三 工作的安排方法

（一）讲求效率，也兼顾人情味

有人误解效率的真谛，以为讲求效率就是废话少说、公事公办，毫无人情味可言。和这种人打交道根本谈不上意见交流，充其量只是交换信息而已。

喜好此道的人颇以“专业作风”自诩。在他们心目中，关心别人的子女或是休闲度假，是白白浪费生命。

其实，这么做非常不符合时间的经济原则。少谈私事或许真能节省更多时间办正事，但可能留下一种印象：你是个不值得共事的朋友。

对事可讲效率，对人可不可讲效率呢？

有个年轻人，一度对追求效率十分着迷，每天的行程都安排得相当紧凑。到后来，日程表居然已细分到以分钟为单位。记得有那么一天，诸事顺利， 他依计划洗车、借书⋯⋯但到了“与女友分手”这一项，事先的计划完全被打破。

原本他只安排了 10 至 15 分钟打电话，向女友解释一切。没想到，解释了一个半小时，还难以收场，因为女友实在无法接受这突如其来的打击。此事证明，对人不可讲效率，对事才可如此，对人讲效率要看某一行为是否有效。

（二）避免无谓的电话捉迷藏

但愿别人在电话“捉迷藏”上浪费一分钟，你就能收入一分钟，那么不出一年，你就能像英国女王一样富可敌国。有太多时候，你打电话找某人， 可是对方却：

·不在办公室里

·正在开会

·正在上洗手间

·走开了不在位子上这就是电话捉迷藏。

这种事在所难免，因为人不可能拴在办公桌前分秒不离。但是有两个最起码的原则，可以避免这种一而再、再而三的追踪游戏。

一、如果是对方的助理、秘书（或家人、室友）接的电话，务必打听何时可以联络到此人。

二、留话时别忘了请对方在某个时刻或某个期间回话，如果暂时联络不到你，也告诉接电话的人一声。

（三）效率也具有感染性

有效运用时间必须靠群策群力。

就算是为时间而竞争，也需要群体的合作。就以时间竞争最显著的例子

——赛跑来说。

在跑道上，为突出领先群雄的选手，必须有某种形式的团体合作加以配合。首先，有人必须在起跑之后就一马当先，这算得上是一种难得的牺牲， 因为除了短跑，在其它赛跑项目中一马当先的，通常都不会第一个抵达终点。比赛期间，又需要有人亦步亦趋的跟着最后夺标的选手，使他不敢稍有懈怠。到最后冲刺阶段，更需要有人给他威胁，激发他更深层的潜能与意志，奋力向前，最终赢得冠军。

即使是世界级的选手，如果没有势均力敌的竞争者在场，也跑不出杰出的成绩。

运动场上的状态，也可应用在日常办公室中的运作中。有些公司一开始步调就放得很慢，不论是由上而下，还是由下而上造成的，在此种环境中， 怎能有效率可言？相比之下，有些公司却一味追求效率，毫不松懈，不论是否面临特殊状况，永远处在备战状态中。

假如现在请秘书过来，交给她一堆文件复印，她却看到身为主管的你斜倚着椅背，双腿搭在办公桌上，手里还把玩着魔术方块。想想看，她免不了也是把文件往桌上一堆，就径自喝起咖啡，然后先打几个私人电话再说。

她为什么要认真努力呢？老板都如此散漫，秘书何必拚命呢？部属当然是追随上司的作风。

但是，如果秘书走进来，发现你已经在拟下一个指示，自然就不敢怠慢。因为她知道还有更多工作要处理，容不得拖延。想当然就会采取不同的态度， 说不定会立刻快步奔向复印室。

当然，这其中带有争口气的成份，不过那是同心协力的“争”，彼此目标是一致的。等过完一整天，你可以对着已完成的工作，诚实地对秘书说： “今天我们的表现都不错。”这样的结果，是她激励你更积极，而你激发她更有效率。

这种相互影响的状况随时发生在生活的各个层面当中，无怪乎打哈欠或是跷脚都具有传染性。或有意或无意，人都有模仿与善变的心性，时时度量着、附和着同伴的步调与节拍。

（四）作决定宁可慢，不可轻率

迟缓的决定总比草率的决定更恰当；不作决定比作错误的决定要好得多。可惜大多数人宁可求快不要慢，宁可犯错也不愿有所保留。

如果发觉这其中有冲突矛盾之处，那就对了。在这追求速度的时代，人人都是速度至上、效率第一。想要迅速有效地作决定，结果很可能适得其反。

凡是可以缓一缓的决定，就该缓一缓；人必须极力抑制自己的冲动、草率。

可惜许多人办不到，或因为缺乏耐心、等不及，或由于其他原因，总之是要求立见分晓，于是我们被迫作出匆匆的决定，被迫不假思索地回答对方草率提出的问题。如此行事十分危险。

安东尼·罗宾指出，延缓决策过程的诀窍在于，要相信不作决定或不能作决定，其实并不会带来不良的后果。

美国医生或处理预约挂号的美国护理人员，最擅于此道。你急着找医生时，打电话去，结果如何？你根本不会直接找到医生，一定是护士先来接听， 问个相关的问题，然后告诉你最快也要两周后才能轮到你就诊。

她会问：“要上午来还是下午？”很平静的又把决定权推回给你。

说穿了，护士所问的是：你是否宁可讨人厌烦非立刻来看医生不可？还是可以等上两星期，到时候病痛可能早已不治而愈？

医生都知道，病人大部分的不舒服都还不到必须立即处理的地步，所以也最懂得拖到更多症状时再作决定。

这个办法太棒了。医生可借此依自己的步调来处理问题，不必受制于病人。这个原则在十之八九的情况下都适用。

商场上也有同样的例子。曾担任《时代》周刊主编八年的卡夫说过，每周部属所提出来的问题，有半数他都任其悬而不决。但这并不表示他优柔寡断，主编的工作绝对是“决策密集”的。他每天要面对不下数十个疑难杂症， 这可不是该先给谁打电话、该给哪些人回话、或到哪里午餐之类芝麻绿豆的小事；他每一个决定都会影响到一群遍布世界各地的一流人才。

一旦他决定要报导某个主题，就会引起一大群记者、编辑、撰稿人员及摄影记者一连串的动作，同时也会引发一系列其它的决定。在主题决定后， 他还得决定由谁执笔，篇幅多长，要配合哪些照片及由谁来拍摄。杂志中的每一页都有许多细节要处理，每周六的截稿时间又一分一秒地逼近。办公室人来人往，都是拿问题来请示他的。

最后，为了维持判断力，为了不受杂事干扰，也为了控制预算，他干脆顺其自然，不作决定。以目前世界情势与新闻事件瞬息万变的状况，不出所料，这些所谓迫在眉睫的问题多半会自然而然地消失，要不就换个方式又出现。且不论是哪一种结果，当初若下了决定，此刻也已失去意义。

卡夫举例说明：“如果有人极力推荐某个题材，但是我没有把握，就先搁一边凉一凉，宁愿晚一天再着手，也比指派某人去做以后才发现错误，又必须重来要好得多。”

（五）洞悉对方的“阳谋”

第二个延缓决定的诀窍是：好好了解为什么对方老是逼着你快快下判

断。

这方面最典型的例子就是倍受业绩压力的业务人员。在一月或一季结束之前，业务人员的业绩总是最好，因为他们总会运用各种策略逼迫客户快些点头，包括降价、给予各种优惠或来个清仓大拍卖。

通常在这种情况下，顾客反而更要犹豫不决，逼得业务人员不得不作更多让步，才算精明。

当有人逼着我们当机立断时，我们会感受到那种压力。但有时候对方手法高明，丝毫不露痕迹，就很难察觉其动机。

IMG（美国国际顾问管理公司）总裁麦考梅克手下就有这么一位主管，无论是对外作公关或与新闻界打交道，绝对是一把好手。他最有兴趣的就是安排麦考梅克上电视或接受报纸专访，打打知名度。

可惜麦考梅克素来不喜接受访问，也没有太多时间耗在这上面。这位主管却不断催着麦考梅克把一项项访问排入日程表，有时甚至几个月前就要排定。麦考梅克不愿那么早就被时间绑得紧紧的，可是这位主管总说，这是为公司、为客户好，说起来仿佛他帮了公司大忙。

过了好一段时间麦考梅克才发现，其实是麦考梅克在帮他。不断安排麦考梅克曝光可使他在新闻界面前显得很有办法。麦考梅克决定得愈快就愈显得他有能耐。换言之，他牺牲麦考梅克的时间来争取个人在新闻界的地位。一旦觉悟到这一点，以后再要延后或拒绝访问时，麦考梅克心中就不再觉得歉疚。

近年来，又出现第三种因素，迫使决策的速度必须加快，那就是高科技。文字处理机使各种文件充斥，造成一种信息相当充分的错觉。

传真机使得再细微末节的事，也显得十分紧急。快递服务也使人不得不立即反应，当机立断。

华盛顿在英法北美殖民地战争期间，与手下将领有过一段快速反应的历史。

当西部边境发生拓荒者集体被杀的惨案时，消息往往要数周或数月才传到华盛顿耳中。华盛顿接到通报后必然万分震怒，气得拍桌子，并且要求立即还以颜色。他火速发出命令，要求立即增兵，往西部支援。

但是以 1780 年的通迅技术与交通工具，军令移动的速度如同牛步。待人员集合好、装备好、训练完毕，已是数月后的事了。那时华盛顿的气已消， 原来十万火急的事也不那么急。国家有限的资源应运用在更有价值的用途上。

这一切不禁令人怀疑，新式的办公室科技，是否正驱使我们对于应该三思而行的决定，反而草率从事。

（六）上班前将一天的工作安排好可提高效率

举个例子来说，如果比别人早一个小时起床，早一个小时出门，到了上班时间为止，你就能悠悠哉哉地多看了五、六张报纸了。如此一来，你就能比别人先获得最新情报，对工作帮助颇多。

而且早一点出门上班，可以有更充裕的时间来安排一天的行程。

无论是什么工作，如果没有适当的安排，一定无法获得太好的结果。因此早上早一点出门，就会有一段空出来的时间，可以用来安排工作，使工作

进行更顺利。

安排工作虽然很花时间，但是会提高效率，结果所花的时间反而更短。

（七）详细列下该做的工作，并决定工作顺序

在安排工作时，不必安排得太详细，如此可使工作具有某种程度的弹性， 进行起来比较顺利。

有的人习惯将工作时间安排得很紧凑，一件事接着一件事。看起来似乎很合理，实际上却是非常没有效率的方法，因为这种作法会让人觉得束手束脚的。如果工作未完成时时间就到了，势必要将工作中断；如果提早将工作做完了，就只好干瞪着办公桌了。

以下介绍一种安排工作的方法。

首先将一天应做的工作全部写在笔记簿上，如果前一天有未完成的工作，当然也要加上去。写完之后，再从头到尾仔细看一次，并决定出工作顺序。

但是排定的工作并不是一成不变的，一边做的时候可以一边修改。

例如，假设中午有一个约会，不一定要先吃过饭再去碰面，可以和对方相约一起吃饭，边吃边谈事情。

这样就可以同时做两件事，多出来的时间可以用来做别的事情。

（八）将工作分类

所有的工作应先分类为“只有自己才能完成的工作”和“他人也可替代的工作”。

在安排工作的先后顺序时，一定要紧紧记住这个原则：只有自己能胜任的工作委托给他人，或者可以交付他人的工作由自己亲手来做，都是一种损失，工作效率也会因此而无法提高。

如果是主管级的人可能会拥有私人秘书，帮助整理一些非常繁琐的工作，也就能更有效地运用时间。但是一般职员请不起秘书，只好将工作委托给部下、同事，或家人来代劳。

剪报、整理档案之类的工作连小孩子都会做，尽可能交给别人，自己应该做更重要的工作。

（九）事前的热身工作最好能与工作本身有关

为了使一天的工作能顺利地进行，无论如何一定要先做好事前的热身工作。

有的人喜欢在工作前先看一遍当天的报纸，这也算是一种热身工作。 但是，倘若事前的热身工作与工作之间有着密不可分的关系，往往会对

工作有帮助。在有限的时间之内，为了使工作的进行更有效率，最好是尽可能早一点进入工作状况。

例如，一大叠非读不可的会议记录摆在眼前时，不妨先看一遍目录。如此一来，在实际开始阅读正文时，效率一定会大大地提高。

如果该做的工作太多，不知从何下手才好时，先将工作逐条列于纸上，

然后再来仔细挑选。

（十）需要对方尽快回应的工作最先处理

每天早上，开始上班的第一件工作最好是先整理需要对方回应的事，早一点联络以防对方回应太迟。

早上联络的事情，往往到中午才有回应；倘若中午才联络的事情，恐怕要拖到第二天才有回应了。虽然只差二、三小时，往往却迟了一整天。

为了防范这个损失，联络工作就变成一天之中最重要的事项了。另一件事情是指示要委托部下的工作。

如果忘了指示就开始自己的工作，等到察觉时再说，部下一定会认为这是不重要，而且不急的工作。为了避免因此而造成太大的损失，上班之后应该立刻进行指示工作。

先决定好哪些工作是要委托别人的，然后再来安排自己的工作的先后顺序，有效而灵活地运用时间。

（十一）事情委托他人时应说明做法及意图

旧式的管理方法注重权威，上司在对部下发号施令的时候往往只说：“你去做××吧！”省略了前后的说明。这种做法很难传达命令的意图，因此很容易出错，产生令人不满意的结果。在委托别人帮忙时，一定要将做法和意图说明清楚。

例如，请秘书代为购买飞机票时，不要说：“请买某月某日某时到纽约的机票。”最好改说：“我想要在某月某日某时某分抵达纽约某饭店，请你帮我买一张机票。”

前者说法万一那一班机客满，秘书买不到机票，也只好无功而退了。但是后者将意图表达得非常清楚，即使没有最恰当的班机，他也可以非常有弹性地购买前一班机的机票。如此将目的和意图说明清楚，可以减少失误，并且增加效率。

（十二）若希望尽早获得工作报告应事先说明

现在不只是“等待指示型”的人很多，“等待催促型”的人更多。

如果将工作交代清楚之后，就静待结果的人，始终是等不到部属的工作报告，开始加以催促之后，所得到的答案竟是“我还没开始呢！”或者是“我以为这件事不急。”

虽然延迟报告是不对的，但是指示者也有不当之处。

为了防止这种“失误”再度发生，尽早知道工作结果，在交待工作时应先说明清楚，如此一来，部下也非常希望将工作早一点结束，可以向上司报告工作结果，就不用再苦苦地焦急等待了。

只差短短的一两句话，就可以节省时间，提高工作效率。筋疲力竭的时候是难以妥善处理事情的。

约会则安排在下午比较恰当。

通常与人约会要比在办公桌上办公少花一点头脑，不太容易疲倦。

看过的信件就登记在人事资料之中，例如收到搬家、更换地址、结婚、生日、死亡通知等，告知各种变化的信件时，都应转记于人事资料之中。

这些信件虽然看过了，但不应立即丢弃，最好能放在一个固定的地方， 保存一定的期限之后再丢弃。

如果立刻将原始资料丢弃，一旦发生事实误差或转让错误时，想要确认就非常困难了。

整理信件无论是在家里、或在办公室，脚边最好先放一个废纸篓，不要的东西随手就丢，可以省去再检查一次的时间。