办公室和管理信息化

管理信息化是国家现代化的重要标志。世界上的一些发达国家，现在已经基本上实现了管理信息化，即利用电子计算机管理信息系统来管理经济、军事、交通、能源、科研、工业、农业、商业，甚至家庭生活，大大提高了管理效率，提高了经济效益。

在管理信息系统中，利用电脑对各种管理信息进行自动收集、处理、传送、决策和指挥控制。例如，日本引进美国电脑企业管理信息系统，从 1965 年到 1970 年，劳动生产率每年平均提高 14％，大约为美国同时期的七倍。长野计算机厂实现了设计、生产管理的自动化和一体化，增产 317％，人力节省了三分之二，设备节省了四分之三，库存积压不到原来的三分之一。

军事方面的电脑信息管理系统，是人们最早致力的目标。利用巨型电子计算机体系，以及各种大型、中型和微型电子计算机，构成多级综合管理信息系统。通过军事通信卫星；通过遍布陆、海、空的通信网络，利用声、光、电、化等各种信息传感技术，对陆、海、空环境信息、敌人坦克方位等等信息，进行自动收集、处理、传递和指挥控制，平时监控全球，战时可在几小时内作出反应。

例如，以色列空军配备带有大型电子计算机的 E—2C 空中电子警戒指挥控制飞机和各种电子武器，在贝卡河谷对叙利亚的战斗中能及时掌握战场的动态信息，同时用电子干扰阻塞了叙方的信息流通，从而在六分钟内一举摧毁了叙方 19 组萨姆—6 地空导弹群和 36 架米格—21 飞机，以方损失甚微。这就说明，谁掌握战场动态信息流，就有可能在几分钟之内稳操胜券。

在交通管理方面，就拿日本大坂的交通信息管理系统来说，整个系统的总投资为 51 亿日元，而其经济效益已经超过了投资的十倍。英国在铁路车辆的调度方面，利用信息管理系统调度了二十多万辆货车，每年多运了一亿多吨货物，增加的收入超过了两亿元。我国交通运输结构重点是铁路，如果采用计算机把铁路构成网络，就可能大大提高管理和运输控制调度效益；也可采用信息技术建立城市或公路管理系统，使公路运输畅通。

在能源管理方面，利用微型电子计算机控制汽车发动机的最佳点火时间，这样，可以使燃烧最充分、污染最少、大约可以节能十分之一。用微型

电子计算机来调节油、气流量、合理调节废气循环和排放，可以降低油耗四分之一，并且大大减少了环境污染。如果把上海各种动力设备加以改造，配上微型电脑进行信息管理，把能源利用率提高到 40％，这就相当每年增加一百多万吨煤。

现代科学研究进展很快，劳动者只有具备了较高的科学文化水平、丰富的生产经验和先进的劳动技能，才能在现代生产中发挥更大作用。国外先进单位的科研管理，已经实现了信息化。从课题方案的最优化论证，到科研过程的实验数据的采集、计算、分析处理等等都采用了电脑系统。科研方面的信息管理系统，对提高科研效率，加速科研进程，实现科技革命和实现科研管理现代化，具有现实和深远的意义。

如果从传统的办公室走出来，而把经营管理所需要的空间和时间场所作为办公室的话，那么，在这里产生、提取、处理、交换、传送、贮存和利用信息的机器群与人，就构成了信息体系。现代办公室的信息化，就是以人和信息处理机共存的系统为基础，办公室的人员，既是处理信息的人，又是利用信息的人。

在以电子计算机为代表的电子技术革命的推动下，一场办公室信息化的浪潮正在兴起。电子技术的飞速发展，给办公室的现代化提供了坚实的物质基础。在美国，一年内产生的文件多达 700 亿份，打电话 100 亿次以上，这样频繁的信息往来，这样巨大的工作量，只有在现代化的办公室里才能完成。

在一个信息化的办公室里，人们可以看到许多用来处理信息的机器，例如电子文件处理机、可视电文业务通信设备、综合信息数字网系统、电传机、多功能自动复印机、传真复印机、电视会议室、缩微系统等等。

电子文件处理机是一种带有电视显示屏幕的自动打字机，只要按下机上的键盘，文字就会显示出来。如果需要加字、减字，甚至全部重写，都可以通过按键来完成。文件定稿以后，就可以把它打印出来。使用起来简单方便，大大提高了工作效率。

可视电文业务通信设备是一种用户与用户之间互通可视电文的设备，收发的电文都可以在屏幕上显示出来。这种设备可以编制文件、下达公文、接受咨询，进行数据处理等等。可使办公人员与用户更加接近。

多功能电子文件处理机，拥有五万个拼音单词装置，有几种文字可供选用。工作过程中，如果出现错字或机器上没有的字，显示设备就会发生闪光，提醒操作人员，机器能将经它打印和书写的全部文件自动存放到磁盘里。

综合信息数字网系统是采用数字传输技术来交换信息的，大大提高了传输质量，减少了通信费用。由于超大规模集成电路技术的迅速发展，使建立一个能传输电话、电报、传真、数据和图象等业务的综合数字网成为可能。这样一个网络，可以经济地进行电话、电报、传真、数据、图象和移动通信等业务的传输、转接和处理。不仅如此，即使不同类型的业务，如传真和电话，电报和图象等不同的设备，也都可以转换。还能和情报检索业务进行合作，为用户提供可以利用的信息。

多功能复印机里装有电脑系统，只要把需要复印的全部原稿，都放到机器的原稿整理架上，按下键盘就可以复印。根据需要，既可以放大，也可以缩小。如果要复印的原稿种类很多，藏在机器里的电子眼睛能够准确地区别不同原稿上的记号，复印以后，就把它们分类归纳，整整齐齐地排列在原稿整理架上。

传真复印机是办公室用的传真机，这种传真复印机利用电话网络在用户间相互进行传真通信，使文书、图表等等能瞬间飞越千山万水，出现于对方眼前，实现信息的真迹传递。

电视会议室是参加电视会议的场所，与会者尽管彼此不在一地，但是，通信系统把他们联系在一起，由于图象和声音的传送清晰逼真，大家就像坐在一个会议室中开会一样。

利用激光缩微技术，配合计算机技术，可以制成先进的全息大容量情报资料存贮系统。要使用某种情报资料时，在几秒钟内就可以在电子计算机系统里检索出所要资料的编号，选页控制器的地址对好后，特别的光学仪器就会将胶片上的资料放大，投射在屏幕上显示出来。如果需要这些资料，一按电钮，就能够以每秒钟十页的速度把它放大还原复印出来。各种文件资料、图书文献、专利信息，都可以用这种方法储存。

总之，办公室信息化正以前所未有的速度向前发展。