第二章 办公室自动化系统的构成

第一节 普通办公室自动化系统的构成

办公自动化的初级发展阶段主要是将原来传统意义上的办公室中的业务实现自动化，即办公事务性自动化。当然这种自动化本身也是对信息的加工处理，也有信息的储存、分析、加工。但在初级阶段，分析，特别是检索相关的信息，并进而做出智能分析方面还很少涉及，而相应的与其它专门办公业务的子系统之间的联系也比较少。所以办公室主要是模拟处理传统的业务，即主要是文件处理工作，因而主要是使用微型计算机的文字处理功能。这些功能也是微型机最早开发的功能之一。它代替了传统的打字机。微型计算机文字处理软件，能很好地胜任这一工作，可以方便地输入文件，编排文件版面并打印输出文件。同时可以将文件存储在计算机硬盘中，以便以后修改、查询、重新使用。同样，复印机在这一系统中起到重大作用，它可随时方便地为我们提供重复的文件拷贝，在需要将同一文件大量分发的局部即时环境中，起到巨大作用，成为即时的印刷设备。而传真机能及时接受外来传真文件，并输出本地文件，起到了传输信息的作用。

初级系统的进一步发展需要应用较简单的数据库系统管理本地及本系统办公系统中的有关数据，并进行较简单的运算统计、分析。因而在初级系统中已开始使用较小型的数据库软件。

同时这种以文件处理为主要环节的自动化系统，在局部地区也开始实现网上作业。例如一层楼中相邻各办公室，或者一座办公楼中，甚至一个机关院中，各部门之间通过计算机网络传递有关信息，发送、接受 E－Mail，给本机构办公带来巨大利益。因而较为小型的网络系统也是初级办公自动化所要求的。

普通办公自动化系统，主要由微型机或较小规模微机局域网以及一些其它办公设备，如复印机等组成。这种系统主要是具有并机或网上的办公文件处理、电子报表处理、小型数据库处理等功能。

系统硬件主要是微型计算机系统，例如 PC 机或微机服务器。部分有局域网系统，例如 Novell 网或 Windows NT。系统软件主要是文字处理软件，例如，Word Star、WPS、CCED、Word 等等。电子报表软件，如：Lotus1－2－3、Excel 等等。微机数据库软件，如：DBASE IV、FOXbase、FOXpro 等等。

当然，PC 系统应当有相应的汉化操作系统。例如：UC- DOS、王码汉字、天汇汉字，或者汉字 Windows3.1、 Win－dows3.2、中文之星。而这类网络应当有相应的局域网网络软件，例如 Novell3.11、4.1，Windows NT 等等。

普通办公自动化系统，主要是应用上述硬件或软件进行计算机化的文字处理，并将生成文档或外来文档存入计算机相应硬盘，准备随时使用。并通过局域网在网内传递文件。

而小型数据库，主要用于存储并管理与日常办公有关的事务数据，例如： 有关文件索引、会议管理、行政、基建、车辆、办公用品管理、财务、人事等信息。其它有关机构基础数据，例如企业单位的基本生产数字，均可用数据库管理。

这种普通自动化系统，目前不同层次地存在于各个行业，从单机文件文字处理到小型局域网系统，已给社会带来了巨大的效益。

我们下面分析一个完整的例子，通过此例读者可以清楚地理解普通办公自动化系统的构成。

例 广东大厦酒店电脑网络信息管理系统规划和实施。广东大厦是一个有516 间客房，1200 多餐位和拥有多种娱乐服务设施的三星级大型宾馆。为使

大厦的管理更规范化、科学化，提高工作效率，从 1995 年初开始了广东大厦电脑网络信息管理系统（以下简称网络系统）的规设计和实施工作。该网络系统是一个基于微机平台的局域网（LAN），采用集中式的管理方式，即通过中心专用文件服务器控制各工作站之间的数据共享、信息交换和统计、查询、打印，从而实现大厦前台数据的实时处理和后台信息的批处理。