第二节 信息管理

信息管理是一种使有价值的信息资源通过有效的管理与控制程序而进行的实现某种利益的目标活动。在实际工作中为了有效地利用信息，必须组织诸如信息搜集，存贮和传递等程序化工作，以解决信息利用中的各种问题。这种专业性工作概括为“信息管理”业务。现代科技、经济信息服务工作和图书馆、档案馆文献资料工作虽然有着不同的信息管理要求和业务规范，但是信息管理的基础和核心却是相同的，可以概括为以下几个方面的内容：

信息资源开发、调配与组织管理。这是一种最基本的信息管理工作，涉及到社会的各个方面，有效地开展这一工作是组织高效化的信息服务的前提。这一管理业务的内容包括：非文献信息和文献信息资源的开发，科技、经济、政治、军事、文化等专门领域信息资源的社会调配，各类信息资源的布局，信息资源的利用组织等。

信息传递与交流组织。信息传递与交流是一种客观存在的社会现象，将其纳入社会管理的轨道不仅是为了提高社会信息传递与交流的效率与效益， 而且是维护社会正常运行的需要。信息传递与交流组织的基本内容包括信息传递与社会秩序的建立与维持，各种信息传递与交流业务的开展，以及社会各有关部门信息传递与交流关系的确立等。

信息的揭示、控制与组织。无论是图书馆、资料室、档案馆、情报所， 还是专利局、标准所，或者其它别的什么信息服务部门，都必须对所搜集的信息进行全面加工，将其整序，以便从信息源的外部特征或内涵出发揭示其内容，以此为基础组织信息收藏和系统化的服务工作。值得指出的是，不同的信息服务部门对信息的揭示、控制和组织有着不同的特殊要求，从而形成了各具特色的信息揭示与控制体系。比如说，图书馆对馆藏文献信息资源偏重于其书目信息的揭示，以方便广大读者的查阅之需；而各种各样的情报所对其所藏情报信息资源偏重于从情报主题单元来加以揭示，以满足科研人员的专题情报的需求。

信息研究、咨询与决策。信息研究、咨询与决策是一种高层次的信息业务，旨在围绕管理工作提供决策方案。其中的信息管理内容包括决策管理信息识别、组织、分析、整理和加工，以便在充分利用现有信息的基础上，通过有针对性的研究，得出未知的结论，待确认其可靠性后应用于管理实践。

信息技术管理。信息技术是指用来延长人的信息功能的技术，主要包括： 延长人的感觉器官采集信息功能的感测技术；延长人的思维器官处理信息功能的计算机技术；延长人的效应器官施用信息功能的控制技术。现代信息技术以计算机技术、通信技术和传感技术为核心，其范畴大体包括信息输入、信息存储、信息处理、信息输出、信息传输、声像技术、复制技术、出版印刷等。计算机技术是信息技术的核心和基础，通信技术（特别是数据通信技术）为信息工作与大众传播媒介的结合提供了条件；计算机技术与通信技术的结合，是新一代信息技术的主要标志。信息技术管理的特点是根据信息服务业务的开展和社会的实际需要，组织各种信息技术的开发和应用，进行技术的标准化、规范化管理。当前，信息技术管理的主要内容可区分为硬技术管理与软技术管理两个方面。其中，硬技术管理主要围绕计算机、通信和其它信息设施及产品的研制技术进行，软技术管理则围绕各种信息设施及产品的使用进行，包括信息传递中的技术管理、信息加工中的技术管理、信息服

务技术管理等。

信息系统管理。信息系统是为搜集、加工、存储、检索、研究、传递信息和提供信息服务而建立的人工系统，也是不断输入和输出信息的开放系统。现代信息系统是综合运用计算机、通信、网络和多媒体等技术手段，具有多功能、多系列，能处理各种信息和提供信息服务的综合系统。信息系统作为一种重要的社会系统，其基本要素包括信息工作人员、技术设施、信息及其载体、用户以及系统环境等。信息系统有着独特的内部结构和目标运行机制，这说明信息系统的管理不仅包括以上一些基本要素的管理，而且包括系统组织和运行的管理与控制。鉴于信息系统与其它系统的区别及其特殊性，其管理体制和方式自然也区别于其它系统而自成体系。按照不同的管理目的和不同的分类方法可划分出不同类型的信息系统：①信息资源支持系统。该系统包括信息资源布局、加工、存储和提供等几个方面。要依据科学技术和经济发展的密度，来设计国家、部门、地区的信息资源收藏点，做到合理布局、突出重点、互相协调、资源共享，提高信息资源的整体供应能力。

②信息检索系统。该系统旨在为用户查寻信息资源，包括检索语言、检索策略、检索工具的组织和检索网络等。现代计算机检索系统是由各种存储量巨大的数据库、通讯设备和计算机等组成的联机检索网络系统，自动化程度高， 并能满足特定的查全率和查准率，也是最基础的信息系统之一。③信息交流和提供系统。该系统包括大众媒介传播、信息交流、书刊交换与互借、学术活动、人际交往以及国际交流与合作等。④编辑、出版、发行系统。该系统从事印刷型、电子型和声像型等各种信息的编辑、出版和发行工作，向广大用户传播信息。⑤信息职能管理系统。该系统在职能上和业务上对全国和地方，以及部门和专（行）业范围的信息工作施行宏观管理，包括制订方针政策、编制规划计划、组织协调和人员培训等。

信息服务与用户管理。信息用户是信息服务的对象，任何信息工作无不以服务于一定范围内的用户、满足其信息需求为前提，因而信息服务与用户管理在信息管理中是关键性的基本工作，甚至可以称为信息管理的中心。所谓信息服务，就是信息机构针对用户的信息需求，及时地将整序后的信息以用户方便的形式传递给用户的活动。信息服务工作包括信息提供、信息研究、信息咨询、信息的交流交易、技术转让、技术交流交易以及各种可行性研究、预测、评估和调查。信息服务工作的水平、效率和规模反映一个国家经济和科学技术发展的水平和需求。在美国、日本和欧洲联盟大多数国家，信息服务已发展成为一种服务业，成为信息产业的重要组成部分。社会的信息化， 已成为当今社会的主要特征之一，信息广泛地渗透到人类生活的各个领域和方面。社会对信息的需求不断增加，信息服务处于不断的发展和深化之中。在我国，从 50 年代到 80 年代已开创了强有力的信息服务活动和信息工作， 但那是一种公益性的服务事业。只是在最近三四年我国才起步发展面向市场经济的信息服务业，而它在我国新兴的信息产业中占有较低的比重，这是有待今后大力发展的。信息服务的方式很多，有单向服务、多向服务；有主动服务、被动服务；有有偿服务、无偿服务；有定向服务、定题服务；有宣传报导服务、专项委托服务、信息检索服务、信息咨询服务、研究预测服务等。无论哪一种服务方式都应遵循一条最根本的原则：“在最合适的时间、地点， 把最合适的信息（最准确、最完备），传递给最需要的用户”，简称“三最原则”。这也是在信息服务管理中应遵循的一条基本原则，因为我们的服务

管理是围绕着服务的宗旨进行的。信息服务的依据是用户的信息需求。社会的信息需求是推动信息服务业发展的动力，信息服务业形成和存在于社会上，目的就是及时、准确地向用户提供所需的信息，满足各类用户对于不同信息的需求。信息用户是指各种实践活动中利用特定信息的个人或群体。根据不同的标准，信息用户可划分为不同的类型，这是做好用户管理的基础：

①根据人们的实践活动所属的行业可划分为农、林、牧、渔、水利业用户； 建筑业用户；商业、公共饮食业、物资供应和仓储业用户；工业用户；地质普查和勘探业用户；交通运输及邮电通讯业用户；房地产管理、公用事业、居民服务和咨询服务业用户；卫生、体育和社会福利事业用户；教育，文化艺术及广播电影、电视业用户；科学研究和综合技术服务业用户；金融、保险业用户；国家机关和社会团体用户等。每一行业用户还可以细分。②根据人们的实践活动的内容所属学科范围可划分为自然科学用户；社会科学用户。每一学科范围还可细分到具体学科或专业。③根据人们的实践活动所属的职业范围可划分为决策人员；管理人员；科学家；工程师；生产人员（工人、农民）；医生；作家；艺术家；军人；商人；教师；学生等。④根据人们利用的特定的信息载体可划分为文献信息用户；语言信息用户；电子信息用户（包括网络信息用户）。⑤根据人们利用信息的用途可划分为技术信息用户；生产信息用户；贸易信息用户等。⑥根据人们利用特定信息的目的可划分为战术信息用户；战略信息用户。⑦根据人们的信息素质可划分为初级用户；中级用户；高级用户。⑧根据年龄可划分为老、中、青年用户。⑨根据人们所在的地理区域可划分为华北用户、东北用户、华南用户等。⑩根据服务方式可划分为借阅用户；咨询用户；中介用户等。（11）根据人们与信息系统的关系可划分为现实用户；潜在用户。（12）另外根据不同的标准还可划分为个人用户与集体用户；国内用户与国外用户等。做好用户管理，除了要了解信息用户的类别，还要把握用户信息需求的构成和用户信息需求的变化。信息要求的构成主要是指关于用户对信息和信息活动有哪些指望和要求：对信息的要求，对信息源的要求，对信息获取方式和方法的要求等。用户的信息需求是一个动态的概念，随着社会的发展和社会主义市场经济体制的逐步确立，人们追求的目的、社会面临的任务各不相同，因而，用户的信息需求也相应地发生着变化：①社会公众的信息意识逐步增强，信息用户迅速增加，由传统的文献型信息需求转向多种形式的信息需求。②用户所需的信息从以定性为主逐步转向定性定量相结合并以定量为主的信息。③需求范围不断扩大，由传统的科技信息扩展到全方位的信息，包括经济信息、生产信息、市场信息、管理信息等。④由传统的二、三次信息产品需求转向超前性信息需求与进行中研究项目的信息需求相结合，对信息服务的及时性提出了更高的要求。⑤经济特区、经济技术开发区以及各类型企业的信息需求量上升加快。由于各种信息业务的开展均以用户信息需求为依据，所以信息服务和用户管理的内容不仅包括“服务”和“用户”方面，而且贯串于信息业务工作的全过程。由此可见，信息服务与用户管理的内容是综合性的，管理方法是系统的。

信息经济管理。信息作为一种基本资源在现代社会发展中愈来愈显示其重要性，以此为基础的产业（即信息产业）经济日趋发达，致使社会经济结构发生了重大变化，导致了以信息经济充分发展为标志的信息化社会的出现。信息经济是以信息资源为基础，以信息技术为手段，通过生产知识密集

型的信息产品和信息服务来把握经济增长、社会产出和劳动就业的一种新型的经济形态，它被认为是继农业经济和工业经济之后的最现代化经济形态。著名的信息学家和经济学家马克卢普、波拉特和马丁等都对信息经济的基本内容做过描述，概括起来有：信息劳动力；信息产品和信息服务；信息市场； 内涵最丰富的信息基础结构等。信息经济既有与其他经济一样的特征，也具有一系列它所特有的基本特征：第一，信息经济是知识和智力密集型经济， 在其构成成分中，信息知识的含量比重高于物质含量；第二，信息经济的流通和价格属性有别于其他经济，如信息商品的增殖，产权的繁延性；第三， 信息经济的国际性。随着信息商品化和信息市场化的发展，经济管理在信息系统的建设和运行中越来越重要。经济管理涉及的内容大体包括：经济核算、经营与管理模式、经济合同的制定等。

信息事业管理。是依靠人为的“权力”因素来对社会信息事业所做的宏观管理。主要包括运用信息政策和信息法规体系来加强信息事业的管理。信息政策是指在一定的历史时期和预定的目标下，为发展信息产业（包括信息服务业）而制定的指导原则和行动准则。信息政策一般可划分为宏观信息政策和微观信息政策。信息政策还可划分为国家信息政策，部门信息政策，地区信息政策和基层单位信息政策。信息政策既要通过信息资源的配置来控制与优化信息系统的内部结构与运行机制，又要充分考虑信息系统与外部环境的关系，以信息处理、信息应用技术和信息管理为对象，解决社会信息实践活动中经济效益与社会效益之间、自然信息流与国家发展总体目标之间所产生的矛盾，促使信息实践活动总体效益、效能的提高。信息法规体系是指为适应组织、领导和管理信息产业的需要而制定的各项法律、条例和规章制度的总称。包括国家的、地区的、部门的和基层单位的不同层次的信息法规， 有主有从，相互协调，互为补充，构成完整的信息法规体系。目前，我国政府已正式颁布的信息政策法规有：《国家科学技术情报发展政策》、《档案法》、（专利法》、《著作权法》等。加强信息政策与健全信息法规体系， 已成为目前信息管理中不可缺少的一环。