学校总务管理的目的和任务

学校总务管理的目的

中共中央关于教育体制改革的决定指出：“教育体制改革的根本目的是提高民族素质，多出人才，出好人才”。所有这些人才，都应该不断追求新知识，具有实事求是，独立思考，勇于创造的科学精神。这就给我国教育事业的发展和教育体制的改革，提出了伟大而又艰巨的任务。也是学校教育的目的和任务。因此，学校总务管理的目的应当是：为多出人才，出好人才服务。

学校总务管理的任务

总务管理的基本任务是：认真贯彻执行党的各项方针，积极地保证教育事业计划的顺利实现，为不断提高教育质量服务，努力搞好财务管理、财产管理、生活管理、环境管理、安全管理、校办工厂管理等六个方面的工作。为了保证完成以上任务，必须提高对总务管理的认识，明确总务管理的地位与作用，认真遵循总务管理的原则，并积极抓好总务人员队伍建设，建立岗位责任制，制定岗位责任制考核办法，执行工作接管制度等工作。总务管理的具体任务是：

财务管理

①合理安排，正确执行预算（预算外资金收支计划），确保完成教育事业计划，积极地为教学服务，为师生生活服务，促进教育质量的提高。

②严格执行会计制度，搞好会计核算。

③负责保护国家财产的安全和合理使用。

④逐步熟悉教学情况，提高资金使用效率。

⑤制定财务管理制度。

⑥根据党和国家的方针、政策及各项制度，正确地进行财务监督，维护财经纪律。

财产管理

①保证教育教学的需要，讲求财产对教育、教学、生活的适用，延长使用期限、提高使用效益。

②有计划地充实与更新教学设备。

③培养爱护公物的道德与良好使用习惯。

④抵制各种侵犯社会主义公共财产的行为，减少和避免公物的损失，维护财产的安全。

生活管理

①增强师生员工的健康。

②解除教工后顾之忧。

③协助学校党组织认真做好落实党的知识分子政策的工作。

环境管理

①校址选择

②校园规划。

③校舍设计。

④道路建设。

⑤绿化和美化学校环境。

⑥环境卫生管理。

安全管理

①预防火灾，控制火源，管好消防器材，确保安全。

②提高警惕，加强防盗措施。

③防止体育锻炼伤害事故。

④搞好劳动保护和安全生产。

⑤校舍安全管理。

⑥注意饮食安全。

校办工厂的管理

①管理体制。

②劳动工资管理和财务管理。

学校是培养人才，建设社会主义精神文明的阵地。全体总务人员应当明确，要出色完成上述任务，必须努力做好人的思想教育工作。除了不断加强自身的思想建设，全心全意为教学服务，为师生服务，忠于党的教育事业，勤勤恳恳，任劳任怨，甘当无名英雄外，还要重视做好师生的思想工作，用自己的良好职业道德，爱护公物的美德，文明礼貌和热心服务的精神给师生作出榜样，使他们关心集体，支持总务工作，尊重总务人员的劳动，注意克服见物不见人的思想。

总务管理者的基本任务是对本单位工作全面负责。究竟应该怎样负责呢？毛泽东同志讲：“领导者的责任归结起来主要是出主意，用干部两件事，一切计划、决议、命令、指示等都属于出主意一类，使一切主意付注实行。必须团结干部，推动他们去做，属于用干部一类。”周恩来同志把领导者的任务具体化为五个方面：

要求领导干部抓紧思想政治领导；
要求领导干部抓紧组织领导；
慎重地挑选干部和分配工作；
审查工作；
面向群众。

根据上述论述，管理者，特别是学校总务管理者的任务，大致如下：

规划控制

所谓规划可表示为管理者对本单位的未来发展与期望，当然这种期望必须建立在需要与可能的基础之上。在制定规划时要注意以下几个问题。第一，历史经验证明，不论任何单位，凡是规划目标明确和正确，成绩就显著，凡是目标错误，而且不明确，就会遭到失败。第二，主要管理者必须亲自抓。所谓亲自抓，不是一切都要求主要管理者亲自动手去做，而是要起到规划设计师的作用，才能直接体现出管理者的指导思想。因为主要管理者是掌握全的，对本单位负全面责任，是管理集团的中枢人物。他既了解客观情况，了解整个发展形势，了解周围环境及横向间的关系，又了解上级要求；既掌握政策，又信息灵通，这是本单位其他任何人都无法比拟的；规划设计正确与否体现了管理者水平的高低、能力大小，也是对管理者工作的全面考核。由于管理者亲自抓，他必须会积极组织实施，否则交给部属去做，就容易产生规划与实施、部门与领导间的脱节，结果会使规划流于形式。

在规划中一般是根据任务和时间幅度的要求，将规划分成三种类型。第一是长期规划，一般定为五至十年。要求管理者克服短期行为，在此时间内，根据上级管理部门的要求和给予的条件，根据本单位的实际情况，尤其是招生规划，规划出长期目标。对此，要求管理者在头脑中要有一个清晰的发展蓝图。经过全体成员的共同努力，能达到什么具体目标，为此确定组织机构

和策略，并对所要完成终极目标的手段，都要做出明确的规定。还要制定出阶段实施方案，便于具体组织实施和检查。第二是中期规划。管理者必须接受上级既定的方针和策略，按照投入产出的原则，在人力和资金的使用上进行自我调正及有效控制。对已有的组织机构，可根据任务需要进行调正，上级不要过多的干涉。中期规划一般以一至五年为宜。规划也必须根据需要与可能，使规划切合实际，并拟出分段实施方案，以确保规划实行。第三是短期规划。是指在结构上、策略上及数量限制等情况下，根据既有的物质、技术、人力情况，对工作数量和质量进行有效控制。时间以一年以内为宜。但必须明确：中、短期规划都是长期规划的一部分，只有完成中、短期规划，才有希望实现长期规划，否则，长期规划就很难实现。

从规划的制定中可以看出，规划是根据所担负的任务及现有条件而制定的宏观目标。在规划中必须有保证完成的重点任务，也要有一般任务或称之为配套任务。为了完成规划中指出的任务，还必须有具体的执行计划。在编制计划中还要有指令性的任务，必须限期完成，不得改变，是带有强制性的决定。还要有指导性计划，是在围绕完成中心任务而自行确定的其他任务。任何规划，一经确定后，原则上不能再变动，要严格组织有关部门、人

员具体实施。同时，管理者还必须懂得社会在发展，事物在变化，而且在规划论证中，也会出现一些不可预见因素。因此在执行中没有一成不变而由头到尾绝对实施的规划。管理者就是根据规划在实施过程中出现的各种条件，审时度势，全面衡量，进行有效控制，以确保本单位工作方向的正确，确保规划的正确实施。所以在执行中，不断调整、完善规划，充分利用和创造各种条件以达到预想结果。为此，管理者必须经常检查规划的执行情况，随时克服不利因素，确保重点任务的完成。

制定规范

大至国家，小至集体或一个单位，都必须有自己的法规和制度，作为大家共同遵守的准则。如果一个革命团体，没有一个铁的纪律作为约束，人们可以为所欲为，自行其事，一盘散沙，必然一事无成。因此，我们要建立和完善自己的工作规范，建立各种规章制度，要搞法治，照章办事。不搞人治，真正做到在法律和规章制度面前人人平等，真正做到有章必循，有法必依，违法必究，执法必严。那么，这个集体将以一种新的精神面貌出现在人们面前。

①建立严格的规章制度，各种规章制度是人们开展各项工作及活动的重要依据和准绳，也是对人们各种行为的约束条件。谁违反了这些准则和规范，谁就要受到批评和处分。这是一个集体赖以存在的有力保障。学校总务要建立考勤制度，劳动定额，岗位责任制度，质量检查制度和奖惩制度等，还要制定一些公约，如精神文明建设公约、遵守公共道德公约、邻里和睦公约等等，把人们的行为纳入到法治和公共道德轨道上来，在人们面前展示出行为的是非标准，督促人们上进。

②建立检查机构，赏罚分明。任何规章制度，尽管制定得再完善、再全面，也只有在实践中严格执行才会发挥作用。也就是必须具备封闭性，才有作用。如果规章制度一大堆，只是纸上谈兵也无用。所谓的写在纸上，说在嘴上，贴在墙上，专门写给别人看的，不但不起约束作用，相反还会助长一些人更加放纵。因为做坏事得不到惩罚就是对好人的损害和对坏人或犯错误者的怂恿。所以说有法必依，违法必究⋯⋯就显得特别重要。在生活实践或

管理工作中，最感棘手的就是有章不循。凡事都搞具体分析，灵活掌握，其结果是视纪律如儿戏。管理者在执行规章制度时，一定要言必行，行必果，坚决搞法治，照章办理，不搞人治。要做到赏罚分明。为此，必须建立强有力的监察机构和反馈系统，监督各种规章制度的贯彻执行。

③建立数据化的考核标准。对任何工作都必须有数量要求和质量要求，必须有实实在在的数据化标准，做为考核依据，尤其是总务各部门，大部分属于生产部门，每件工作都要有劳动定额和具体的质量要求，只要认真负责，都可以用具体的数字标准进行衡量。即或在一些管理部门，由于服务的具体化，而管理上也必然有明确的数据要求。例如，一个水电科长，是一位具体的管理者，他必须熟悉水、电的基本日消耗量，跑水率，设备完好率，采暖时的水、电消耗量，煤的消耗量，燃烧率，室内温度等等都有具体数字要求。工作规范化，也必须有数量要求。每个单位或部门，都有自己的工作规范，每个人也有自己的工作规范和行为准则。在对规范的要求上要多些钢性，少些弹性。各检查部门或管理者一定要按照岗位责任制的要求严格检查，做好记录，并按此实行奖惩。在考核中如果没有明确的数据化标准，一方面管理者很难对某项工作或某个人做出全面正确的评价，另一方面也会给懒人造成可乘之机而受不到惩罚。其结果还会使那些工作积极，完成任务出色的同志得不到表扬和奖励。所以，建立严格的考核标准和进行严格的考核，既是扶植正气，打击歪风的有力措施，也是贯彻按劳分配，实行正确奖赏的必要条件。

加强总务队伍建设

建立一支具有一定数量、思想好、作风硬、会管理、懂业务，技术力量较强的总务队伍，是办好学校总务的重要条件，否则，没有这样一支队伍是适应不了学校工作需要的。随着事业的发展和科学技术的不断进步，所需办学条件越来越高，教学、科学研究及广大师生员工所需的物质保障工作，全部落在总务管理者及总务队伍身上。因此：

①需要有一支愿意从事总务工作，并能积极、主动、热情、周到地为之服务的总务队伍。他们工作好坏将直接影响到教学、科学研究工作成绩，影响广大师生员工积极性的发挥。因此，建立好总务队伍是总务管理者的首要任务。同时还必须看到，随着人们生活水平的不断提高，对服务内容、服务态度、服务质量要求越来越高，总务工作人员的素质也应相应地提高。

②必须看到，在“文革”中，严重地破坏了行之有效的总务管理体制。如基本建设，过去一直实行建筑工程公司包干责任制，学校只提供图纸、资金、交工日期、建筑地址，其他全部由建筑部门负责。而现在一切都由学校负责管理，包括筹集原材料工作。这就严重地增加了学校负担，使总务工作更加复杂化。但对于总务队伍建设却没有引起管理者注意。学校任务增加和事业发展，而总务人员没有同步增长，使总务人员严重不足。特别是总务人员素质下降，表现得更为突出。由于总务人员缺乏，尤其是管理人员不足，不得不从工人中抽调一批人员充实管理队伍。其结果使总务工人队伍中的政治骨干和技术骨干大量减少。这种饮鸠止渴的办法，不但降低了总务管理人员素质和管理水平（因为由于他们缺少文化知识和科学知识很难胜任管理工作），更为严重的是总务队伍无来源，无补充。近些年来学校不得不大量使用临时工，造成总务工人队伍质量下降。这种数量不足、质量不高、基本骨干力量得不到保证的情况，使总务工作陷于严重的困境和被动状态。

近几年来随着改革的深入和发展，学校中的其他系统的人员从政治上、经济上都得到了某些解决和改善，而总务人员却没有改变。如职称评定工作，各个系统都可以评定职称，唯独没有总务管理干部系列。同时在大学毕业的，在教学、科研岗位上的同志，当了教授、研究员，在政治地位和生活上都得到了提高，而在总务工作的同志除了日以继夜辛勤工作外，别无所得，势必影响这些同志的积极性。在工人队伍中也没有技术等级和技术职称的评定工作，工资相差悬殊。这种政治上、生活上的差异是总务人员中存在的矛盾之一。因此，部分总务人员，人心思走，思想动荡，不安心总务工作。事实上已经有相当一部分政治骨干和技术骨干调离总务岗位，必须引起有关部门和学校管理者的注意。

③采取果断措施，搞好总务队伍建设。一是要稳定总务队伍，使总务人员安心工作。除了采取思想教育、行政手段阻止总务人员外流以外，要帮助他们解决具体问题。首先要解决总务各类人员的技术职称问题。在当前情况下，除了已有的职称系列可以直接参加评定外，应采取“分流”办法，分到有关系统参加评定，使他们在平等条件下得到职称。其次是对总务各个工种的工人采取定期技术考核，解决他们的技术等级和技术职称。再次是解决总务人员的物质待遇问题，解决物质待遇的指导思想是按劳付酬。即等量劳动，领取等量产品。要把总务人员劳动量和其他部门同类人员所付出的劳动量相比较，然后确定其岗位补贴和奖金。但必须建立在满负荷工作基础上，使他们看到不管在哪里工作，其物质所得都是合理的，即政治上和经济上的平等。四是强化管理。一定要采取坚决措施精简机构，精减人员，提高管理水平，提高工作效率；一定要认真落实岗位责任制和劳动定额，坚决执行满负荷工作法，不能人浮于事。要强化劳动纪律，树立认真负责，一丝不苟，雷厉风行的作风；要真诚、热情服务，一定要严格执行各种规章制度，有法必依，执法必严；一定要定期检查考评每个部门、每个人的工作情况，实行层层负责制，一级管理一级，使大家都“忙”起来，都积极工作。五是搞好总务人员补充和培训工作。一方面是必须补充一定数量的技术骨干，这是搞好总务工作的必要条件；另一方面是组织人员培训。要搞好职业培训，只有取得职业培训证书，才允许对口上岗，否则不得安排工作。还要搞好岗位培训，使每个工人必须至少掌握一门技术，以适应工作需要。工人一旦定级，就要和工资挂钩。不同的等级领取不同的报酬。只有如此，才能调动工人积极钻研技术和劳动的积极性。总之，只要积极采取各种切实可行的有效措施，重视和加强总务队伍建设，就会改变总务管理工作的被动局面。

加强财、物管理

搞好财务管理和物质管理对学校总务工作具有重要的特殊意义。几年来由于学校教育事业的飞速发展，总务任务越来越重，总务所占的经费比重越来越大。如何管理好经费、固定资产和物质，做到勤俭办学，是每个总务管理者的重要任务。因此，一定要搞好财务管理。学校首先要解决好用财之道。就是要按照投入产出、成本核算来检查总务工作的经济效益和社会效益；要实行各种经济承包责任制，对总务可实行单独核算，自负盈亏的办法；要做到只有多劳，才允许多得。必须坚持财务制度，并进行严格控制，做到少花钱，多办事。坚持杜绝铺张浪费，开展增收节支，增产节约活动，这是用财之道的有效措施。其次是生财、聚财之道。在这方面学校大有作为。就总务范围而论，只要强化管理，充分发挥现有物质和设备利用率。就会给学校增

加大批收人。尤其是近几年来，由于学校教育发展迅速，总务所承担的任务越来越多、但由于人员不足，技术力量薄弱，奖励措施不落实，工作效率不高，质量很差，学校很多工程任务不得不往外发包，使学校的大部分经费，被工程队以各种管理费的形式取走。如果加强管理，适当放宽政策，使劳酬挂钩，提高总务人员的积极性，就会给学校节约大量资金，经济效益和社会效益就会显著提高。就全校而言如委托办学、人才培训、科学研究、科技成果转让、科技咨询等等，范围更广，效益更大。

学校的大部分物质设备集中在总务。如仪器设备，图书资料等物质管理

（以上人们一般称之为技术总务），其他各种固定资产、物质管理和基本建设等（称之为生活总务），在高校这两部分每年投资多者可达千万元，少则几百万元。管理好这些物质设备，除了要有较强的事业心，还要有一定的科学知识、管理经验和技术水个，更需要有一套严密的科学管理办法。总务管理者要认真做好对各种实验设备、图书资料及各种物资的管理。首先在于采购及时，即不失时机地满足教学、科学研究需要；其次是采购合理，从数量到质量，既要满足目前需要，又要预见到未来发展的需要；三是充分发挥利用率。有的仪器设备，图书资料及其他设备等采购来还没用而过时就被淘汰了。有的利用率很低，有的仪器设备各单位重复购置，互不往来；四是要搞好维修保养工作。例如仪器设备，房舍、锅炉、上下水等，必须时刻保证处于正常运转和完好状态，以满足需要。总务工作多年来存在的问题是不能进行正常的保养，直到不修就不能使用之时才进行维修。这样做的结果不但使设备损失严重，减少了使用寿命，而且也使工作受到损失。其原因固然是由于经费不足所致，但关键还在于缺乏科学管理，不注意或不认识对设备定期保养的必要性。五是提高资料周转率，不超购，不超储，不积压资金，是搞好物质管理的重要方面。至于建立正常的出入库手续，注意保管，不损失、不浪费、不被盗等必须按规章制度严格管理。总之，搞好对财、物的管理，直接关系到学校的经济效益和社会效益，是办好学校的重要因素。

校园管理

校园管理的重要方面，是搞好校园的土地管理。因为学校土地的使用与管理已成为学校发展的重要因素。学校规模大小、设备的多寡在很大程度上取决于学校土地面积的多少与利用程度。第一，根据上级有关政策规定，学校要制定出布局合理，利用率高，而且适合于学校发展的整体规划。为了净化教学环境，布局时既要考虑到教学区，学生生活区，也要考虑到家属区的合理安排，使之不互相干扰，而土地又得到充分利用。第二，要创造良好的环境，使之有助于师生员工的身心健康。作为一个学校，既要严格防止环境污染和空气污染，又要防止噪声污染。学校是精神文明建设基地，各种建筑及周围环境的一切布局，都应满足与符合教学需要，适合于培养人才的需要。学校既有别于机关、企业，也有别于公园或公共场所。它应该是一个优雅宁静，整洁明快，繁花似锦，绿树成荫，且具有现代化科学基地的校园。第三，在教学区内，应该清除与教学、学习无关而且阻碍学习的一切单位或部门，使之更有利于学习和工作。

搞好校园绿化是总务管理者的重要任务。要把校园绿化工作纳入学校整体规划之中，并按照整体规划要求，制定出年度具体执行计划。例如，校园内软、硬复盖的实施，花草树木布局及种类的选择，各种景点的设计、建设，都要按照学校的特点及现有条件具体实施。

信息管理

在现代社会中由于科学技术的高速发展，知识周期的缩短，一切都在日新月异的变化。各种信息源源不断地汇集到各级管理者手中，做为管理者决策和工作的重要依据。重大的科技信息和经济信息，决定着国家发展速度和事业的成败。因此，在一定意义上讲，信息就是知识，信息就是资源，信息就是金钱。学校的信息工作非常重要，如国内外生产力及经济形势的发展状况，科学技术发展情况，人才需要情况等等，都决定着各方面对人才数量、质量、类别的需求，决定着学校的招生规模和办学方向及专业设置。学校就要根据整个发展形势，不断地修订教学计划以满足生产发展对人才的需要。图书资料、仪器设备、物资材料等方面的信息，既关系到满足教学、科学研究所需要的种种设备及物资的先进性和使用率，又可为学校节省资金。学校内部及校际间总务方面的信息，直接关系到教学、科学研究及师生员工生活方面的需要；还直接体现总务的服务与管理水平；直接涉及到学校经费的使用状况。总务工作的好坏与信息的准确性、灵敏性有直接关系。目前学校由于经费紧张、物资缺乏，而且招生过多，使总务处于超负荷运转状态，短时间内不会得到较好的解决。因此，一方面要靠从事总务工作的管理者与服务人员，认真地、尽心尽力地做好服务工作，尽最大努力满足教学、科学研究及生活方面的需要；另一方面要靠信息灵通，增加透明度，随时随地做好物资供应工作和宣传、解释工作，使师生员工理解学校的困难，奋发图强，搞好学习和工作。

其他管理

总务管理内容很多，涉及到物资供应，生活需要等各个方面。如伙食管理、水电管理、医疗保健管理、幼儿教育、基本建设与实施管理，车辆运输等等，都是总务管理者的基本任务，这些方面的管理有很多内容是属于技术性、专业性很强的重要部门，都有其本身的特殊规律性。需要一些专门知识和一些边缘科学知识，因而需要一些专门人才。总务管理者要千方百计地提高总务人员素质，提高政策观念，提高管理水平，做好总务服务工作。