四、信息管理

□信息是组织的一种资源

一般认为，信息是具有新内容、新知识的消息（如书信、情报、指令等）。信息与数据既有联系又有区别。数据（Data）是对情况的记录，信息的含义不仅限于数值数据，而且还包括非数值的数据，例如声音、各种特殊符号、图像、表格、文字等。信息是经过加工处理后对组织的管理决策和管理目标的实现有参考价值的数据。作为一种资源的信息具有如下特点：

影响和决定组织的生存。
能够为组织带来收益。
获取和使用信息要支付费用和成本。
信息具有很强的时效性，延迟的信息可能起到相反的作用。
信息的使用者应当考虑信息的费用与它为改善管理所带来的功效相比是否合算。

显然，无论是从改进计划工作、组织工作、人员配备、指导与领导工作的角度，还是从直接利用信息资源的角度，都必须加强对信息的管理。虽然管理信息要支出费用，并且可能还会很高，但对信息管理不善而付出的代价也许更高。

□信息管理的任务

要对信息进行有效的管理，就要对信息进行科学的分类。1.按组织不同层次的要求分类

计划信息。这种信息与最高管理层的计划工作任务有关，即与确定组织在一定时期的目标、制订战略和政策、制订规划、合理地分配资源有关。这种信息主要来自外部环境，诸如当前的和未来的经济形势的分析预测资料、资源的可获量、市场和竞争对手的发展动向，以及政府政策及政治情况的变化等。
控制信息。这种信息与中层管理部门的职能工作有关。它帮助职能部门制定组织内部的计划，并使之有可能检查实施效果是否符合计划目标。控制信息主要来自组织的内部。
作业信息。这种信息与组织的日常管理活动和业务活动有关，例如会计信息、库存信息、生产进度信息、质量和废品率信息、产量信息等。这种信息来自组织的内部，基层主管人员是这种信息的主要使用者。

2.按信息的稳定性分类

固定信息。它指具有相对稳定性的信息，在一段时间内，可以供各项管理工作重复使用而不发生质的变化。它是组织或企业一切计划和组织工作的重要依据，以企业为例，固定信息主要由三部分组成：

①定额标准信息。它包括产品的结构、工艺文件、各类劳动定额、材料消耗定额、工时定额、各种标准报表、各类台帐等。

②计划合同信息。它包括计划指标体系和合同文件等。

③查询信息。属于这种信息的有：国际标准、国家标准、专业标准和企业标准、产品和原材料价目表、设备档案、人事档案、固定资产档案等。

流动信息。又称为作业统计信息，它是反映生产经营活动实际进程和实际状态的信息，是随着生产经营活动的进展不断更新的。因此，这类信息时间性较强，一般只具有一次性使用价值。但及时收集这类信息，并与计

划指标进行比较，是控制和评价企业生产经营活动，不失时机地揭示和克服薄弱环节的重要手段。

一般来说，固定信息约占企业管理系统中周转的总信息量的 75％，整个企业管理系统的工作质量很大程度上取决于固定信息的管理。因此，无论是现行管理系统的整顿工作，还是应用现代化手段的计算机管理系统的建立，一般都是从组织和建立固定信息文件开始的。

有人形容当今的时代特点是“信息爆炸”。的确，信息的大量增加，给计划工作人员和各级主管人员带来了沉重的负担，甚至产生了适得其反的作用。大多数主管人员的抱怨都集中在以下几方面：

第一，类型不对的信息大多，合乎要求的信息不足。

第二，信息被分散存贮于组织的各个单位，以至要使用它们对极简单的问题给出答案都很困难。

第三，查询极不方便。

第四，一些重要的信息经常不能及时送达需要它的主管人员手中。

第五，数据太多，有用的信息太少。就是说，对大量数据的加工、提炼、处理工作，远远不能满足主管人员的要求。

管理实践表明，要提高计划工作的水平，要提高整个管理工作的效率和效果，就必须对信息进行有效的管理。信息管理的主要任务是：识别使用者的信息需要，对数据进行收集、加工、存贮和检索，对信息的传递加以计划，将数据转换为信息，并将这些信息及时、准确、适用和经济地提供给组织的各级主管人员以及其他相关人员。这是一项艰巨的、浩繁的任务。计算机化的管理信息系统的建立，为完成这一任务提供了强有力的手段。

□管理信息系统 “管理信息系统”（ManagementlnformationSystem，缩写为 M1S），就

是向组织内各级主管部门（人员）、其他相关人员，以及组织外的有关部门

（人员）提供信息的系统。更具体他说，我们可以把管理信息系统的定义表述如下：管理信息系统是一种由许多个人、各种机械装置以及有关程序所组成的用以从内源和外源两方面提供有关信息的结构性综合体。它通过提供作为决策依据的统一的信息来为一个组织的计划工作、组织工作、人员配备、指导与领导工作、控制工作，以及日常的作业服务。一个管理信息系统应当向主管部门提供四种主要的信息服务：确定信息需要、搜集信息、处理信息、使用信息。

考查一下管理信息系统的不同发展阶段及其对管理决策和组织结构的影响是很有意义的。由此我们不仅可以看到计划工作的重点日益集中在决策上，而且可以看到，影响组织结构的主要因素，除了目标与战略、工艺和技术、环境和人际关系以外，还有信息管理方式和手段的因素。管理信息系统的发展是与计算机技术的发展密切相关的。自从 1946 年美国宾夕法尼亚大学穆尔工学院研制成功世界上第一台电子计算机（ENIAC）以来，计算机技术已经历了四代革新。与此相应的，管理信息系统的发展也大体经历了四个阶段。

第一阶段（1953—1958）。第一代计算机开始进入大企业。大企业把计算机看作企业先进的标志，当时流行的观念认为：要先进，就得有计算机。这一代计算机的硬件是由电子管和磁带记录器组成的，软件很少，因而功能有限，多用于企业的财会部门，从事单项数据处理。第一代计算机对管理决策和企业组织结构的影响还是潜在的。
第二阶段（1958—1966）。计算机技术进入了第二代，晶体管代替了电子管，磁芯存贮器取代了磁带存贮器，计算机的内存扩展了，运算速度加快了，输入一输出功能更强了，特别是软件的进步是这一代计算机的重要标志。第二代计算机在管理应用方面最显著的成果是发展了联机系统，例如航空公司预订机票系统、旅馆预订房间系统以及股票市场行情系统等。管理信息系统的发展开始进入数据的综合处理阶段。第二代计算机对组织的影响主要是开始改变中层事务管理的方式，原有的大量核算、登帐、查找、统计和报表等工作逐步交由计算机来完成。但业务人员并未因此而大量减少，多数情况反而增加了业务人员，例如系统分析人员、程序设计人员、数据录入人员和计算机维护人员等。
第三阶段（1966—1974）。第三代计算机问世，采用的是集成电路装置，从而使计算机日益朝着大型化方向发展。通过与终端的远距离通讯，把信息集中到中央处理机，提高了信息处理的能力，扩大了资源共享的程度。第三代计算机引起的组织变化是很大的。设置在总部的中央处理机系统，使得全公司的信息实现了高度集中统一的管理。并且为了设计、使用和维护大型计算机的软件和硬件，在大公司的管理组织中分化出了专门的信息处理职能和相应的机构，这是一种专业化的具有通讯和控制功能的高度集权的组织。管理学家们注意到第三代计算机促进了大公司重新集权化的趋势。
第四阶段（1974 一至今）。我们仍处在应用第四代计算机的阶段。超大规模集成电路和更加丰富的软件，一方面继续扩展计算机的功能；另一方面使计算机日益小型化、微型化、廉价化。微型计算机逐步进入家庭，集成电路被装在诸如电话、复印机、打字机，传真机等各种办公设备上，使之成为一种“智能化”的装置。特别是分布式数据库技术和计算机网络管理软件使得管理信息系统的发展进入了数据的系统处理阶段。计算机已经能够把企业生产经营过程中的数据全面地收集和存贮起来，并向企业的各个环节或职能部门提供信息，形成了以信息系统为主的管理中心，使管理职能进一步集中，使整个管理系统发生了质的变化。

管理信息系统的最大特点是数据的集中统一。正是有了数据的集中统一，才使得信息真正成为一种资源，并且实现了信息资源的共享。这项工作是通过数据库系统实现的，数据库系统是管理信息系统的核心，也是其最显著的特征。

然而，在管理信息系统的实践中，人们发现它还是不能像预期的那样带来实际的巨大的经济效益。管理信息系统虽然将企业内部的各种信息统一管理起来，加强了对企业生产经营活动的计划与控制，大大改善了企业的中层管理工作，提高了整个企业的效率。但对企业的上层管理并没有产生决定性的影响。企业上层主管人员的主要任务是确定目标、选择战略和进行重大决策，对他们来说，重要的不是工作的效率，而是决策的效果，即主要不在于“正确地做事”，而在于“做正确的事”。这使人们认识到，完成例行的信息处理任务，只是计算机在管理中发挥作用的初级阶段，要对管理目标做出实质性的贡献，必须更直接地面向决策，面向在不断变化的环境中出现的不那么固定的信息需求。这也就是决策支持系统（DecisionSupportSystem，缩写为 DSS）产生的原因及背景。

简单他说，决策支持系统就是为主管者提供信息，以便帮助他们作决策的系统。DSS 与 M1S 的一些主要区别和联系在于：① M1S 考虑的主要是企业内

部的数据，在多数情况下主要是反映当前情况的数据；而 DSS 则向决策者提供大量历史的和外部的数据。经验表明，这些数据往往难于统一格式，从而对数据库的设计提出了更高的要求。②各种运等学和数理统计方法虽然在M1S 和 DSS 中都得到使用，但是使用的方式不同。在 M1S 中，它们构成例行工作中的某一环节定期地按固定方式得到使用；而在 DSS 中，它们按照决策问题的性质和决策者的需要随时以灵活易用的方式组织起来。③从功能上看，M1S 的主旨是代替人们做某一部分处理工作；而 DSS 的主旨是协助人们做好决策工作。

DSS 的上述主要功能决定了 DSS 的特殊的总体结构。它不是像 M1S 那样以数据库为核心，而是以模型库为核心，包括方法库和数据库以及人一机对话式的接口在内的计算机化的信息系统。国外已有一些决策支持系统或具备某些 DSS 功能的系统投入使用。在我国，由于计算机的应用起步较晚，目前还处在建立和推广 M1S 的阶段。但我们应当吸收国外在 DSS 方面的研究成果，比较全面地认识信息系统，科学地组织信息系统的研制工作，建立适合我国情况的具有中国特色的管理信息系统。