My dear Mr. Ambassador”，“My dear Mr. Minister”， 或 My dear Mr. Charege d’ Affaires.