电脑秘书

王洪

一提起秘书，小朋友们想到的一定是那些成年累月在办公桌前埋头起草文稿，书写信件，接听电话⋯⋯忙得不亦乐乎的人们！其实，在配备了办公自动化设备以后，繁忙的秘书工作已经大为改观，电脑帮了大忙。

在秘书的日常工作中，动手撰写文稿占了很大的比重。现在人们可以利用文字处理机（电脑打字机）来起草文稿了，而不必劳神一笔一笔地进行抄写。

你也许要问，既然办公室里已经有了打字机，为什么还要使用文字处理机呢？这是因为这两种办公设备不大相同（虽然它们都有键盘）。在使用文字处理机时，不是把字直接打在纸上，而是把字贮存在电脑的存贮器里。只要用手指轻轻地敲一下按键，这些字就会在电脑屏幕上显示出来。如果事先已将文稿存入软磁盘，那就随时都可以借助于打印机把它打印出来。

在修改文稿时，可以随便对需要改动的地方进行修改。而不必像使用一般的打字机那样，即使只作少量改动，也必须从头打起；不然就得借助涂改液，相当费事。

文字处理机还可以随时帮助人们利用原有的资料来编出新的文稿。这时只需把原有文稿的有关段落“调”出来，安排到新文稿的适当位置上，再根据需要增添某些新内容，那么一篇新的文稿就诞生了，既省时又省力。

俗话说“文不厌改”。要使文章写得好，成功的秘诀之一是反复修改。在修改时，如果你想在文章中插入新的词汇或新的句子，或者要更改段落的先后顺序，利用文字处理软件都很容易实现。

当人们需要将一批内容相同的信件发往各地时，只要把信件正文的内容存入电脑，然后再把每个收信人的姓名、地址、邮政编码等一一列出，那么电脑就能操纵打印机把信件内容相同但收信人姓名、地址不同的一批信件逐一地打印出来。

除了文件的起草、定稿及分发之外，文件的存放、资料的统计等也都可以由电脑来承担。

在办公室之间的信息传递中，图像和表格所占的比重很大。有了传真机、缩微摄影机、图像处理机等自动化办公设备，就能把纷繁复杂的资料整理成各种图表，看上去一目了然。这样就大大提高了办公效率，促进了决策科学化。

办公室在装备了自动化办公设备以后，将大量节约纸张和能源，节省空间和时间。以往那种办公室内文件堆积如山、人事繁忙的景象，将为井井有条的工作秩序所代替。

面目全新的现代化办公室将作为各种信息的汇集和传送中心，成为科学决策的发源地。