学校总务工作管理的内容与过程

学校总务管理的内容

学校总务工作，除了思想政治工作以外，大致有三部分，即办学的基本设施，教学科研的物资供应和为师生员工的生活服务。因此，学校总务管理，包括管理机构和队伍建设，实验室建设与管理，图书情报资料的建设与管理，校办工厂（农场）管理，财务管理，基建管理，伙食管理，生活服务管理，医疗卫生管理，房地产管理，校舍修缮管理，设备物资管理，车辆管理，校园管理，幼儿园管理等。在所有这些方面的管理当中，主要的有：

管人。管理工作是一种社会活动，管理对象中的各个不同因素和管理过程中的各个不同环节，都需要人去掌握和推动。管理工作，首先是管人，这是管理工作的核心。邓小平同志说：“所谓管理得好，主要是做好人的工

作。”

因此，只有抓住做好人的工作这个根本，使全体人员明确整体的目标，自己的职责，工作的意义，相互的关系等，才能主动地、积极地、创造性地去完成任务。这就是有的管理学中提到的“人体原理”。

管人，包括对人的安排使用、培养、考核等，其核心是调动人的积极性。用人，要唯贤是举，知人善任，用其长，避其短，使有相应才能的人处

在相应能级的岗位上，人尽其才，各尽所能，这是用人的一条基本原则。尤其是当前学校总务工作人员，总的看素质不高，专业人才不多。因此，领导者要有爱才之心、识才之眼、用才之胆，善于发现总务人员的长处，合理安排使用。在用人之长的同时，还要在一定范围内（不是无原则的）容人之短，并且用发展的眼光看待一个人的长处和短处，做到要用之则信之，使他们能够放手工作，负起责任。

要使用，就得培养。学校总务的许多部门都是业务部门、技术部门，对管理人员和工作人员都有相应的业务要求。尤其是在科技发展和实现现代化的要求下，总务人员中需要学习的很多。因此，必须把对人的使用和培养结合起来，要有计划地采取多种形式和途径，组织职工学习管理，学习各自工作的专业知识，充分发展每个人的潜在能力，做好工作。

对人的管理要有行政措施，要有制度约束，要有考核。就是说，对总务各种管理人员和工作人员的活动要有规定，使之围绕共同的目标，步调一致，齐心合力。为此，必须建立健全岗位责任制、考核制和奖惩制，并把责、权、利结合起来，使总务人员在其位，谋其政，行其权，尽其责，取其利，获其荣，惩其误。

调动人的积极性，首先是必须重视和加强思想政治工作。要对总务职工进行马列主义、毛泽东思想和党的方针政策教育，以共产主义为目标的理想、信念教育，为祖国实现“四化”而工作的爱国主义教育，崇高的共产主义道德品质教育，遵纪守法教育，以及全心全意为教学、科研和师生员工服务的事业心等等。要发扬我党思想政治工作的优良传统，同时要深入了解职工的思想状况，从思想政治工作的新情况和新特点出发，探讨新问题，创造科学的新方法。在进行思想政治教育时，要坚持以理服人，摆事实讲道理；要坚持正面教育，树立典型，表扬先进；要提倡职工的自我教育，相互教育，开展经常而适当的批评与自我批评。其次是把物质鼓励和精神鼓励结合起来。在坚持以精神鼓励为主、物质鼓励为辅的原则下，给工作好的职工以一定的物质奖励，这有利于调动职工的积极性，也符合社会主义的按劳分配原则。

管理。学校家大业大，需要科学管理的东西很多。例如，图书资料几十万、几百万册，仪器设备价值几百万、几千万元之多，校舍基建面积几万、几十万平方米，各种车辆几十、几百辆，各种家具设备数不胜数。这些物资都是办学的必要条件。因此，管理在学校总务管理中处于重要的地位。管理，包括购物、贮物、使用、维修、流通等，其核心是为学校教学、

科研和其他各项工作提供物质保证。因此可以说，学校的管理，是为完成学校既出人才又出成果的任务而及时地、不间断地、齐备地、按质按量地提供所需物质的管理活动。这里的及时性，是由教学、科研等工作对物资需要的时间性决定的，供应不及时会影响工作，供应过早会造成积压浪费；物资供应的不间断性是由学校各项工作的连续性决定的，尤其是一些消费性物资，需要不断地供应。物资供应的齐备性，是由学校总务工作范围广、大型项目

需要成套设备来决定的。

满足教学、科研需要，首先是加强仪器设备和图书资料管理。随着现代化科学技术的发展，学校教学、科研工作对仪器设备、图书资料的要求越来越高。提供先进的仪器设备和充足的图书资料，是建立和保持正常的教学、科研秩序，不断提高教学水平和科研水平的重要保证。对设备的管理、是对设备的购置、安装、使用、维修、改造、更新，直至报废的全过程的综合管理，以达到降低成本、延长设备使用寿命、提高其综合效能的目的。

学校校产和物资管理，必须贯彻“制造和使用相结合”、“修理、改造和更新相结合”、“技术管理和经济管理相结合”、“专业管理和群众管理相结合”以及“预防为主、维修保养与计划检修并重”的原则，努力提高完好率和使用率。

对消费物资的管理，要做到有计划、供应及时，要方便用户、简化供求手续，同时还要加强控制，杜绝浪费。为此，要建立市场联系，打通购销渠道，建立必要的管理制度。

管财。财力同人力、物力一样，是管理的最基本内容之一。财力，是指财政可以支配和动员的力量，其物质体现就是货币，它是学校教育事业发展的重要资源。根据货币基金不同来源，不同职能，学校的财务管理，包括教育事业费（预算内资金）管理，基建费管理、预算外资金管理等。其中预算内资金是国家拨给的专门用于学校的事业费，用于开展学校的各项工作。基建资金是国家拨给学校基本建设的资金。预算外资金是学校有关部门按国家的有关规定，从事生产和服务经营的资金收入，主要用作学校事业费的补贴。

学校对预算内资金的管理与分配，应该在“实事求是，量力而行，统筹兼顾，综合平衡”方针的指导下，兼顾教学、科研、办公、生活等各方面需要，合理分配与使用资金，充分发挥财务管理对各项工作的促进、调节和监督作用，以取得最佳的经济效益。就是说，在安排和使用教育事业费时，要遵循统筹兼顾，全面安排，提高效益，厉行节约的原则，在优先保证教学、科研工作正常需要的前提下，注意改善师生员工的工作、生活条件。

我国对学校基本建设的投资在全部教育费用中占有相当大的比例。因此，管好基本建设经费，是很重要的。管好基本建设经费的核心问题，是提高基本建设投资的经济效益，这主要表现在基本建设资金所形成的固定资产的数量和质量，形成固定资产的时间（建设周期）以及项目使用以后的效益上。

学校基金的管理，要认真贯彻党和国家财经方针、政策和法令，维护财经纪律，正确处理国家、集体和个人利益的关系。

管事。就是处理工作中的具体事务。事情有大有小，千差万别，管事是和管理人员的职务联系在一起的。例如，高等学校的总务管理，一般的分为三级：院校级（主管总务工作的院校长、总务长）、处级、科级，这是总务管理工作的三个不同的能级。能级不同，管理的权限和职责不同。院校级有一定的决策权，指挥权，对总务的各项工作负有领导的责任，处科级主要是执行，对本部门的工作进行计划、组织、指挥、控制与协调。执行结果，下级要向上级及时反馈，要对上级和具体的工作负责。这也是我们经常强凋的组织观念。各级领导的职责不同，管理事务的范围也有所区别。院校级领导要善于抓大事、要事，不要为琐事缠身，工作有计划，紧张而不忙乱。如

果出现“走路有人追，吃饭有人陪”的状况，那就是没有抓到点子上。各级领导都要学习科学的管理方法，深入总务工作的第一线，在自己管辖的范围内，善于发现问题、分析其原因，采取有效措施，及时解决。

管时间。时间是管理的基本要素之一，有效的利用时间，对提高工作效率是非常重要的。管理时间，第一是要惜时。“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”；“时间就是胜利”；“时间就是金钱”；“时间就是效益”； “时间就是生命”，这些都说明了时间的重要，必须珍惜时间，树立时间观念。对领导者来说，一要善于掌握自己的时间，二是合理安排和珍惜别人的时间。要控制开会的次数，开会时要做到五个“W”、一个“H”： What（什么事什么问题）， Why（为什么要研究这件事）， Where（什么地方，哪个部门执行），When（什么时间完成），Who（谁去完成），How（怎么完成）。珍惜时间，对一般管理人员和工作人员来说，不但要遵守作息时间，还要树立远大理想，紧张地学习和工作，为实现自己的理想而奋斗。管理时间，第二是要合理安排和利用时间，努力提高工作效益。为此，必须加强工作的计划性，根据总务工作必须先行以及带有季节性、时间性的要求，争时间抢速度，把总务的各项工作做到前面去，变总务为先行，不失时机地做好各项服务工作。
管信息。信息是指通过文字、数据或信号等形式来表现的、可以传递和处理的对象。利用信息可以反映出各事物之间的相互关系。管理科学从一定意义上可以看成是以研究处理信息为中心的科学。信息是各级管理层次决策的依据，信息的获得、传递及反馈是管理的重要内容和手段。在学校总务管理活动中，管理者得到上级布置的任务，是在“接收”信息；向他们传达和安排工作，是在“传递”信息；在管理的过程中不断了解各方面的执行情况，并据此考虑修改原工作计划，是利用了信息的“反馈”。

学校总务管理是一种有目的有组织有计划的活动，而目的确定，组织机构及队伍的建立，计划的制定，都要有足够的信息。学校总务管理也是一种动态管理过程，其中工作的进展、各个环节的联系、各方面关系的协调，也都要有信息的传递和反馈。为了确保信息准确无误地获得、传递与反馈，必须建立和完善相应的组织机构。因此，在研究机构改革，减少层次，明确规定各层次应掌握和反映哪些信息，明确规定平行机构之间、同一机构中人员之间各自的职责范围和协作关系，建立一定的组织联系和交往方式，克服“鸡犬之声相闻，老死不相往来”的局面。

学校总务管理的过程

根据管理理论，学校总务管理过程是由计划、组织、指挥、控制和协调等环节构成的。

计划。学校总管管理目标和决策确定以后，要通过制订总务管理计划，进行分阶段的具体安排，才能分期地有步骤地加以实现。制订和执行总务管理计划，是总务管理的核心。列宁指出：“任何计划都是尺度、准则、灯塔、路标”。只有首先抓住计划管理，才能使管理人员明确工作方向和各自的职责，才能有效地进行组织、指挥，并协调各个环节的关系，才能合理安排使用人力、物力、财力，取得最佳的经济效益。

同管理目标一样，计划也可分为学校总务管理总的计划、各具体管理部门的计划以及长期、中期、短期计划。学样总务管理计划的制订，必须按照自下而上、上下结合、综合平衡、互相衔接的要求进行。根据学校主管单位

下达的计划控制数，结合本校的实际，发动群众，自下而上，逐级编制计划草案。学校根据各部门上报的计划草案，分析其需要与可能、当前与长远、局部与整体、重点与一般、内部条件与外部环境等因素，进行全面研究和统筹安排，使各项计划指标建立在积极、可靠而又互相衔接的基础上。通过计划的综合平衡，使总务的各个部门之间，总务与学校其他部门之间协调一致，密切配合。学校总务管理的长、中期计划（规划）确定后，还需要制订总务管理工作的学年计划、学期计划，各部门依此编制各科室的工作计划。

组织。管理目标和计划确定以后，就要通过组织实施去实现。总务管理的组织过程，就是按照民主集中制的原则，确定管理体制，包括组织机构凋整，职权的划分，责任制的建立，合理调配人力、物力、财力，使人尽其才、物尽其用。要首先组织好人力，做到责、权、利相结合，调动各管理部门和职工的积极性、主动性。同时还要把总务管理活动的其他环节和要素都合理地组织起来，上下、左右之间密切配合，在空间和时间上互相适应，才能使学校的教育活动形成一个有机整体。
指挥。为了使总务管理计划得以实现，各方面的工作能够协调地动作起来，必须有统一的指挥。包括：指挥下属单位和职工履行职责，完成工作任务：对下属机构和人员请示的问题给予具体指导，及时解决管理过程中发生的问题；为下属单位和职工提供必要的服务。指挥必须统一，不能政出多门，使下属单位和个人无所适从。学校总务管理的决策权有党委（实行校长负责制的学校则归校长），指挥权归主管总务工作的院校长、总务长。要建立和健全统一的行政指挥系统，设置必要职能部门，配备好干部。各职能部门的干部也要正副职分工明确，各司其职。指挥还必须拥有权威，做到令行禁止。如果有令不行，必将影响工作效率。当然，指挥也不应当是脱离实际的瞎指挥，指挥者要发扬民主，善于听取意见。同时，要实行集权与分权相结合，发挥下属单位和职工的积极性。
控制。控制从某种意义上说也叫监督。通过控制，及时掌握总务管理目标的实现情况，组织工作的适应情况以及指挥的实施情况。控制包括：揭露总务管理活动中的矛盾，分析原因，采取措施，加以解决，使管理活动不偏离目标和方案；发现先进典型，总结推广经验，促进各部门管理水平的提高；考核经济效益，有奖有惩。为了有效地控制，必须建立健全信息反馈系统。毛泽东同志说过：“情况明、决心大、方法对”。这里的“情况明” 就是现在说的掌握了各种信息，“决心大”就是指的决策、指挥要果断。可以说，管理是不是有效，指挥是不是迅速、准确，关键是看有没有灵敏的、准确有力的反馈。
协调。总务管理目标、计划的实现，常常不会是一帆风顺的，在其实现的过程中，由于主、客观条件的变化，将产生新的矛盾和问题。因此，需要及时加以调节，这就是协调。它包括：调节管理目标和计划；调节人力、物力、财力、时间等；调节总务管理部门上下、左右的关系。因此，在总务管理活动中，要不断地进行计划调节、组织调节、管理业务调节和财务调节等。通过调节，促进总务管理的各项活动在不断变化的环境中协调发展，最终实现管理目标。