第四节 检索工具的主要形式

一、目录

（一）目录的概念

目录是经过著录的一批相关文献，按照一定的次序原则编排而成的一种揭示与报道文献信息线索的工具。目录多以图书的形式单卷出版或多卷连续出版，提供广大读者使用参考。

目录的特点是以文献的自然出版形式，如整本书、整张图、整份资料为著录单位存贮和供检索的。但由于目录只是描述出版物的基本特征，所以对出版物内容揭示程度比较浅，例如图书馆目录，一般主要用来检索图书馆有没有和有哪些自己所需要的图书、期刊等。

目录起源于早期图书馆用以揭示报道其藏书情况的卡片式目录，后经逐渐发展演变成为当前常见的具有广泛内容和多种出版形式的书本式目录。现代科学技术的发展推动了目录工作的实施，并不断演化形成了独立的检索工具系列，在文献信息的检索中发挥着系统性回溯和报道新文献的重要作用。随着计算机技术的广泛应用，文献工作标准化和协作化的发展，“缩微型” 目录和“机读型”目录的出现使目录工作发生了重大的变化，从而也推动了目录工作的进一步发展。

（二）目录的类型

目录具有不同的类型，可以按照不同的标准加以区分。

  1. 按其收录文献的内容范围，可分为综合目录、专题目录、地方文献目录、个人著述目录等。

  2. 按其收录文献的类型，可分为图书目录、期刊目录、资料目录等。

  3. 按其编制目的和社会职能，可分为登记目录、科学通报目录、推荐目录、专题目录、目录之目录等。

4、按其反映文献收藏状况，可分为总目录、馆藏目录、联合目录等。

  1. 按其物质形态，可分为卡片式目录、书本式目录、机读型目录等。

  2. 按出版物的语种，可分为中文目录、西文目录、日文目录、俄文目录等。

目录的类型还可以根据其它的方式加以划分，但在实践工作中常用的目录工具主要有图书目录、期刊目录、专题目录、目录之目录等，下面分别对这几种目录加以简介。

  1. 图书目录：以图书为收选对象，又称为书目。此类目录因同图书馆的藏书和出版业的出版目录关系密切，又可细分为馆藏目录、营业目录、推荐目录和联合目录等，还可按收选的学科范围分为综合性书目、专题性书目、专科性书目等。由于有些目录工程浩大，又多由政府指定的国家图书馆或出版管理部门统一进行，这种系统而又完备的目录称之为国家书目。除回溯历史上出版的图书外，对新书采用登记的办法加以法定的控制和掌握，所以当前对于近期的国家书目也称作登记性书目。另外，各图书馆和出版部门又出版以报道新书为特点的报道性书目或推荐性书目。

  2. 报刊目录：以某个图书文献部门收藏或某些出版部门出版的期刊、报纸为主要收选对象，形成综合性、专科性或专题性的目录。它也可以形成

某个国家、地区或某种文字的报刊目录，或者具有收藏性的馆藏报刊目录、专科报刊目录，以向读者进行详细报道和提供检索使用。

  1. 专科或专题文献目录：以期刊、图书、会议录中的某一专科或某一专题内容为对象，适当增加专利文献、科技报告及单位论文等，也可加上整本的有关图书或会议录等，形成某一专科领域的文献目录，或某一专题性质的文献目录，以供读者集中了解本专业范围的最近文献，满足特定领域的文献信息需求，具有较大的参考价值。

  2. 目录之目录：又称为书目之书目或目录指南。它是多种检索工具汇集在一起而编成的一种特殊的目录类型，以提供掌握各种目录的工具。读者可以通过它了解到目前已出版的各种目录工具的性质和特点，以供选择使用。国外很重视编制目录之目录，如美国的《世界书目之书目》、日本的《日本书目之书目》等，都比较著名。

（三）目录的著录及编排

目录的著录款目通常包括以下各项：

  1. 书名项或刊名项；

  2. 著者项；

  3. 出版项：包括出版者、出版地点、出版日期、版次等；

  4. 稽核项：包括页数、图表、开本、装订形式、定价等；

  5. 附注项：对上述各项的附注或说明；

  6. 提要项、内容简介；

  7. 业务注记：指图书馆在目录上做的业务记载，包括索书号、登录号、分类号、主题词、存贮地点等。

目录的著录在于揭示所收录的文献的基本特征，以利于方便检索。而不同的目录工具有不同的编排形式，能提供不同的检索途径。

在目录体系中，书名目录、著者目录、分类目录和主题目录是目录检索工具提供的最常用检索途径。下面对其各自的排检方法加以简介。

  1. 书名目录

  1. 中文图书：按书名字顺排检，具体方法有汉语拼音法、笔划法、部首法等。

  2. 外文图书：西文书名按字顺排检；日文书名有日语汉字和假名两种，前者按汉字笔划排检，后者按假名字顺排检；俄文书名按字母顺序排检。

  1. 著者目录

  1. 中国著者：按姓名字顺排检。

  2. 外国著者：按姓在前名在后排检。而欧美人姓名排列习惯是名在前姓在后，故编目时应将著者的名姓倒置，中间用逗号分开。

  1. 分类目录。分类目录是按分类法规定的图书、资料所属的学科、专业内容对应的分类号编目，并按类号的顺序排列。

  2. 主题目录。主题目录是图书、资料的主题内容编排的目录，按主题词字顺排列。

二、索引

（一）索引的概念

索引是将图书、期刊等文献中的一些重要的、有检索价值的知识单元， 如主题词、分类号、著者姓名、名词、公式、数据、事实、机构、论文篇名等，根据需要一一分析摘录出来，并注明它们所在的页码和文献号，再按一

定的顺序编排组织起来，构成检索的种种途径，这种检索工具称为索引。 索引与目录相比较，在本质上是一样的，即是一种传递文献信息、揭示

和检索文献的工具。但索引在结构和功能上有自己的特点，主要表现为： 1.侧重揭示文献的内部特征。目录重在文献的宏观描述，对其外部特征

给予详细而精确的揭示。而索引则侧重文献的微观描述，对其内部的特定事项或单元知识给予具体而深入的揭示，可从内容深度方面描述读者的要求。这种检索深度是目录所不能达到的。

  1. 著录内容标明出处。索引的款目有指引项，以指示具体标目所含文献信息在原文中的确切位置，这是索引区别于目录及其他检索工具的重要特征。

  2. 揭示范围广，信息含量大。目录的著录对象仅限于图书及其外部特征， 而索引的著录范围涉及到书、刊、报等各类文献的各种信息，容纳了较丰富的信息量。

（二）索引的类型

索引的出版数量大，种类繁多，且各具特色和功能。索引大体可以分为几大类型：一是按文献外部特征编制的索引，有书、刊、篇名索引，著者索引，文献序号索引等；二是按文献内容特征编制的索引，有分类索引、主题索引、关键词索引等；三是按索引所反映和揭示的文献类型划分，有图书索引、期刊索引、专利索引等；四是按标引语言来划分，有主题索引、分类索引、著者索引、号码索引等。下面着重介绍几种常用的索引。

  1. 主题索引。主题索引是将文献中具有实质意义的词语或能揭示文献主题概念的词语抽出来，经过规范化处理之后，再按字顺排列起来组织标识系统，或在各主题词下面给出副标题词、文摘、文献出处，或在各主题下面给出篇名性的说明语，或关键词性的说明语，然后在说明语的后面列出文摘号， 以这种方式编制的索引称为主题索引。

主题索引给检索者提供从研究课题的主题概念出发查找文献线索的途径。主题索引又可分为以下几种：

  1. 标题词索引：标题词是自然语言中比较定型的事物名称，是经过规范化、用以表达文献主题内容的词、词组或短语。标题词索引就是以标题词组织成的索引系统，它是最早的一种主题索引。通常，利用标题词索引，要借助于该检索工具规定的标题词表，以便选准标题词进行检索，从而取得好的检索效果。

  2. 叙词索引：叙词又称主题词，是从文献中优选出来并经严格规范化处理的词。它能表达文献内容特征，词间有严密的语义关系，又具组配性能， 叙词索引即是按叙词字顺排列而成的。它也是一种概念组配索引，通过叙词间的概念组配表达文献主题和信息提问。使用叙词索引时要利用叙词表，以正确选择检索词。叙词索引特别适用于电子计算机检索。

  3. 关键词索引：它是由文献中具有实质意义的词（即关键词）按字顺排列而成的。一篇文献被抽出的若干关键词，每个都轮流排在首位，因而从各个关键词着手，都能查到该篇文献。但由于关键词系自然语言，又未经规范化，各词之间也无语法关系，因此容易出现漏检、误检现象。

  4. 单元词索引：单元词是经过规范化的、能表达文献主题的最小概念单元的词，是不能再加分解的独立词汇。它是一种概念组配索引，即通过最基本的词汇（单元词）的组配来表达复杂的概念。检索时，根据提问，把有

关的概念单元组配起来进行查找。但由于单元词本身存在的缺点，如强调词的单元化，仅是词的字面上的分解和组配，有的词无法单元化，无参照系统来反映单元词间的关系等，因而大型索引及检索系统一般不采用单元词，而采用功能更强的叙词，所以单元词索引已经较少应用了。

  1. 著者索引。著者索引是以文献署名的姓名（注：欧美人按名在前姓在后）的字顺排列，并在著者名字后面列出文摘号，以这种方式编制的索引称为著者索引。

著者包括个人著者、团体著者、专利发明人、专利权所有人等，因此著者索引也就包括个人著者索引、团体著者索引、专利发明人和专利权所有人索引等。著者索引为检索者提供从已知著者姓名入手查找文献线索的途径和方法。

  1. 分类索引。分类索引是将文献内容所属的类号按隶属关系排列起来， 并列出与分类号相应的类名，以这种方式编制的索引就称为分类索引。它是以科学体系分类为基础，按照一定的观点和原则，结合文献的特点，采用概念划分方法，将文献组成具有展开、隶属关系的索引体系。

分类索引给检索者提供从学科分类角度查找文献线索的途径。利用分类索引时，需先熟悉和了解该索引的分类方法，才能取得较好的检索效果。

三、文摘

（一）文摘的概念

文摘是以简明扼要的文字摘述文献的主要内容和原始数据，向用户报道最新研究成果，传递文献信息和查询文献线索的一种工具。它著录文献外部特征，更着重描述文献的内容，是原文浓缩后的产物，是系统报道、积累、检索一次文献的主要检索工具，是检索工具的主体，二次文献的核心。

文摘是随着文献的急剧增加而产生的。由于科学技术的发展，文献数量大增，读者在有限的时间内难以逐一阅读原文，而传统的检索工具又不能及时地报道、揭示最新的文献内容，因此，文摘应运而生，并越来越得到人们的重视。

与其它检索工具相比，文摘主要具有如下特点：

  1. 浓缩性。文摘是对原文的高度浓缩，它以凝炼的文字表述完整的信息， 以最小的篇幅提供最大的信息量，使文摘在一定程度上起到原始文献的作用。

  2. 客观性。文摘是对原始文献的简要的真实的复述，它忠实于原文的本来面貌，客观准确地摘录它的内容要点，不做说明解释，更不进行引申评论。

  3. 检索性。文摘不仅有规范化的编制系统，标引和著录格式，还具有引导性和检索性。文摘注明文献的出处，提供检索原文的线索，并且提供检索用的辅助索引，如主题索引，著者索引、年度累积索引，使读者从不同的角度检索刊物中的每一篇文摘。

（二）文摘的作用

概括起来，文摘具有以下几个方面的作用：

  1. 报道最新科学文献，使读者及时了解本专业最新文献出版情况和研究进展。

由于文摘所摘录的是经过筛选的某一学科或某一专业领域最新最有学术价值的文献，并把相关论题集中一处，因而通过一组文摘，能获悉该学科或专业领域的学术概况及最新进展。特别是首次文摘，能使最新科研成果及时

公之于世，时效性强。

  1. 可以帮助读者判断检索的文献是否合乎需要。文摘能够简明扼要地揭示文献的主题内容，因此，读者在不需要阅读原文的情况下，就可真实地了解该文献的内容，明确其基本要点，从而较容易地判断该文献是否为自己所需。

  2. 可以帮助读者消除语言上的障碍。一般读者不可能掌握多种语言，而文摘性检索工具收录的文献都译成一种常用的文种，即利用这一常用的文种就可以阅读到大量的文献，从而在一定程度上消除读者的语言障碍。

  3. 可以帮助读者对一些无法找到的文献有大致的了解。阅读了文摘大体上就掌握了文献的主要内容，这就使读者有机会大致了解自己难以获得的相关文献。

  4. 可以节省阅读时间。由于文摘是对原文献主要内容的描述，每一条文摘实际是一篇高度浓缩、信息完整的文献，所以读者阅读文摘的时间则远远要少于阅读原始文献所花费的时间。

  5. 引导读者查找原文。文摘具有引导性及检索性，读者可利用文摘对原文献出处的注明，掌握其来源和线索，并据此查阅对自己具有参考价值的原始文献。

（三）文摘的重要类型

文摘的类型有许多种，但最常用的还是按照文摘编写方式及其对文献的揭示程度来划分的三种主要类型：指示性文摘、报道性文摘和简介性文摘。 1.指示性文摘。指示性文摘是把原文的主题范围、目的、方法指示给读

者，不直接摘录原文的论点和数据。它主要适用于那些篇幅过长、内容较散的文献，如泛论性或评论性的文献等，一般不涉及具体的技术问题。其字数一般在 100 字左右，简短扼要，起到题解作用。

  1. 报道性文摘。这类文摘是在对原文献进行深入的语义和逻辑分析的基础上进行高度浓缩而形成的。它概括地叙述原文献所有或部分重要信息，包括研究对象和目的、观点和方法、主要结论、全部论据及其价值等。报道性文摘所含信息量大、参考利用价值高，在一定程度上能够取代原始文献。该类文摘的篇幅一般在 300～500 字之间。

  2. 简介性文摘。该类文摘仅仅著录文献的外表特征，涉及文献的内容性质浅，或仅提供简单的说明性和注释性的文字。

四、综述及述评

综述、述评属于三次文献范畴，是检索工具和非检索工具之间的一种文献，具有一定的存贮、报道和检索功能。

综述是综合、评述的简称，以述为主，述中有评，是作者研究了某一课题大量有关文献后对该课题在一段时间内发展情况所做的精练的综合叙述与分析。它是几十或几百篇文献信息的高度浓缩，能够比较全面而又深刻地反映某一专题的发展、水平、动向，具有指导意义和较高的参考价值。

述评是以评为主，评述相兼，要求更高的一种文体。它以较小的篇幅就某课题现状、进展进行描述、评论，并提出方向性或指导性意见，具有较高的权威性。

综述和述评都是由本学科领域的专家或权威人士撰写，是具有重要价值的文献。它所附的大量参考文献又是查找该学科领域重要文献的线索，可以使读者对该学科领域作进一步的了解和深入研究。

综述、述评一般发表于该学科、专业领域的核心期刊中，也有以书、刊形式加以集中出版，以供读者系统查阅。