2． 5 EDI 单证标准化

1. 业务单证标准化的意义

   1. 贸易程序简化的需要

60 年代初期，联合国欧洲经济委员会贸易程序简化工作组（UN／ECE／ WP.4 即目前制定与发布 UN／EDIFACT 标准的组织）成立，这个工作组的主要工作就是致力于国际贸易程序的简化工作，当时其中的一项重要工作就是贸易单证的标准化。从事贸易的同志都非常清楚，一项贸易从开始到结束，经历的环节很多，整个过程需要填很多单证，要花费大量人力和物力从事制单工作，如果在加上贸易单证的不规范，数据元不统一，很容易在单证流转的过程中产生差错，引起纠纷，造成损失，给公司管理带来极大的不便。因此涉及贸易的业务单证的标准化己成为从事国际贸易的广大业务部门的迫切要求。1986 年由 UN／ECE／WP．4 制定的贸易单证样式（UNLK）被国际标准化组织（ISO）以国际标准 1SO6422 形式正式发布，而成为整个国际范围内贸易单证的一个基本框架，直到目前该项国际标准仍成为大多数国家所使用的贸易单证遵循的基本依据。由于贸易单证是交易过程中记录数据的载体和凭 证，因此减少贸易过程中的环节，减少单证的数量，减少单证中的数据项将会为企业节省很多制单的开销和费用，而单证的标准化则是贸易程序简化的一个综合反映，也是贸易程序简化工作的结果。

1. 管理规范化的需要

可以说单证的标准化也是衡量企业管理水平的一个重姜方面，如果采用的贸易单证随意性很大且不规范，则很难建立起自己的企业形象，也很难给客户留下很好的信誉。如果已有有关国际贸易的一些单证国际标准，而我们却没能很好地执行，就可能会反应出我们的业务习惯与国际惯例不相吻和的弊端。由于国际标准贸易单证样式规定了单证的纸张必须采用 A4 型纸，因此这无论是对单证的印刷、打印、复印，还是对单证的传递和归档管理带来极大的便利，否则当你作为一个经营部门，所收到的单证不仅纸张大小有差异， 而且其数据元也有所不同，这一定会给你的管理带来莫大的烦恼，特别当我们的很多业务采用计算机管理时，贸易单证的标准化则显得尤为重要，因此说采用贸易单证的系列标准对提高企业或部门的管理水平具有重要的意义。

1. 贸易单证计算机管理的需要

随着计算机的普及和应用，很多公司和企业都已经以电脑制单替代手工制单，电脑制单的出现，使广大制单人员从繁重的制单工作中解放出来，不仅使制单效率大大提高，而且也减少了差错，因而深受广大制单人员的欢迎。但不可否认，由于以前没有统一的涉及贸易的单证格式标准，使得不管是软件开发公司，还是外贸公司自己，都只能围绕本公司的单证式样开发一个专用电脑制单系统，这就造成了许多公司花费大量资金和人力却做着同一工

作，其弊端一是软件不通用，不便于普及，二是不利于通信，使得电脑的优

势不能得到很好的发挥和利用。如果将涉及贸易的各类单证制定为国家标 准，那么许多软件开发者就可据此开发出类似用友或先锋财务软件一类的通用软件，不仅成本大大降低，还可互相交换数据，使用非常方便。这也是需要制定贸易业务单证标准的一个重要原因。

1. 实施 EDI 的需要

当前，EDI 已成为进行国际贸易的一项十分有效的技术手段，已为世界上大多数国家特别是发达国家所采用。我国也已将 EDI 列入了“三金”工程的建设计划，预计在不远的将来，涉及国际贸易的有关部门均将全面采用和推广 EDI 的应用。采用 EDI 的关键是遵循 EDI 的国际标准 UN／EDIFACT，而UN／EDIFACT 实际是将不同的业务领域所共用的数据元使其标准化，并将之组合成各种结构化的标准报文。如果说过去的业务作法采用的是将纸面单证以邮寄、传真或 EMlail 方式传输至对方的话，那么这些传输方式对业务单证是否标准没有任何要求，但如果是采用 EDI 的方式，则因为每一 EDI 报文只能与一个单证相对应，因此与该报文相呼应的贸易单证必须是标准的，否则将会造成某一贸易单证中的某个数据元因其在相应的报文中中没有出现，而造成数据的遗漏。贸易单证的标准化实际是在为把各用户应用系统中的数 据，在转换翻译成 EDI 电子报文格式的转换翻译过程之前所要进行的一项不可缺少的工作。因此说，涉及贸易的业务单证的标准化也是实施 EDI 的前期必要的基础工作之一。

综上所述，在实施 EDI 的前期做好业务单证的标准化工作，对本公司或企业未来实施 EDI 将带来极大的便利，也是规范自己的业务流程和 EDP 应用系统，使之与国际惯例接轨的重要步骤之一，通过做好这项工作，可达到简化实施 EDI 的准备阶段所要作的大量工作的效果。因此，决不能把业务单证标准化视为可有可无，应引起高度重视。