[案例二］

哈里斯与米尔克的时间观

一、哈里斯：“我是一个浪费时间的因素” 1.“我是一个浪费时间因素”

西太平洋航空公司的拉斯蒂·哈里斯写道：在我看来，要想认真改进对自己时间的管理，必须采用今天自我改进协会使用过的很多方法，即公开但白“我是一个浪费时间因素”。认识到这一点，就能够产生一些改善处境的具体步骤。

以我为例，两年前在公司第一次时间管理研讨会上，我公开坦白自己是一个浪费时间因素，自此以来 24 个月的实践确实证明了时间管理在提高管理效能方面的好处，我看到了日新月异的变化。在提高管理效能方面最卓有成效的变化是：

上述 4 个变化中最重要的是我同秘书的关系。秘书，不同于其他任何人包括我，她对我每天的工作安排负有责任，所以，在休息时间她也要为我的需要去阅读、写作，最重要的是去思考。

我曾向其他忙忙碌碌的总经理介绍了一个改进工作日的方法，这就是雇用一个有能力、聪明又富有同情心的秘书，让她成为自己工作的组成部分，成为自己的左膀右臂。秘书不仅必须知道工作的具体内容、上司的职能和责任，而且必须了解上司的爱好、厌恶、成见、癣好和考虑问题的方法。这样的秘书才能最有效地发挥作用。

我节约时间的第二条经验是安排闭门谢客的时间。没有得力的秘书，这样做本身也不会有什么作用。在你闭门谢客的时候，电话仍然在响，下属仍然在等待见你。

但是令人吃惊的是，如果秘书在这段时间热心守卫，竞没有什么人能打扰你。每天坚持一小时闭门谢客，就能多消除或大幅度减少每天晚上带着鼓囊囊的公文包回家的现象。

同闭门谢客一样，修改后的开门办公政策也需要一个得力的秘书才能有效地发挥作用。筛选和安排求见者，指定约会时间，超时谈话的中断和结束，都由秘书来掌握。

于是，那些鸡毛蒜皮的打扰和分心之事，不可思议地消失了，更多的时间让给了手边的工作。

会议的数量已经被大幅度削减了，会议的长度已经被缩短了。利用会议记录能够使缺席者同出席者一样了解情况。指定任务时要明确预定完成和检查结果的时间。由于采用预先通报的议事日程，会议可能更有成效了。

研讨会以后，我们 12 个最高负责人每天一个半小时的例会改为每周一

次，为时一个小时，这样，每个人节省的时间为 90 与 12 小时之差。

节省的 78 个小时对这些负责人的下属来说是一笔巨大的财富。以前他们曾感到上司把大部分时间都花在开会上。有事很难见他们，为此他们常常报怨不休。

当然，开会的状况一经改变，这种情形也随之发生了变化。过去，从来没有书面会议记录，现在，会议记录由全体高级管理人员传阅，他们感到比过去消息灵通多了。就西太平洋航空公司总的情况来看，我一直认为会议方面出现的变化是一个最有影响的节省时间因素。

二、米尔克：“现在就办”

维克托·米尔克是世界上屈指可数的现代化大食品公司墨西哥城推销中心的技术总监。他的工作直接或间接地受到公司 5000 名雇员中 3000 多人的影响。他总是忙得不可开交，想找点时间度假非常困难，可是他的工作却从来也没有干完过。他因此参加了在墨西哥城举行的一次时间管理研讨会，并取得了很大进展。

米尔克说：“现在我不再加班工作了。我每周工作 50 至 55 个小时的日子已经一去不复返，也不用把工作带回家了，我在较少的时间里做完了更多的工作。按保守的说法，我每天完成与过去同样的任务后还能节余 1 个小时。

“我使用的最重要方法是制订每天工作计划。现在我根据各种事情的重要性安排工作顺序。首先完成第一号事项，然后再去进行第二号事项。

“过去则不是这样，我那时往往将重要事项延至有空的时候去做，我没有认识到次要的事项竟占用了我的全部时间。现在我把次要事项都放在最后处理，即使这些事情完不成我也不用担忧。我感到非常满意，同时，我能够按时下班而不会心中感到不安。

“我认为，研讨会后出现的一个最重要变化是，我更明确地确定了各项目标。过去我从未迫使自己写出要做的事情和将它们排列出优先次序。我发现，这样做使我对各项目标有了明确认识，把需要做的事交给别人，自己则可集中精力去处理那些需要亲自做的事。

“对我有极大帮助的另一点是‘现在就办’的概念。我有意识地尽力克服工作上的拖拉现象。我在困境中抓住一件事情就努力一次性给以处理，这使我乱七八糟的办公桌上出现了极大的变化。实际上，推销中心参加研讨会的 50 名管理人员已经把杂乱无章的办公桌和人为的混乱列为第二号浪费时间因素。”

米尔克说：“我已经亲身体会到了显而易见这个词的含意。我把你的浪费时间因素表贴在我办公桌前的墙壁上，这个地方非常醒目。我曾核对过其中 20 个浪费时间因素，证明它对我是非常重要的，其中有几个我曾给以特别

强调，反复进行了检查。 “正像你看到的，我已经说过，对头号浪费时间因素（变换优先次序和

拖延）和办公桌上杂乱无章的控制有了明显进展。我的第三个浪费时间因素是危机管理，这好像是说我们的生活危机四伏。通过我们的大型电脑控制室，我们能够鉴别机械或电子设备方面出现的问题。现在我们正设法预先采取措施来防止将要出现的危机问题，并且正在寻找能够更好地管理危机的办法。

“我们赞成温斯顿·丘吉尔的看法，展望未来比我们现在所能理解的要困难得多。同时我们也确切地发现，预先采取措施防止可能发生的危机和制订应急计划完全可能最大限度地减少危机的影响。”

讨论：

①哈里斯与米尔克的浪费时间因素有什么不同？他们的时间观点有是什么？

②哈里斯自称是“一个浪费时间因素”；而米尔克则认“现在就办”这两者的心理现象是什么作指导思想的？

③你认为这两人谁的方法比较科学？