学校办公室的主要作用
1,助手作用
为领导当好助手,是学校办公室工作的最基本的作用。办公室工作的一个重要的内容就是文书处理,把领导机关、领导同志的文件、资料按照安全、
迅速、准确的原则和公文处理的有关规定高效率、高质量的处理好了,就为领导工作的正常运转起到了助手作用,这是其一。其二,就是想方设法地为领导节约时间,帮助领导把来自各方面信息、资料进行加工,对过多的文件进行筛选,对过长的文件写出提要或摘要,以便那些最主要的、最急的事、重要的事、大事及时地送交领导,得到及时批阅和处理。其三,帮助领导搞好文稿审核把关,看行文、文件内容是否符合国家的方针、政策和法律法规及与现行规定有无矛盾,涉及有关部门或地区的问题是否已经协商一致,文件提出的政策界限、措施和要求是否明确具体和切实可行,文字表述是否准确和简练及通顺,标点是否正确,文件格式是否符合规定,是否提请一定的会议讨论等等。其四,为领导做好会务工作,包括会议准备、会议审批、会议服务、会场记录、会议纪要整理、会议文件立卷等等。其五,搞好调研工作,及时向领导提供所需要的情况和数字。其六,帮助领导做好查办、催办工作,及时做好反馈工作,发现问题、堵塞漏洞,保证情况得到查办落实。另外,办公室工作人员还要负责协助领导提案处理、公务接待、为领导工作排忧解难等。
- 参谋作用
为领导同志出谋划策、当好参谋,是领导同志对办公室工作人员的信任, 也是新形势对学校办公室工作提出的新要求。办公室仅仅满足于当好领导的助手,一般地做好收收发发、上传下达、承转运行等工作是不够的。特别是在科学技术飞速发展,各项事业日新月异、领导工作日益繁重的今天,领导决策民主化、科学化的要求愈益迫切。为了适应这种形式的要求,办公室当好领导同志的参谋和智囊更加突出。一般讲,健全的领导决策程序包括发现问题、确定目标、拟制备选方案、方案评估选优、实验论证、普遍实施几个阶段。学校办公室的参谋作用主要体现在以下几个方面:
第一,发现问题、确定目标。办公室要善于发挥自己的聪明才智,善于从宏观的角度去分析微观的情况,用长远的战略眼光去分析现实问题,用历史的观点分析当前的倾向,捕捉重要信息和典型性意见,大胆地向领导提出抓什么、从哪里突破、达到什么目标的建议,拿出自己的真知灼见,从而使领导正确地选定目标。
第二,拟制预案。办公室为领导设计一个或多个预案,供领导参考。第三,帮助领导选优评估。分析各种方案的优劣长短。
第四,在实施决策过程中,做好控制工作。及时提出补充、调整性意见。第五,决策贯彻落实后,做好总结工作。总结出经验教训,为领导提出
完善化措施。
第六,在办文过程中,对需呈送领导的文件,不应原封不动地送交领导, 而应提出一种或几种参考性的意见。
第七,日常工作中,为领导搞好咨询工作。咨询政策性问题、情报性问题、历史性问题、反馈性问题等等,从而使领导自己“耳聪目明”,在纵横比较中科学决策。
- 耳目作用
当今社会是信息社会。信息是决策的基础,领导决策前、中、后过程都需要信息。全面、准确、及时的信息是做出切合实际、正确无误的决策的依据。要把做好办公室的信息工作提高到坚持党的实事求是的思想路线的高度切实重视起来。尤其在当前,我们国家处于大变革、大发展中,新情况、新
问题层出不穷,错综复杂的社会变化节奏快,知识更新速度快,无论哪一级决策都越来越不可能单靠以往的经验,而必须凭借新的现实数据、材料、知识。对信息的依赖愈来愈强,要求愈来愈高,是现代化的科学的决策过程的重要特征。在现代社会中,信息效率是质量、是生命。因此,学校办公部门理应成为领导获取信息的一条非常重要的渠道和部门,成为“眼观六路、耳听八方”的领导的耳目。办公室要发挥这种作用,应该善于上情下达和下情上达。下情上达,就需要把下面的情况全面地、准确地、实事求是地向上反映,既不能报喜不报忧,也不能报忧不报喜;既不能粉饰太平和错误地掩饰问题,也不能见风就是雨,虚张声势;既要反映正面意见,也要反映不同的意见;既要汇报成功的经验,又要汇报失败的教训。上情下达,就要准确、全面地领会领导的意图和指示,把握上情的准确性、全面性、机密性和政策性。当好学校领导的耳目,不仅善于收集、反映问题,还要善于调查研究, 发现问题和分析问题,发现一些潜在的、有倾向性和代表性问题,从而及时向领导汇报和提出意见和建议。
- 门面作用
办公室工作人是在领导身边工作,工作作风如何,办事效率如何,一言一行,一事一人,人们往往将其与单位的形象、领导的形象联系起来,是“门面”、“窗口”和“关口”。说它是“关口”,办公室要把好文字关,用印关、保密关,特别是文件、信息的上承下达都经过这里,说它是“窗口”, 办公室要内外和上下左右联系,群众来信来访,与各方人士洽谈工作,商办事情,都需办公室出面。说它是“门面”,办公室工作人员往往代表领导处理问题,代表领导办事,反映领导意图等。因此,若办公室纪律松弛,管理混乱,效率低下,服务差劣,就会起到严重消极的负面的影响,这是必须克服和避免的,而应该培养一支党性强、作风好、纪律严明、能力强的办公队伍。