新世纪接班人素质培养

第一章应用文应用文的特点

应用文，是机关、单位、团体或个人用以处理各项工作、办理日常事务，具有特定惯用格式的一种文体。它有特定的作者和对象，而且要在一定的时间内发挥效用。

应用文的写作，往往要记叙事务，但它不是记叙文；往往要说明情况，但它不是说明文；往往要发表议论，但它不是议论文。应用文中的记叙、说明和议论的成分，是为了完成应用文的写作任务服务的，体现着应用文的特点。

人们的社会生活总是很复杂的。每个人都要同社会上各方面的人物发生关系，以这样那样的身分相互交往。为了完成某项工作或办理某种事物，往往借助于应用文。例如，彼此有事要商洽，但不能面谈，这就需要写信。书信，是常见常用的应用文之一。又如，要做某一项比较复杂的工作，事先往往需要搞个计划。计划，也是常见常用的应用文之一。在工作告一段落的时候，往往需要总结经验、教训，以利于卜一阶段的工作顺利开展。总结，也是常见常用的应用文之一。应用文是多种多样的，这只是几个例子而已。

应用文的写作有惯用的格式，是多少年来人们在写作应用文的过程中，约定俗成，逐步形成的，人们习以为常，写起来顺手，看起容易理解，容易接受。例如书信，信封怎样写，信怎样写——开头是称呼、问候，中间是正文，结尾是祝愿，最末是署名、日期。这些便是特定惯用的格式。如果信封不按照惯用的格式写，邮递员就不容易投递，信就可能收不到。信瓤如果不按照惯用的格式写，收信人看起来会感到别扭，甚至不高兴，甚至于完不成写信的任务。又如计划，人们在准备做某些比较复杂的工作之前，往往要制订工作计划。工作计划一般有这样几部分：（1）过去的成绩、经验、教训；

（2）今后的工作内容、具体要求、相应措施、完成时限；（3）对计划实施的估计。这些，就是制订工作计划的惯用格式。制订工作计划，总是从实际出发，切实、具体，经过大家的共同努力，能够完全或大部分实现的。如果不这样制订，便不可能实现，而沦为一纸空谈，失去了制订计划的意义。再如工作总结，在工作告一段落的时候，往往要进行总结。工作总结，一般分为这样几部分：（1）过去一段时期的工作概况；如果过去制订过工作计划的，要检查执行的情况；（2）综述成绩、经验、教训；指今后怎样争取更大的成绩，发扬优点，改正缺点；（3）对全体成员的希望。这便是工作总结的特定惯用的格式。总结，正如它的名称所示，要总结过去，着眼未来，以便更好地开展下一阶段的工作。

应用文有特定的作者和对象。就是说，应用文的作者和阅读对象之间有特定的关系。例如王某给他的妻子写了一封信。这封信的作者是王某，它的阅读对象是王某的妻子。别人偷着拆开这封信是不道德的，违法的。又如合同，订立合同的双方一般称为甲方和乙方。甲方和乙方一经签订了合同，双方都必须遵守，不得违反。又如计划，制订计划的负责人或小组，属于作者一方；所有执行计划的人员——往往包括制订计划的人员在内，都要按照计划行事，属于另一方。总结，也有类似的情况。至于日记，作者和阅读对象是同一个。偷看别人的日记是不道德的，违法的。有些名人的日记在名人逝世以后公开发表，那是另一问题，不需在这里讨论了。

多数应用文都有一定的时限，时间性强。书信，要在收到后尽早答复。其中要办的事务，须尽快办理。合同订有一定的时限，过期失效。计划，要在一定的期限内完成；总结，要在一定的时候写；都不能拖。契约，一经订立，立即生效。多数应用文时间性都很强，这是由它们的内容所决定的。

上述三点，都是应用文的显著特点，写作应用文要体现这些特点。应用文的写作有两点要求；一是适用；二是及时。

怎样写得适用？要注意结构的安排和语言的运用。在安排结构的时候，要考虑每种应用文的内容和惯用的格式。例如书信。它的结构一般分为三部分，中间部分是正文。作者所要谈的工作、事务都要在这一部分写清楚，先写什么，后写什么，必须组织妥当。这便是结构安排的问题。语言的运用，一方面决定于内容，另方面要注意双方的关系——亲属、朋友、师生、熟人⋯⋯ 要写得恰如其分。又如合同。在结构安排上，首先是标题——标明合同的类别；其次是甲、乙双方的单位名称或个人的姓名；再次是合同的内容，一般采用条款式，逐条分述；最后是双方盖章或签名。语言的运用要准确、简明，如有数字，要核对无误。再如计划。在结构安排上，一般也分为三部分，每一部分有自己的内容，三部分结合为一个整体。在语言运用上，肯定什么，否定什么，达到什么要求，做出什么样的估计，都要写得准确妥贴，既不过分，也不要不及。其他应用文也有同样的情况，不再列举。应用文的语言要准确、简明、平实、得体，经得起考究，不会发生误解。

不论哪一种应用文，都是为了完成某种工作或办理某种事务服务的，都有一定的时限，时间性强。写作应用文，既要适用，又要及时，因此难度较大，这就需要学习。

阅读应用文，要认真、细心，逐字逐句地辨认、思考，以便决定自己所应采的态度和措施。粗疏大意，往往误事，是应当力戒的。