学校设备管理学校电话管理

电话管理的性质、任务

电话管理是各机关企业事业单位后勤管理工作不可缺少的关键一环。它的管理直接作为企事业单位生产、行政、外联、医疗、科研、销售、职工生活以及维护正常秩序，企事业单位政党运转的前提条件。电话的管理水平决定单位内外信息交流的水平，同时在某种意义上讲，电话是企事业单位的门面，体现着机关企事业单位综合管理水平。

电话管理主要包括以下内容：（1）电话插转台的管理；（2）接线工、接线技术保障人的管理；（3）电话总机分机的管理；（4）电话费收缴管理；

1. 国际、国内长途电话管理；（6）市内电话管理；（7）电话交换设备选配与维修管理；（8）电话信息服务管理等等。

电话管理，作为后勤管理工作的的组成部分之一，首先要保证的是电话信息传出传入通畅，即线路的通畅。电话作为现代信息重要的通讯手段，在生产、行政等各领域所起的作用越来越突出，这种突出重要的作用，给电话管理提出了较高的要求。电话管理不善，会给工作、生产带来不可估量的麻烦，同时，也会带来很多电话费缺口。电话设备的维修、保护等一系列办法， 都需要有成套较为系统的施行准则。电话插接服务态度的好坏，也是关系到本单位获取外界信息的内容。所以，精明的单位领导从来不放过电话管理， 以此作为通讯管理的重点来抓。

随着现代通讯技术的不断发展，新兴的电话种类层出不穷。移动电话、BP 传呼系统、车载移动电话、电话连机电传、一路多门电话，已经越来越普

通地用作单位通讯手段。这也给电话管理工作增加了难度。技术越来越先进， 要求管理手段也应越来越先进，以适应电话设备的要求。如今，电脑插转台、自动程控交换机已经越来越多地为人们、为企事业单位所接受，电脑综合服务系统，电脑计费系统也渐渐广泛地被采用。

电话管理，对于特殊部门有特殊的要求。作为邮电系统的一部分，涉及到邮电保密、邮电纪律邮电规章等内容，应成为较为主要的管理工作，不可出差错。

电话管理意义重大，所涉及的内容庞杂，所以应引起后勤主管领导的足够重视。

如何组成电话通讯工作程序

电话通讯工作是单位内外交换信息，相互联系的枢纽。是体现企事业单位工作管理和服务水平的窗口。电话通讯的中心任务就是保证内外交换电讯信息畅通无阻，充分利用现有通讯电话设备，为生产、科研、办公、生活服务，使企事业单位及个人作为可依赖的传递讯息源。

电话通讯工作较为特殊，它涉及到一些设备管理、操作管理、服务管理、安全保密管理、工作规范管理、维修保养管理、技术档案管理、质量检查验收管理等几项重要管理项目内容。从宏观角度看，这些管理项目似乎可归纳为行政管理和技术管理两大分支。这两大分支机构管理均受同一部门一致性协调参谋、定案。因此，这种管理模式不可不说是系统管理的一部分。电话通讯工作既然是个系统工程，就需要对各项管理工作予以协调、平衡。制作流程图，勾画出工作程序、步骤，以此来确立整个电话通讯管理工作所涉及的分支及完成一次通讯活动所需经过哪些环节，完成哪些信息传递工作。考：

如何配置电话交换机

随着现代科学技术的发展，电话交换机设备也在不断地更新换代，从早期的磁石式，供电式，步进式，纵横式一直发展到了由电子计算机控制的程控交换机。电话交换机的发展不仅提高了工作效率，而且给人们的工作和生活带来了极大的方便。当然，电话交换机种类繁杂，也多少给用户的选购造成了一定的麻烦。选择什么样的交换机才适合本单位的实际情况，最经济、最方便而又最实用呢？这成了所有企事业单位后勤主管部门不得不思考的一个问题。

电话交换机的选购虽然会受到很多条件的限制，诸如单位的规模、单位的经济情况、单位所在地的电话设备等等制约，但总的说来，只要从以下原则出发，便能极大限度地选购出理想实用的电话交换机。

1. 遵循实用的原则：电话交换机设备的选购一定要适应本单位生产和工作的需要，满足单位各项工作的要求。这就要求主管部门在选购交换机之前，一定对本单位电话的近期容量需求有一个比较清楚的了解，做到心中有数，然后再适当考虑随着单位将来的发展而对电话通讯提出的远期容量的要求，在这两个基数的基础上，选择出容量适当的交换机。既要避免容量不足造成日后的使用紧张，又要避免容量过大造成浪费。

2. 遵循经济原则：由于近年来电话交换机更新换代速度极快，仅目前市场上出售的机种就达五、六种之多。那么选择哪种机型对本单位最合适？ 这除了要考虑机型的性能之外，经 济原则同样不容忽视。对电话通讯任务少， 经费较为紧张的单位来说，应以选购人工交换机为最合适。对电话通讯任务重，单位房舍宽余的单位来说，则应选购性能先进的自动交换机。总之，选

购电话交换机一定要从经济原则出发，考虑到单位的实际应用能力，切不要贪大求优，造成经济上、人员上不必要的负担。

1. 遵循配套原则：一般说来，企事业单位的电话交换机对电信局来说是属于用户交换机，它需要在单位所在地区的电话系统中联网运行。因此， 在选择交换机时，一定要充分考虑到当地电话设备的情况，使选购的电话交换机适应联网运行的要求。另外，选购交换机时一定要征得当地电信局同意， 避免在以后的安装使用时造成不必要的麻烦。

选购电话交换机时，各单位除应遵循以上三条原则之外，还应适当地参照下列标准进行科学地选购：

1. 本单位近期电话机容量为 200 门以上者，且采用自动交换机。

2. 本单位近期电话机容量为 200

   门及其能上能下者，如远期无大发展，一般宜采用供电式交换机。

3. 本单位近期电话容量为 100

   门以下者，可采用磁石电话交换机。如何进行电话交换设备的管理和维护

电话交换机的管理和维护是我国企事业单位电话管理中的主要内容，也是保证单位电话通讯任务正常运转的基础性工作。

一般情况下，电话交换机设备的维护大体有三种办法：一是单位自行维护；二是委托当地电信局代理维护；三是将机线设备资产移交给当地电信局， 由电信局全权管理，本单位只负责使用。对这三种目前比较流行的电话交换设备的维护办法，各单位可根据自己的技术力量，人员编制情况和使用上的要求，选择其中任何一种办法。当然，不论采取什么办法，其目的都是一样的，都是为了保养好电话交换机设备，使其为单位的工作和生产服务。另外， 采取不同的维护办法，一般都有一些相应的要求。属于自己单位自行维护的交换机，要求机务员一定要按照当地电信局规定的维修内容，按周期编制维修作业计划并严格地执行；属于电信局维修的交换设备，要求本单位要经常与电信局取得联系，配合搞好维修工作。需要指出的一点是，电话交换设备在维修时，除维护交换主机之外，对分机设备，杆线设备，电缆设备，电源设备等等也必须进行必要的维护，勿只抓一点而忽略其他。

对电话交换设备的资产管理往往最集中地体现在对电话交换机机房的管理上。机房是安装电话交换设备的场所。机房管理得如何，对电话交换设备的安全运行有着直接的影响。从某种角度说，管理好了机房也就等于管理好了电话交换机设备本身。从我国不同的企事业单位的机房管理条例和办法的综合中我们可以看出，要想管理好机房，一般说来应做到以下几点：

1. 机房的温度应保持在 15℃～35℃之间，相对湿度应在 45％～70％ 之间；机房要保持正常通风，严防灰尘和有害物体侵入。机房最好应投置空调设备。

2. 做好机房维护工作，定期对其进行必要的检查。经常保持机房的整齐清洁，门窗严密。机房应避免一般的通行，门应经常关闭并写有“机房重地，禁止入内”的字样。

3. 机房内不得堆放杂物。不得在机房中吸烟，严禁携带易燃易爆危险品入房。

4. 机房及机房内各项设备应定期清扫，清扫时宜用吸尘器以防止尘土飞扬。机房内要设有灭火装置和必要的安全防护用具。

5. 机房的灯光照明应有足够的亮度，照明设备应由专人负责维修。

6. 切实做好防雷、防鼠、防冻工作。

7. 为保持机房的清洁，有条件的单位应在机房内备有防尘服和专用鞋，入室人员应换用防尘服及专用鞋。机房专用的服装、鞋应定期洗涤更换， 并严禁将其穿出室外。

如何合理安装电话交换机

合理安装电话交换机是使用电话交换机的基础，也是管理和保养电话交换机的关键性操作环节。一般说来，安装电话交换机可以利用单位原有旧房， 也可以按机房的要求另建新房。但是，不论是利用旧房还是再建新房，电话机机房都必须做到：

1. 位置和布局要合理。一般说来，电话交换机机房应设在单位内相对安全，安静的地方，工厂更应如此。机房宜座北朝南，不宜安排在厕所、浴池及其他易积水的房间的一层，电话交换机机房的布置除应考虑维修管理的方便以及管理设施的经济要求以外，还应尽量与单位的整体布局相协调。交换机机房的面积应按单位远期的发展需要确定。

2. 建筑与室内结构要符合交换机特定的要求。一般说来，交换机机房应严格防漏，并采取保温隔热措施。电缆进室设于地下或半地下时，应采取有效的防水或防潮措施。电池室一般布置在底层，其地面、墙面应有防止酸液渗入的结构，应尽力保持干燥。外窗应防止太阳直射光进入室内，一般可装毛玻璃和色玻璃；室内应设置防酸洗涤池，与其他机房间的隔墙不宜开设门、窗或气孔；电池室的门也不宜开向走廊。当然，尤其要注意的一点是， 单位电话交换机各机房的层高、荷载、地面、墙面、顶棚、门窗等等技术要求，一定要按照当地电信局的有关规定执行。

3. 除以上两点外，电话交换机机房还必须要符合采暖、通风、消防、照明等其他要求。各机房宜采用热水散热器采暖。有条件的单位可在交换机机房配备空调调节室内温度。不能配备空调者，应设有能防止灰尘进入机具的机械通风设备。交换机机房内不应通过与本房间无关的各种管道，机房内应配备对设备影响较小的灭火器。

总之，安装电话交换机是使用、保养交换机的关键环节，各单位必须高度重视，一丝不苟，使之完全符合交换机的有关要求，使交换机在以后的使用运行中能够正常运转。

怎样管理和缩减电话费

随着电话的普及和电话通讯事业的发展，电话给我国各企事业单位职工的工作和生活带来了极大的方便。然而不要忽视的是，电话在给人们带来方便的同时，也给单位带来了一定的经济上的负担。由于管理手段落后，管理方法不善而造成电话费猛增且逐年呈上涨趋势的情况，已成了一种严重困扰着各单位电话管理的现象。因此，如何合理地管理并有效地缩减电话费用， 这不仅是各企事业单位电话管理中的一项重要内容，而且是单位后勤管理不可忽视的一项内容。

综合我国各企事业单位电话管理办法看来，电话费的逐年增长其原因主要有两个，一是电话超次费不断加多，二是长途电话费不断增多。因此，各单位在合理管理并有效缩减电话费上，也应从这两个方面入手，制定出一些相应的措施和办法，对电话费用进行有效的管理。

一般说来，解决电话超次多的问题，应主要从三个方面入手，一是加强设备管理，减少错号和掉号现象，以保证电话的有效使用，减少超次费；二

是严格控制或减少外借电话，如果必要时还可以设置投币电话或对外公用电话，以保证电话真正为工作和生产服务，减少不必要的超次费；三是加强对全体职工的教育，增强其节约意识，减少超次，提高电话的有效使用。为了做好以上三个方面的管理工作，有条件的单位可以启用计算机计费系统，将单位内电话费用按分机统计出来，实行一定的承包核算；把电话费核发给各分机部门，每月结算一次。

除减少电话超次费外，管理并缩减电话费的另一主要办法是压缩长途电话费用。在这一点上，许多单位的办法是：严格规定长途电话的使用范围， 做到能少打长途就少打或不打长途电话，能用信函解决的问题就不打电话， 能打普通长途的就不打加急长途电话。同时，还要严格控制长途电话的通话时间，任何人打长途电话时，都应事先拟好对话提纲，做到心中有数，不能在长途电话中漫无边际的聊天，而应尽可能地缩短通话时间。能在晚间半费时间内打长途的，最好不在白天打。按执行上述长途电话管理办法，各单位除了增强管理意识，制定一定的制度之外，还应严格管理长途电话设备，使用自动电话交换机的单位要采取控制设施，使要长途电话必须经过总机值班员叫拨，方可打通，各分机无法叫拨长途电话。另外，还必须严格区分公、私长途电话，做到公事公办，私事自费，公私分明。严格履行长途电话登记手续，及时准确地收费。

如何进行电话分机管理

电话分机是电话通讯交换网络中的重要组成部分，搞好这方面的管理， 能够使电话通讯有效地为单位的生产和工作服务。电话分机管理是电话管理中的一项中心内容。

一般说来，搞好单位电话分机的管理，应从以下几个方面着手：

1. 分机的分配：怎样合理有效地分配电话分机，这在我国各企事业单位的电话管理中都是一个比较麻烦的问题。由于我国目前电话通讯的能力相对而言还比较差，因此不可能使电话分机做到“按需分配”。这样一来，矛盾和问题也就在所难免地会出现，这就要求有关主管部门在分配电话分机时，应根据本单位的具体情况，实际需要以及本单位电话交换机的容量，制定出一个电话分机配备的原则和条例，并严格地按原则办事。一般说来，分配电话分机要以满足生产和工作的急需为主，对人员较为集中的部门和地区要给予一定的照顾。

2. 电话分机的安装：一般说来，电话分机的安装，应力求符合当地电信局的有关技术要求，符合本单位电话管理制度的规定，同时还要充分考虑到用户使用的方便和安全。室内分线要安全美观。在电话分机的安装上，各单位都应力求做到：安装及时，施工文明，线路畅通，保证使用。

3. 合理指配分机号码：如何分配分机号码，这也是电话分机管理中的一项重要内容。一般情况下，主管部门应定期编制一定的可放号码，按分机的类型指配电话号码。在单位电话交换设备超负荷的情况下，应停止新增分机工作，而对于平时过于繁忙的分机也要及时地作些必要的调整，以平衡话务量。

4. 话务量管理：一般说来，话务量管理是在话务量调查基础上通过系统地综合分析而进行的。其主要操作内容是调整机械设备，中断线，分机号码，以达到平衡负荷，充分发挥设备利用率的目的。搞好话务量管理，可以更好地了解掌握分机使用的情况和通话规律，从而更合理地调整，管理电话

分机，为单位的生产和工作服务。 如何进行电话通讯管理工作评估

电话通讯管理工作评估是对电话通讯管理工作的有效量化管理方式，它是以一定分值形式体现电话通讯管理过程中有关思想工作、管理水平、队伍建设、工作成绩、思想品德、业务能力、遵纪情况等方面的情况，一般地评估是由上级后勤主管部门制定评估内容项目、评估具体内容、规定分值、扣分情况和得分情况。

具体地分析、评估应从如下几方面进行考核：

1. 思想工作考核。思想工作是至关重要的，一个好的领导应该挖掘职工的工作热情，调动所有积极力量，发挥每个职工的优点，扬长避短，使工作进行得顺利。思想工作包括对职工的政治学习，政治水准要求，也包括对职工的职业道德、职业责任、职业纪律、职业技能教育等方面内容。思想工作做得好，可增加企业事业单位后勤人员凝聚力，对电话通讯这样的特殊部门就更有补益。因此，这是十分重要的管理内容之一。

2. 管理水平考核。话务管理是企业事业单位的窗口，先进的通讯手段管理往往是决定企业形象甚至决定企业生死存亡的关键。通讯搞糟了，单位就无法从外界获取更多的知识，就难以在竞争中占据优势。因此，管理水平评估的主要项目指标，它直接促进通讯工作的实施、质量和发展。健全的行政管理制度是通讯管理的必经之路。一般地，通讯电话管理，不可缺少如下环节：1.机房管理。2.电讯物资管理。3.电讯安全保密管理。4.考勤考核制度管理。5.技术操作管理。6.日常设备维修保养管理等内容。

3. 队伍建设。一支有经验的、稳定的通讯队伍，是保障通讯电话工作质量的基础。职工的素质及业务水平直接关系到通讯效率和效果。应加以特别重视。注意培养，扶植先进的、积极的工作模范是队伍建设的组成部分之一。队伍的好坏衡量，应作为考核评估工作的内容之一。

4. 工作成绩评估。管好用好通讯设备、准确高效的电讯服务质量、文明礼貌的用语、遵纪守法的职工精神风貌、无重大作业事故及无泄密事故发生，应作为一项较为重要的评价内容，以定量分值的形式标明通讯工作的成绩高低。

5. 业务能力考核。业务人员对本职本岗工作的熟练程度，是业务能力的体现。以此作为衡量通讯管理好坏的重要组成部分。

以 下 是 《 电 话 通 讯 管 理 工 作 评 估 表 》和《电话通讯工作人员岗位考核表》，供参考。

电话通讯管理工作评估表